كيفية كتابة الوصف الوظيفي الأول لك

هذا المقال جزء من "دليل بدء الأعمال" - قائمة منسقة بمقالاتنا التي ستنقلك في أي وقت من الأوقات!

سواء كنت "إعادة توظيف أفضل صديق لك ، أو شخص لم تقابله من قبل ، من المهم التأكد من كتابة وصف وظيفي.

A جيد الوصف الوظيفي ليست مجرد قائمة ل -do's ، ولكن بالأحرى دليل ، شيء من شأنه أن يفيدك أنت والموظف.

إن أفضل توصيف وظيفي مفيد لكل من صاحب العمل والموظف.

إذا استغرقت وقتًا للتفكير فيه وكتابته جيدًا ، سيكون لدى موظفك فكرة واضحة عما هو متوقع منهم ، وبالتالي سيكون بإمكانه القيام بأفضل عمل ممكن. وستتمكن من قياس أدائها وتحميلهم المسؤولية عن الأعمال المنجزة.

إذا لم تكن في مرحلة التوظيف بعد ، خذ الوقت الآن للبدء في التفكير في نوع الشخص الذي قد ترغب في استئجاره في مستقبل. سيكون لقيم الموظف الجديد تأثير كبير على شركتك ، خاصة إذا كنت صغيرًا.

راجع أيضًا: 5 فوائد ربط الأوصاف الوظيفية بمراجعات الأداء

الأمر كله يتعلق بالظهور الأول

هناك فائدة أخرى قضاء قدر كبير من الوقت في كتابة أوصاف الوظائف: سيكون لديك فرصة أفضل لإغراء المرشحين المناسبين للتقدم.

خذ بعين الاعتبار: إذا كنت تحتاج إلى موظفيك للحصول على درجة الماجستير ، فمن المحتمل الذهاب لقطع جزء كامل من تجمع المواهب. إذا كان هذا أمرًا ضروريًا في مجال عملك ، فلا بأس بذلك.

ولكن ، ماذا لو كنت تبحث عن شخص-شخص ، شخص يمكنه الرد على الهاتف واستكشاف مشاكل العملاء وإصلاحها؟ في هذه الحالة ، ربما لا تعني درجة الماجستير الكثير. سترغب في توظيف شخص ما مع الموقف الصحيح - شخص مع الرحمة. شخص يستطيع أن يقفز على الهاتف ويفعل ما لا يستطيع عالم الكمبيوتر المنفتح.

السؤال هو: كيف تحصل على كلها من هذا في ما يرجح أن تكون صفحة واحدة من النص ؟

انظر أيضا: الموظف الجديد؟ اجعل انطباعًا إيجابيًا أولاً!

الأجزاء الأساسية الثلاثة لوصف وظيفي جيد

أفضل طريقة للتفكير في كتابة الوصف الوظيفي تشبه تمامًا مقالة المدرسة الثانوية أو الكلية:

• أولاً ، أنت سوف ترغب في القيام بأبحاثك. ما الذي يجب تضمينه في الوصف؟ ماذا تتضمن منافسيك؟
• بعد ذلك ستقوم بصياغة المخطط التفصيلي الخاص بك. هذا هو الوقت المناسب لإنشاء قائمة تعداد نقطي ؛ وتشمل الواجبات التي تريد أن يستوفيها الموظف ، والمؤهلات المطلوبة إذا كان لديك ، وأية معايير أداء تود أن يفي بها الموظف.
• وأخيرًا ، ستقوم بربط كل ذلك معًا. Make تأكد من أن قيم نشاطك التجاري تنعكس في نبرة صوتك ، وأنك شاركت إحساسًا بثقافة الشركة مع المتقدمين لديك عبر النمط ، وأنك قمت بتسجيل كل التفاصيل المهمة الدقيقة.

دعنا نكسرها لأسفل قليلاً وتحدث عما تريد أن تغطيه:

1. تفاصيل محددة للموضع

عنوان جيد: عنوان جيد ذو صلة بصناعتك و "الأوقات". إذا كنت تبحث عن توظيف جهة تسويق ، فيجب عليك الإعلان عن مسؤول تسويق رقمي ، المسوق المحتوى ، أو مدير التسويق عبر الإنترنت؟ حسنًا ، هذا يعتمد حقًا على مكان وجودك في العالم ، وعلى ما هو شائع في الوقت الحالي ، وعلى المعلومات التي تحتاج إلى نقلها.

تجنب العناوين التي لها معنى داخليًا فقط ؛ "ممثل النشاط التجاري الثالث" لا يعني أي شيء لجهة خارجية. من الأفضل اختيار عنوان مثل "مدير تطوير الأعمال".

