تم رفض فاتورتك: أهم 8 نصائح للفواتير الشركات |

إن إبرام صفقة مع مؤسسة أو عميل من الشركات يمثل دفعة كبيرة لأي عمل ، صغير أو كبير على حد سواء.

الحصول على المال ، ، شيء آخر تماما.

يمكن أن تسير بسلاسة كما كنت آمل ، أو ينتهي في فوضى كاملة. كل هذا يتوقف على الطريقة التي تصدر بها فاتورة لعملائك. بمجرد استلامها وتسجيلها ، تقوم الفاتورة بتشغيل سلسلة من العمليات التي تؤدي إلى وصول الأموال إلى حسابك ، إلا إذا حدث خطأ ما.

يكمن المفتاح في إزالة فواتيرك في الوقت المحدد في التفاصيل. تأتي النصائح التالية من سنتي في الحسابات المستحقة الدفع والحسابات المستحقة القبض ، وسيوفر عليك بعدها الوقت والمال والجهد الكبير.

راجع أيضًا: ما هي الحسابات الدائنة؟ القياسات في دقيقة

1. اعرف أين تذهب فواتيرك فعليًا

أثناء التعامل مع الشركات الكبيرة ، عليك أن تضع في اعتبارك أن الحسابات الدائنة هي واحدة من أولى العمليات التي يتم الاستعانة بها بالاستعانة بمصادر خارجية. وحيث يكون هناك أتمتة ، فإن التسامح مع الخطأ لا يلي. ينطبق ذلك على الفواتير أيضًا.

وهذا يعني أن شخصًا ما في بلد مختلف (وحتى منطقة زمنية مختلفة) قد يحجز فواتيرك. سواء كانت طرف ثالث أو مركز خدمة مشترك ، فإن معايير الجودة صارمة. لن يترددوا في رفض فاتورة ، خاصة من بائع صغير ، في أدنى شك في أن شيئا ما قد انتهى. ما قد يبدو لك كتفاصيل تافهة يمكن أن يسبب في الواقع تداعيات خطيرة على شريك الاستعانة بمصادر خارجية في حالة إجراء تدقيق.

علاوة على ذلك ، تعمل AP بكمية كبيرة من المستندات ويتم تقييم كل منها بسرعة كبيرة. ليس هناك وقت لتحليل كل فاتورة بالتفصيل - إما صحيحة أم لا ، وهذا كل شيء. تأكد من قبول فواتيرك والموافقة عليها على الفور. ماذا؟ حسنا ، عن طريق الامتثال!

2. الأظافر من البداية

معظم مشاكل الدفع التي رأيتها كان يمكن تجنبها بسهولة بمجرد اتباع متطلبات الفوترة للعميل. ومع ذلك ، كلما زاد عدد الأشخاص المشاركين في وضع الصفقة ، كلما زادت فرصة فقدان هذه المعلومات.

ممثلو المبيعات غالبًا ما يكونون هم الذين يتلقون تعليمات الفوترة ، ولكن نظرًا لأنهم يركزون بشكل أكبر على تأمين عملاء محتملين جدد ، فإنهم يميلون إلى الإهمال الإجراءات التي تأتي بعد.

تأكد من أن المبيعات والفوترة في نفس الصفحة. لا تنتظر حتى تنتهي الفاتورة بسبب التحقق مما إذا كان قد تم إصدارها بشكل صحيح.

راجع أيضًا: متى يكون للإنفاق على الفاتورة معنى؟

3. حافظ على فواتيرك قابلة للقراءة

سواء كنت ترسل فواتير إلكترونية أو ورقية ، فمن المرجح أن يتم مسحها ضوئيًا في البداية وتوجيهها إلى برنامج قراءة الفاتورة. يتحقق المحاسب AP من التالي.

هذا هو المكان الذي يمكن أن تسوء فيه أمور كثيرة. بادئ ذي بدء ، هذه التطبيقات ليست جيدة في قراءة اللون. قد تميل إلى التوابل بفواتيرك بأشكال مختلفة ، ولكن من الأفضل إبقائها بسيطة. وجود كل النص والأرقام باللون الأسود أمر لا بد منه.

بالإضافة إلى ذلك ، لا تفحص الفواتير بنفسك ، ومن المؤكد أن الصورة الناتجة في نظام العميل غير قابلة للقراءة. الطريقة الصحيحة للذهاب هي إنشاء PDF.

ثانيًا ، تأكد من أن التفاصيل الأساسية (تاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق ورقم ورقم الشراء واسم الشركة والعنوان والمبالغ ومعدلات الضرائب) تبرز. يجب أن يكون من السهل على الفور للوهلة الأولى. خلاف ذلك ، يمكن رفض الفاتورة على الفور ، حتى إذا كانت المعلومات موجودة بالفعل.

4. فاتورة الكيان الصحيح

كلما كبر حجم الشركة ، زاد عدد الكيانات التي يحتمل أن تمتلكها. وما لم ينص نموذج الطلب على خلاف ذلك ، فقم بفاتورة الوحدة التي تتعامل معها فعليًا.

