كيفية إعداد الأعمال الخاصة بك قبل موسم الضرائب |

يمكن أن يكون ضرائب الأنشطة التجارية صعبة بالنسبة إلى الجديد. في هذه المقالة ، سوف أشارك طرقًا أكثر ذكاءً وأسرعًا لتسجيل نفقاتك وتتبع إيصالاتك والمستندات المهمة الأخرى لضرائبك. كل هذه النصائح سهلة التنفيذ وينبغي أن تساعد في جعل الوقت الضريبي نسيمًا!

نصيحة رقم 1: استخدام برنامج محاسبة لتتبع نفقات الأعمال

أحد الأشياء التي يصارع العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة عليها أعلى من مسك الدفاتر على مدار العام. إذا كنت لا تستخدم برنامج محاسبة مثل QuickBooks أو Xero ، فأنت تهيئ نفسك للفشل حان وقت الضريبة.

أنا أقاتل CPA وأؤمن بها أم لا ، فأنا استخدم QuickBooks للقيام بكتبي وإعداد نفسي لموسم الضرائب. وهذا يجعل الأمر أسهل بكثير ويضمن لك الاحتفاظ بسجلات دقيقة عن دخلك ونفقاتك. إذا وجدت نفسك دائمًا في وضع "اللحاق" عندما يتعلق الأمر بكتبك ، فيجب عليك الاستثمار في برامج المحاسبة.

نصيحة رقم 2: استخدم فئات المصروفات في برنامج المحاسبة الخاص بك

فئات المصروفات هي مجرد طريقة لتجميع عمليات الشراء التي تجريها لنشاطك التجاري. على سبيل المثال ، اللوازم المكتبية والمطاعم والبنزين هي فئات النفقات. يمكن أن تساعدك على تتبع نفقات البائعين بشكل أفضل بدلاً من إعداد كل بائع للمشتريات اليومية.

والسبب هو أنه سيسمح لك بدخول النفقات بشكل أسرع. سيوفر لك ذلك الوقت وسيسمح لك بتتبع أهم المعلومات المطلوبة لأغراض الضريبة فقط.

لنستعرض سيناريو لنرى كيف سيعمل هذا:

بصفتك مالك شركة ، ربما تشتري اللوازم المكتبية لعملك. نأمل ، أنت لست مثل طفل في متجر الحلوى تتطلع جميع الأقلام والدفاتر جديدة لامعة على الرفوف. أكثر من المحتمل ، سوف تشتري فقط اللوازم المكتبية المطلوبة من متجر مستلزمات المكاتب مثل Office Depot أو Staples ، ولكن يمكنك أيضًا شراء اللوازم المكتبية من أماكن أخرى مثل Costco أو Target.

عندما تكون مستعدًا لتسجيل هذه المشتريات في برامج المحاسبة ، إعداده مثل هذا:

• لا إنشاء أربعة بائعي في QuickBooks (أو بديل QuickBooks الخاص بك) لمكتب Depot ، Staples ، Costco ، و Target.
• Do إعداد واحد بائع يسمى "شراء اللوازم المكتبية" أو "اللوازم المكتبية" ورمز جميع مشتريات التوريد للمكاتب إلى "مورد المكتب".

في الجدول أدناه ، قمت بتضمين بعض الأمثلة على عمليات الشراء اليومية التي يمكنك إعداد فئات لها بدلاً من الباعة.

معظم أصحاب الأعمال لا يحتاجون إلى متابعة مقدار المال الذي يقضونه مع كل بائع يشترونه الأشياء اليومية من اللوازم المكتبية ، والبنزين ، ووجبات غداء العملاء. صدق أو لا تصدق ، لا تتطلب مصلحة الضرائب أن تتعقب نفقاتك مثل هذا أيضًا.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن البيانات المالية الرئيسية التي تستخدمها لتحديد صحة عملك مثل بيان الأرباح والخسائر ستدرج فئات النفقات مثل "اللوازم المكتبية" وليس البائعين المحددين الذين اشتريتموها ؛ هذا سبب آخر لعدم حاجتك لتتبع نفقاتك من قبل البائع.

أنا مدرس محاسبة مساعد وأقوم أيضًا بتدريس QuickBooks. عندما كنت أقوم بتوضيح هذا المفهوم في إحدى فصولي ، أصبحت يده تسير على الفور. في البداية ، اعتقدت أن الطالب سوف يحاول أن يتحداني حول ما إذا كان IRS يتطلب منك في الواقع تتبع نفقاتك بهذه الطريقة ، هل يمكنك أن تقول أن هذا يحدث في كثير من الأحيان؟

ومع ذلك ، تبين أن الطالب مالك الامتياز لمكتب H & R Block المحلي. أيد مطالبتي 100 في المئة. وقال للصف أنه في إعداد الإقرارات الضريبية لأصحاب الأعمال ، فإنه غالبا ما يشارك نصائح مثل هذا. ومضى يقول أنه في نهاية اليوم إذا كانت مصلحة الضرائب تريد هذا المستوى من التفاصيل ، يمكنك دائمًا تقديم الإيصال.