إنها أيضًا فرصة جيدة للحصول على ثقافة شركتك. على سبيل المثال ، هل يمكنك نقل المزيد أو مطالبة جمهور مختلف بالتقدم من خلال تعيين "مدير السعادة" بدلاً من "ممثل خدمة العملاء"؟

قد تضطر إلى القيام ببعض الأبحاث أولاً.

ملخص قصير عن الوظيفة: الكلمة الرئيسية هنا قصيرة. سوف تحتاج إلى إعطاء المرشحين المحتملين لمحة عامة عن المسؤوليات الرئيسية والغرض من الموقف. هل هذا موقف بدوام كامل؟ هل هو جزء من الوقت؟ هل هو تدريب؟ كن واضحًا!

نظرة عامة موجزة عن الشركة: في واحد إلى ثلاث جمل ، اذكر من شركتك ، ما هو هدفك ، وما حققته. ستحتاج إلى تحقيق توازن بين الصدق والتسويق هنا. نعم ، أنت تريد أن ترسم صورة جيدة حتى يتم تطبيق المتقدمين جيدة ؛ لا أنت لا تريد أن تكذب بشأن حجم شركتك ، وكم حققت ، أو ما قمت به.

المهارات أو المؤهلات أو الشهادات المطلوبة: هل هناك أي صناعة أو ولاية أو شهادات قانونية أخرى يحتاجها موظفك؟ على سبيل المثال ، سيحتاج النادل إلى ترخيص من أجل تقديم المشروبات. سرد كل المؤهلات المطلوبة والمؤهلة. سيساعد هذا على فرز القمح من القشر.

معلومات المدير والمشرف: من الذي سوف يقوم الموظف الجديد بالإبلاغ عنه؟ ما هو القسم الذي سيعملون فيه؟ لا تعد هذه المعلومات ضرورية دائمًا ، ولكن يمكن أن تساعد في رسم صورة أكثر اكتمالًا ، مع ضمان عدم وجود مفاجآت للمرشح الجديد ، ولا توجد مشكلات لديك من خلال العمل.

تفاصيل الموقع: هذا لا يجب أن يكون قسم مستقل بذاته ، لكن الأمر يستحق توضيح بعض التفاصيل لتجنب أي ارتباك محتمل. أين يقع الموقع؟ هل هو العمل عن بعد؟ هل هي وظيفة من تسعة إلى خمسة؟ هل سيتطلب أي سفر ، وإذا كان الأمر كذلك ، هل يحتاج الموظف إلى رخصة قيادة أو سيارتهم الخاصة؟

الراتب: من المثالي أن تشمل الراتب أو نطاق الراتب في الوصف الوظيفي. هذا هو أيضا مكان جيد لتشمل أي فوائد. يختار بعض الموظفين راتبًا أقل بقليل من المعيار المتبع في الصناعة ، ولكنهم يتمتعون بعد ذلك بفوائد كبيرة. إذا كان لديك مساحة ، قم بتضمين المزايا وعدد أيام الإجازات وأي امتيازات أخرى.

انظر أيضًا: الأشياء التي يجب ألا تسألها المتقدمين للوظائف

2. الواجبات التي يتوقع من المرشح أن يؤديها

يمكن القول إن هذا القسم هو أهم جزء في الوصف الوظيفي ، حيث أن الواجبات تفصِّل بالضبط ما يجب أن يكون المرشح قادراً على القيام به ، وماذا سيفعلون في هذا الدور على أساس يومي.

وستكشف أيضًا عن مزيد من المعلومات حول مستوى المسؤولية التي سيحظى بها الموظف ، ونطاق العمل ، وتعقيده. يجب أن يساعد هذا في التخلص من أولئك الذين لا يستطيعون أداء جميع المهام التي تتطلبها منهم.

إذا كنت غير متأكد حتى الآن من كيفية وضع قائمة بالواجبات ، ولكن على نطاق واسع تعرف الدور الذي تحتاجه لملء ، إليك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لمساعدتك على التفكير في ذلك:

التمرين 1: قم بعمل اقتحام قائمة بكل تلك الواجبات التي تستهلك الكثير من وقتك ، أو الابتعاد عن شيء أكثر أهمية يمكن أن تفعله. على سبيل المثال ، هل تجيب على جميع المكالمات الهاتفية للعملاء ، في الوقت الذي ستحصل فيه على عائد استثمار أفضل للالتقاء بأشخاص؟ فكر في كل تلك الأشياء التي يمكنك تفويضها. دقهم. في حين قد لا تتمكن من تضمين جميع هذه الواجبات في وصف وظيفة واحد ، يمكن ربط العديد منها على الأرجح لتلائم عنوان واحد.