يميل العديد من الموردين إلى معالجة فواتيرهم إلى مقر الشركة عند الشك في عنوان الفوترة الصحيح. من المؤكد أن AP سترفضها وتطلب إعادة إرسال المستند بتفاصيل مصححة.

بالإضافة إلى ذلك ، لا تقصر اسم الشركة أو عنوانها. لدى بعض البلدان (سنغافورة ، على سبيل المثال) لوائح صارمة للغاية فيما يتعلق بهذا الأمر ، وقد لا تقبل AP الفواتير باختصارات أو تفاصيل مفقودة.

قد يبدو هذا سخيًا ، ولكن أحيانًا كان علي رفض الفواتير التي كان بها أرضية خاطئة أو رقم شارع في عنوان العميل. استخدم بالضبط ما تم تزويدك به بواسطة شريكك في العمل.

راجع أيضًا: كيفية توقع التدفق النقدي

5. احترام طلب الشراء

سيحتاج عملاؤك على الأرجح إلى طلب شراء (أو رقم "PO") في فاتورتك. تأكد من التحقق مما إذا كانت هذه هي الحالة والتوافق مع جميع المعلومات المضمنة في أمر الشراء.

أمر الشراء هو ما تبحث عنه AP أولاً لأنها تحجز الفواتير باستخدام هذا الرقم. إذا لم يكن موجودًا أو كان من الصعب اكتشافه ، فقد يتم رفض الفاتورة ويفوت تشغيل الدفع المقصود. تتبع الفترة المالية التي يغطيها صندوق البريد والنقدية المتاحة. من المؤكد أن إرسال فاتورة بصندوق قديم أو خارج الصندوق يؤخر الدفع عن طريق الأيام ، إن لم يكن أسابيع. ويمثل ذلك مشكلة خاصة أثناء الانتقال من سنة / ربع سنة مالية إلى أخرى.

ومن الممارسات الجيدة أيضًا الاحتفاظ بصندوق بريد واحد لكل فاتورة. قد يبدو الأمر أكثر ملاءمة لتضمين العديد من أوامر الشراء في وثيقة واحدة ، ولكنها ستجعل من الصعب على AP الحجز ، خاصة عندما يكون هناك مشكلة مع أحدهم.

6. فاتورة بالعملة المناسبة

تباين العملة هو سبب آخر شائع للتأخر في السداد ، خاصة عند المتاجرة مع الكيانات الأجنبية. كن حذرا أكثر عند التعامل مع مثل هذا.

بعض البلدان ، مثل الهند ، تجعل من الصعب للغاية معالجة التحويلات البرقية بالعملات الأجنبية. لقد رأيت دفعات تسحب لعدة أشهر بسبب ذلك ، ويتم حلها فقط من خلال إصدار أمر جديد.

في حالة إصدار فاتورة للعميل بعملة مختلفة عن العملة المحلية ، قد تحتاج أيضًا إلى توفير مكافئها المحلي لكل المبالغ على الفاتورة ، بما في ذلك الضرائب واستبعادها.

راجع أيضًا: المقاييس الرئيسية السبعة يجب على كل مالك أعمال مراقبة

7. قم بمراجعة دفتر العناوين الخاص بك بانتظام

يعد الحفاظ على تحديث جهات الاتصال الخاصة بك أمرًا بالغ الأهمية ، خاصة عندما لا تقوم بفاتورة عملائك بشكل متكرر. تعمل الشركات الكبرى دائمًا على تحسين عملياتها وأنظمة إدارة البيانات ، والتي تؤدي غالبًا إلى تغيير عناوين البريد الإلكتروني.

عادةً ما يقومون بإبلاغها مسبقًا ، ولكن الرسائل الإلكترونية التلقائية يمكن أن تضيع بسهولة في بريدك الوارد أو تصفيتها كرسائل غير مرغوب فيها. إذا أرسلت الفواتير إلى بريد إلكتروني شخصي ، فتأكد من تضمين عنوان مالي أو محاسبة عام في CC. يأتي الناس ويذهبون ، لذلك لا ترتكبوا خطأ في الوصول إلى شخص لم يعد مع الشركة.

قد لا يفحص المحاسبون المحترفون رسائل البريد الوارد الخاصة بهم بالقدر الذي يرغبون فيه. سيضمن إرسال الفواتير عبر القنوات العامة التعامل معها ضمن الإطار الزمني القياسي.

8. تابع بابتسامة

كلما قمت بمتابعة مع AP حول فاتورتك المرفوضة أو دفعك المتأخر ، فإن الصداقة ستقطع شوطا طويلا. وبطبيعة الحال ، لديك الحق في المطالبة بالمبلغ في الوقت المحدد ، ولكن استخدام نغمة سلبية مع موظف AP لن يساعدك.

ربما لا تكون هذه المشكلة خطأهم. انهم من المرجح أن يذهبوا إلى أبعد من ذلك إذا كنت تظهر التعاطف واللطف. مهمتهم دنيوية للغاية ، لذا فإن علاجهم كأشخاص بدلاً من الآلات سيعمل لصالحك.