لحسن الحظ ، لدي حل رائع لك للتخلص من الإيصالات التي قمت بحشوها في صندوق قفازات سيارتك وعلبة الأحذية المحببة ، لذا استمر في القراءة!

نصيحة رقم 3: استخدم ملخصات بطاقات الائتمان السنوية للأعمال

أولاً ، يجب على كل صاحب عمل صغير إعداد حساب فحص أعمال منفصل (يستخدم أبداً للنفقات الشخصية) بحيث يمكنك بسهولة تحديد الدخل والمصروفات القابلة للإبلاغ عنها و / أو خصمها لأغراض الضريبة.

إذا لم تقم بذلك ، فسوف يجعل من الصعب تعقب نفقات العمل الشرعية التي قد تكون مؤهلة للخصم الضريبي مقابل المصروفات الشخصية ، والتي ليست كذلك.

إذا كان لديك نفقات العمل والنفقات الشخصية في نفس الحساب البنكي ، ستحتاج إلى مراجعة كشوف حسابك البنكي وإدراج النفقات المتعلقة بنشاطك التجاري في برنامجك المحاسبي فقط. هذه العملية اليدوية لفصل النفقات الشخصية والتجارية مملّة لدرجة أنني أعدك بأن تكون مستعدًا للتشغيل بأقرب بنك لإعداد حساب الأعمال هذا لتجنب المرور خلال السنة الضريبية التالية!

قبل أن تعرفها ، 15 أبريل سيكون هنا. إذا كان الوقت الضريبي يتسلل عليك كل عام ، فاطلع على نصائح التخطيط الضريبي الأربعة التي يجب على كل مؤسسة صغيرة تنفيذها. ومع ذلك ، إذا وجدت نفسك متخلفًا عن إدخال نفقاتك في برنامج المحاسبة الخاص بك ، فإن إحدى الطرق للحصول على تلك النفقات يتم إدخالها بسرعة هي استخدام الملخص السنوي الذي تقدمه شركات بطاقات الائتمان في أوائل يناير.

هذا التقرير رائع لأن يلخص كل مشترياتك حسب فئة المصاريف. يمكنك استخدام هذه الأرقام لتحصيل إجمالي نفقاتك لكل فئة. فيما يلي لقطة لما سيبدو عليه بشكل عام.

كما سترى ، فإن معظم الفئات ستكون مشابهة لما قمت بإعداده بالفعل في برنامج المحاسبة الخاص بك:

عيب واحد لاستخدام بيان ملخّص مثل هذا هو أنك لن تتمكن من إدخال التاريخ المحدد لكل عملية شراء. في المخطط الكبير للأشياء ، هذا أمر بسيط ، لكنه ليس شيئًا يجب عليك القيام به عادة. تذكر أن هذا حل قصير الأجل بحيث يمكنك تسجيل نفقاتك وتوليد البيانات المالية وتقديم هذه الضرائب في الوقت المحدد! إذا قمت بشراء أصول ثابتة خلال السنة ، فمن المهم أن يكون تاريخ الشراء محددًا لأنه مكون رئيسي في حساب مصروف الإهلاك الذي يمكن خصمه للأغراض الضريبية.

النصيحة رقم 4: اذهب بدون استخدام الورق

سوف أكون كن أول من يعترف بأن مفهوم "بدون ورق" يبدو دائمًا جيدًا ولكن كان من الصعب بالنسبة لي أن أعانقه في البداية. كمحاسب ، أنا من كبار المؤيدين للوثائق. كما يقولون عن درامي القانونية المفضلة ، القانون والنظام ، "إنه حول ما يمكنك إثباته." يبدو أن هذا هو شعار IRS أيضًا.

مع التكنولوجيا الحديثة ، من الأسهل إنشاء نسخ إلكترونية من الإيصالات و المستندات المالية الأخرى التي اعتدت على تخزينها في خزانة الملفات الفعلية. لقد حان الوقت للتخلص من تلك الخزانات الملفوفة المتربة التي تأخذ مساحة والانتقال إلى نظام حفظ الملفات الإلكتروني. من الأسهل بكثير العثور على المستندات المخزنة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (أو في السحاب) بدلاً من تبديل المجلدات عبر الملفات.

ولكن ، كيف يمكنك تنظيم كل هذه الملفات؟ حسنا ، أنت تطرح أسئلة رائعة. أوصي باستخدام نظام تخزين سحابي عبر الإنترنت مثل Dropbox. يمكنك إنشاء مجلد للسنة (2017) ثم مجلد فرعي لكل فئة حساب (على سبيل المثال ، اللوازم المكتبية ، الوجبات ، الوقود). قم بتنزيل التطبيق على جهازك المتحرك حتى تتمكن من مسح الإيصالات ومسحها بسهولة ، وحفظها في المجلد الأيمن وإرفاق هذا الاستلام الورقي! لا مزيد من إيصالات التحزيم في صندوق القفازات أو المحفظة للتعامل معها لاحقًا.