التمرين 2: العودة إلى الرؤية أو أهدافك. ما هي الأشياء التي تحتاجها لتكون قادرة على القيام بكفاءة من أجل الوصول إلى المكان الذي تريد الذهاب إليه؟ قائمة بهذه الواجبات. الآن ، العمل إلى الوراء. ﻣﺎ هﻮ اﻟﺪور اﻟﺬي ﻳﺠﺐ أن ﻳﺘﻤﻜﻦ ذﻟﻚ اﻟﺸﺨﺺ ﻣﻦ ﺗﺤﻘﻴﻘﻪ؟

ﻋﻨﺪﻣﺎ ﺗﻘﻮم ﺑﻘﺎﺋﻤﺔ اﻟﻮاﺟﺒﺎت ، ﺣﺎول أن ﺗﺠﻌﻠﻬﻢ "ﻧﺸﻄﻴﻦ" ﻗﺪر اﻹﻣﻜﺎن. بدلاً من كتابة قائمة واسعة من الواجبات العامة مثل "خدمة العملاء" ، "مهارات الكتابة" ، وهكذا ، اجعل الواجبات أكثر وصفية.

سيحثك هذا على التفكير بشكل أعمق حول نوع المساعدة التي تحتاجها ، و سيعطي المرشح فكرة أفضل عما تبحث عنه.

قد تكون هناك قائمة أكثر تفسيرية للواجبات ، "الرد على المكالمات الهاتفية الواردة ، الاتصال بالموردين وطلب شراء أسهم جديدة ، وكتابة البيانات الصحفية ، والحفاظ على العلاقات الاجتماعية للشركة "على الفور ، لديك فكرة أفضل عن ما سوف تستلزم الوظيفة.

يمكنك حتى تأطير الواجبات بطريقة أكثر تشبهًا للقصة. خذ في اعتبارك السير على الطريق ، "سيشمل يوم عادي في حياة [أدخل اسم الوظيفة هنا] [قائمة بالواجبات]."

انظر أيضًا: كيفية التعاقد مع الموظف الأول الخاص بك

3. معايير الأداء

غالباً ما يتم استخدام الوصف الوظيفي كوسيلة لتحقيق غاية: لملء مركز مفتوح. إنها فرصة لصاحب العمل لتحديد توقعاته ، وهي أول وثيقة يمكن استخدامها كأساس لقياس الأداء.

خذ بعين الاعتبار:

في غضون ستة أشهر ، عندما يطلب منك الموظف زيادة ، كيف يمكنك أن تعرف ما إذا كنت ستعطيهم واحدًا منهم؟ إذا قاموا بكل ما هو مطلوب منهم وذهبوا إلى أبعد من ذلك ، بشرط عدم وجود مشاكل مالية أو تدفق نقدي ، قد ترغب في منحهم زيادة لمكافأة جهودهم وتشجيعهم على الاستمرار في القيام بأشياء عظيمة.

ولكن ، إذا لم يؤدوا أداءً جيدًا بما فيه الكفاية ، فإن هذا هو الوقت المناسب لاستخدام وصف الوظيفة لشرح سبب عدم تقديمك لهم رفع أو تعزيزها.

البدء في التفكير في الوصف الوظيفي كأداة للتدريب. ما هي المعرفة والمهارات والقدرات التي يحتاجها الموظف لديك من أجل إكمال جميع واجباته بأفضل ما لديه من قدرات؟ إذا لم تكن لديهم هذه المهارات حتى الآن ، فإن الوصف الوظيفي سيوضح بالتفصيل ما يحتاجون إليه للعمل ، وسيمنحك شيئًا لاستخدامه عندما يحين وقت تقييم أدائه.

من أجل الوضوح ، افصل هذا القسم في قائمة خاصة بها. على سبيل المثال:

معايير الأداء

من المتوقع أن تكون جميع الاتصالات التي تواجه العملاء خالية من الأخطاء ونحوها نحويًا

• يعد نظام معرفة Quickbooks ضروريًا
• يعمل جيدًا ويتعاون مع أعضاء الفريق
• > ما الخطوة التالية؟

إذا كنت لا تزال غير متأكد من مكان البدء ، فستكون الخطوة الأولى الرائعة هي الخروج من هناك والبدء في قراءة أوصاف وظيفية مشابهة للموضع الذي تريد ملؤه.

البحث في LinkedIn ، تحقق من مواقع العمل الشائعة مثل Monster و الواقع ، وأخذ نظرة خاطفة على مواقع المنافسين أو مواقع تجارية أخرى مشابهة ربما في الدول المجاورة. يمكنك حتى تجربة Glassdoor.com لمعرفة الرواتب التي يدفعها الناس في منطقتك للحصول على وضع مماثل.

بمجرد أن تشعر بأنك تمتلك فكرة جيدة عما يجب تضمينه وكيفية كتابة الوصف ، اتبع ذلك " صيغة مقالة "أوصينا في وقت سابق. اكتب إطار الهيكل العظمي ، ثم املأ جميع التفاصيل.