إدارة المخاطر للمنظمات غير الهادفة للربح: 10 طرق لتخفيف الاحتيال

قد يكون للجمعيات غير الربحية قلوبهم في المكان المناسب ، ولكن ، مثل أي منظمة تقوم بإجراء معاملات مالية ، فإن مخاطر الاحتيال موجودة دائمًا. وقد قدرت شركة كيلي وتملك شركة ذات مسؤولية محدودة 84 مليار دولار في عمليات الاحتيال المحلية في عام 2008 ، وكان السبب الأكثر شيوعًا هو عدم وجود ضوابط داخلية. من الكنائس إلى الجمعيات الخيرية ، يجب على المنظمات غير الربحية اتخاذ الاحتياطات المناسبة لحماية أنفسهم ضد الأفراد الفاسدين والإدارة الخادعة. لقد حددنا 10 طرق لتقليل مخاطر النشاط الاحتيالي بين المنظمات غير الربحية. في الوقت الذي تقدم فيه هذه المقالة مقدمة صلبة للتخفيف من الاحتيال ، فإننا نحثك على استثمار جزء كبير من الوقت في البحث في هذا الجانب الهام من القطاع غير الربحي.

1. الرصاص على سبيل المثال

واحدة من أبسط تقنيات الإدارة يمكن أن توظف هو توضيح المبادئ الأخلاقية للمنظمة. يمكن القيام بذلك بطريقتين: بشكل مباشر وغير مباشر. التعامل المباشر مع المشكلة عن طريق دمج تخفيف الاحتيال في تدريب الموظفين. اجعل من الواضح أن مثل هذا السلوك سيتم مراقبته عن كثب ، ومقاضاة الجناة إلى أقصى حدود القانون. تعزيز هذه الرسالة بشكل غير مباشر من خلال المثال الإداري. وينبغي أن يظهر قادة المنظمة باستمرار الصدق واليقظة في كشف السلوك غير المقبول والتأديب له. لا تحوّل مؤسستك إلى نظام اتهامي جنوني جنوني ، ولكن اسمح للموظفين والمتطوعين بمعرفتهم ، بحزم وبانتظام ، أنهم يخضعون للمراقبة.

2. تقسيم وقهر

هناك السلامة في الأرقام. وبينما يقترح هذا القول المأثور عادة الحماية ضد قوى خارجية معادية ، فإنه ينطبق بنفس القدر على كشف التهديدات من الداخل. هذا هو المبدأ التوجيهي العام الأساسي الذي يجب مراعاته عند إعداد الشيكات على كل مستوى من مستويات المؤسسة. يجب التعامل مع المهام المنقسمة في مثل هذه الطريقة من المال ومراقبتها من قبل أفراد متعددين. يقل احتمال قيام شخص واحد يعمل بمفرده بمحاولة الاحتيال عندما يتورط الآخرون في معاملة ما. ﻋﻟﯽ ﺳﺑﯾل اﻟﻣﺛﺎل ، ﺑﻌد ﺣدث ﺟﻣﻊ اﻟﺗﺑرﻋﺎت ، ﺳﯾﮐون ﻣن اﻟﻣﻣﺎرﺳﺔ اﻟﺳﯾﺋﺔ ﺗﻌﯾﯾن ﺷﺧص واﺣد ﻻﺣﺗﺳﺎب اﻟﺗﺑرﻋﺎت اﻟﻧﻘدﯾﺔ وﺗﺳﺟﯾﻟﮭﺎ وإﯾداﻋﮭﺎ.

3. قم بتحصين حسابك المصرفي

الأموال في البنك قد لا تكون حراسة كما ينبغي. الحد بشدة من الوصول إلى الأموال عن طريق اتخاذ بضعة احتياطات بسيطة. أولاً ، لا تستخدم بطاقة الخصم. تعتبر حماية الخصم مقيدة وقد يكون من الصعب استرداد النقود. وثانيا ، قم بإعداد حسابك لحظر السحوبات النقدية. النقد هو مادة زلقة. يجب أن تأتي عمليات السحب على شكل شيك يتم إجراؤه إلى صاحب الحساب. وهذا يضيف خطوة إضافية ، مما يجعل من السهل تتبع عمليات السحب والتحكم.

4. المحاسبة الدقيقة

كل منظمة تحتاج إلى نظام محاسبة دقيق وموثق. ربما تكون هذه هي أسهل طريقة للكشف عن أي نشاط مشبوه. يعني إنشاء نظام فعال بكل بساطة تسجيل كل شيء. توحيد وسيلة لكتابة كل المعاملات النقدية ، مهما كانت صغيرة. سجل من يفعل ماذا ومتى. في مثال التبرعات لجمع التبرعات ، تتبع من يجمع المال ، الذي يحسب المال ، من إعادة يحسب المال ، الذي يودع المال وهلم جرا. قم بإعداد مسارات ورق واضحة يسهل اتباعها إلى المصدر. اعتمادًا على حجم العملية ، قد لا يكون من الخطأ استئجار خبير محاسبة غير ربحي.