إذا لم تكن مقتنعًا ، فيمكنك اتخاذ خطوات لطفلك بالبدء في منطقة واحدة ، لكنني أعدك أنه بمجرد تنفيذ المفهوم "بدون ورق" ، لن تكون قادرة على التخلص من تلك خزائن الملفات بسرعة كافية. يمكنك العثور أدناه على بعض الاستراتيجيات التي يمكنك تنفيذها للانتقال إلى النموذج "بدون ورق":

إيصالات المسح الضوئي

يعتبر تجاهل الإيصالات أحد أكثر الأخطاء الشائعة التي ترتكبها الشركات الصغيرة. لا تفوت أي خصم ضريبي لأنك تخلصت من الإيصال. هناك العديد من التطبيقات في السوق تسمح لك بمسح الإيصالات. Neat و Shoeboxed كلاهما تطبيقات رائعة ستتكامل مع برامج محاسبة مثل QuickBooks أو Xero بحيث يمكنك القضاء على إدخال البيانات تمامًا!

تنزيل الفواتير من البائعين

في الوقت الحاضر ، سيقدم لك معظم البائعين خيارًا لاستلام فواتيرك عن طريق البريد الإلكتروني أو تسمح لك بتنزيلها مباشرة من موقع الويب الخاص بهم. أوصي بأن تتوقف عن إرسال الفواتير الخاصة بك بالبريد إلينا فعليًا والبدء في تنزيل فواتيرك بدلاً من ذلك. سيسمح لك ذلك بتوفير الوقت من خلال عدم الحاجة لمسحها ضوئيًا أولاً ؛ يمكنك بسهولة حفظ الفاتورة في مجلدك الإلكتروني أو تحميلها إلى برنامج المحاسبة في بضع دقائق.

مكافأة - إذا كنت تستخدم Xero ، فلديهم ميزة رائعة تسمى ملفات جنبًا إلى جنب. هذا يسمح لك بتحميل فواتير الموردين الخاصة بك إلى البرنامج بحيث يمكنك الحصول على المعلومات أمامك مباشرة عندما تكون مستعدًا لكتابة هذا الشيك.

الحصول على إيصالات PDF

في الوقت الحاضر ، يتحرك المزيد من تجار التجزئة بعيدًا عن الورق الإيصالات وعرض خيار استلام نص أو بريد إلكتروني مرفق به الإيصال. أوصي بأن تذهب مع الإيصال عبر البريد الإلكتروني لأنه عادة ما يكون مستند PDF قابل للتنزيل في حين قد لا يكون إيصال الرسالة النصية. يمكنك بسهولة سحب وإسقاط إيصال PDF إلى مجلد إلكتروني في أقل من دقيقة.

تنزيل جميع بيانات البنك أو بطاقات الائتمان

بالنسبة لمعظمكم ممن يقومون بأعمال مصرفية عبر الإنترنت مثلي ، فمن المحتمل أن تكون هذه التفكير. ومع ذلك ، إذا كنت لا تزال تتلقى بيانات الأوراق المصرفية أو البطاقات الورقية ، فيجب عليك قطع الحبل في أسرع وقت ممكن. هذا هو أحد المجالات التي يمكنك تقليل فرص سرقة الهوية فيها.

صدق أو لا تصدق ، هناك أشخاص هناك يسرقون هوية الأشخاص ببساطة عن طريق فتح بريدهم. لم أعد أتسلم أي مستندات تحتوي على معلومات مالية مثل بيانات البنك أو بطاقات الائتمان أو 401 كيلو بايت أو أي معلومات استثمارية أخرى عبر البريد العادي.

الخلاصة>

صدق أو لا تصدق ، يمكن أن يكون الوقت الضريبي في الحقيقة نسيمًا. المفتاح للوصول إلى هذا الهدف هو إنشاء نظام يعمل من أجلك ويلتزم به. للبدء ، خصص بضع ساعات خلال الأسبوع الأول من كل شهر للتأكد من أنك قد قمت بمسحها ضوئيًا وتقديم جميع الإيصالات والفواتير الخاصة بالشهر السابق. في نفس الوقت ، أكمل عملية التسوية في برنامج المحاسبة الخاص بك لجميع حسابات البنك أو بطاقات الائتمان للتأكد من أن أرصدتك المصرفية أو بطاقاتك الائتمانية ومطابقتك مطابقة.

تأكد من وضع هذا في التقويم كاجتماع متكرر مع كتبك. "حاول أن تختار يوم عمل خفيف بشكل عام وأخرى تميل إلى أن تكون في مزاج جيد إلى حد ما (أي يوم الجمعة أو صباح السبت). إذا كنت على استعداد للقيام بهذا العمل على مدار العام ، فستصبح الشرطة المندفعة إلى 15 أبريل شيئًا من الماضي.

لمزيد من المعلومات حول الاستعداد لموسم الضرائب ، تأكد من الاطلاع على 4 أشياء يجب أن يعرفها كل نشاط تجاري صغير حول الضرائب.