5. باستخدام بطاقة الائتمان

من المحتمل أن تستفيد مؤسستك من استخدام بطاقة ائتمان تجارية. لا يعتبر النقد والشيكات عملياً دائماً ، وكما ذكرنا من قبل ، فإن بطاقات السحب ليست فكرة جيدة. يتمتع الائتمان بحماية أفضل ولن يستنزف أموالك في حالة الاحتيال. المفتاح في استخدام بطاقة الائتمان هو الاحتفاظ بالإيصالات. لكل عملية شراء ، تأكد من الحصول على إيصال وتوثيقه وتقديمه. في نهاية كل فترة فوترة ، تحقق من الإيداعات المزدوجة وتأكد من أن إجمالي الرسوم يضيف المبلغ المستحق على كشف حسابك.

6. فحص الموظفين

تجميع فريق جدير بالثقة واضح. يتضمن ذلك إجراء اختبارات خلفية على الموظفين المحتملين. اكتشف ما إذا كان مقدم الطلب لديه سجل من سوء السلوك. القيام بذلك يمكن أن يوفر لك عالم من المتاعب. أيضا ، طلب المراجع والاتصال بهم بالفعل. إذا كانت هناك بعض المصادر الموثوقة يمكنها أن تدل على مقدم الطلب ، فإن هذه بداية رائعة. استخدم وقت المقابلة لمعالجة قضايا الغش. يمكنك الحصول على قراءة شخصية مقدم الطلب من خلال محادثة بسيطة. امشِ عنه أو من خلال سيناريوهات افتراضية تتعلق بالاحتيال. سيعلمك ذلك بعملية التفكير الخاصة بمقدم الطلب إلى جانب إرسال رسالة مفادها أن مؤسستك تأخذ هذه الأمور على محمل الجد.

7. تحديد الميزانية

لا يمكنك الحصول على أساسي أكثر من هذا. وضع الميزانية والتشبث به. هذه طريقة لمعرفة أين ستذهب أموالك قبل أن تذهب إلى هناك بالفعل. من خلال خلق التوقعات ، يمكنك أن ترى أين يجب أن تذهب أموالك ومقارنتها مع حقيقة الوضع. الميزنة ستساعد على منع الإنفاق الزائد. ستعرف مقدار المال الذي يجب تخصيصه لكل فئة وتكون قادرًا على التعرف بشكل أفضل على التناقضات. من المحتمل أنك ستحتاج إلى تعديل ميزانيتك مع مرور الوقت. هذا جيد. ولكن بغض النظر عن إمكانية التنبؤ بالموجودات المستقبلية ، فاستمر في تنفيذ الميزانية استنادًا إلى أفضل تقديراتك.

8. عمليات التدقيق

سوف تساعد عمليات التدقيق المفاجئة الدورية في التحقق من الشؤون المالية للمنظمة. على الرغم من عدم إجراء عمليات المراجعة لغرض وحيد يتمثل في كشف الاحتيال ، إلا أن عمليات التدقيق لها دور أساسي في مراجعة تدفق الأموال.لن تكون جميع المنظمات قادرة على تحمل التدقيق. إذا كانت هذه هي الحالة ، استخدم طرفًا خارجيًا بديلاً لمراجعة معلومات المحاسبة وسجل المعاملات. يمكن أن يكون الطرف الخارجي بمثابة مجموعة ثانية من العين التي تمس الحاجة إليها ويساعد في الكشف عن الجهل. بالإضافة إلى الكشف عن الاحتيال ، فإن مثل هذه المراجعات تتضاعف كإجراءات وقائية ، مما يسمح للموظفين بمعرفة أن المنظمة تراقب بنشاط عن الأخطاء.

9. التوقيعات على الشيكات

يتطلب توقيع توقيعين على الشيكات المكتوبة باسم المؤسسة شخصين على الأقل راجعوا المعاملة واعتمدوها. مرة أخرى ، يعود هذا إلى تقسيم العمل وزيادة عدد الأشخاص الضروريين لإتمام المعاملة. إذا سمح لشخص ما بكتابة شيكات بدون إشراف ، فإن باب الاحتيال مفتوح على مصراعيه. كما يجب تجنب الفحوصات الفارغة كلما أمكن ذلك.

10. المصروفات النثرية

الحد من الاحتيال يحدث على جميع المستويات في الشؤون المالية للمنظمات غير الربحية. تحتفظ معظم المنظمات بإمدادات من المصروفات النثرية للمعامالت الصغيرة التي غالباً ما يتعذر التنبؤ بها. لا ترتكب خطأ فقدان المسار الذي تنفقه المصروفات النثرية. نعم ، عادة ما تكون مخصصة للأشياء المتنوعة ، ولكن ، كما هو الحال في شكل فواتير بالدولار ، من السهل إساءة استخدام المصروفات النثرية. التمسك إيصالات والحفاظ على سجل ضيق من النفقات. إن التحكم الدقيق في المعاملات الصغيرة من شأنه أن يثني الغش عند مستويات أعلى وأكثر ضررًا.