الأعمال الصغيرة: بدء التشغيل على القدم اليمنى |

هل يمكنني أن أكون صريحًا معك تمامًا؟

إن تقديم خدمات تكنولوجيا المعلومات للشركات الصغيرة أمر محبط في كثير من الأحيان.

هذا صحيح بشكل خاص عند أول شيء نسمع من شخص ما عندما ينهار المكتب بأكمله في فوضى كارثية.

أعني ، متأكد من وجهة نظر مقدم الخدمة ، هناك المال الذي يتعين القيام به في جهود الإنقاذ.

ولكن هناك أيضا أن المزعجة المستمرة أعتقد أنه ، مع الاستعدادات الصحيحة ، لم يكن أي شيء من هذا مطلوبًا.

هنا هو التراب الداخلي حول كيفية القيام بذلك منذ البداية:

لا يمكنك تخطي الإستراتيجية

موافق ، أعرف ما تفكر به.

"لست بحاجة إلى استراتيجية لتكنولوجيا المعلومات. أنا فقط بحاجة إلى بعض أجهزة الكمبيوتر واتصال بالإنترنت. "

وكنت على حق. يمكنك أن تفلت من هذا لفترة من الوقت على الأقل. في معظم الأيام ، ستظهر في المكتب وستعمل جميعًا مثل اليوم السابق.

لكن ، إليك المشكلة

بدون استراتيجية ، ستنتهي في نهاية المطاف إلى تأجيل الترقيات والاستبدال الضروريين إلى ما لا نهاية بنية تحتية. سوف تتخطى أيضًا نوع أعمال الوقاية والصيانة التي توقف المشاكل الصغيرة من النشوء إلى كوارث.

يمكن أن يتحول هذا إلى مشاكل "صغيرة بآلاف التخفيضات" التي تبقى متكررة لأنها لم يتم إصلاحها بشكل صحيح. ستستمر رسوم المكالمة الفنية وفقدان الإنتاجية.

يمكن أن تتطور أيضًا إلى كوارث شاملة تجلب عملك بالكامل إلى التوقف.

الأمر ليس مختلفًا عن قيادة سيارة قديمة قديمة لا تحصل أبدًا على خدمة مجدولة - كنت تفعل ذلك لتوفير المال ، وحتى الآن ينتهي الأمر بأن تكون مكلفة للغاية للحفاظ على الطريق.

وبنفس الطريقة التي قد تتعطل سيارة قديمة سيئة الصيانة في الطريق إلى قد ينفجر المطار ، وأنظمة تكنولوجيا المعلومات غير المؤكدة في الوقت الأكثر ازدحامًا من السنة.

بدون استراتيجية تكنولوجيا المعلومات ، فأنت لا تدير مشاكل تكنولوجيا المعلومات - فأنت تستجيب لها فقط عند حدوثها.

ضع قيمة على الإنتاجية الخاصة بك

جزء كبير من المشكلة هنا هو أنك ربما تكون لديك فكرة أفضل بكثير عن تكاليف تجنب مشاكل تكنولوجيا المعلومات مقارنة بتكاليفها.

أجهزة جديدة ، ودعم البرامج وعقود دعم تكنولوجيا المعلومات عادةً تأتي مع علامات سعر واضحة. ولكن ما لم تكن قد جلسنا وقمنا ببعض المبالغ ، فربما لا تكون لديك فكرة واضحة عن تكاليف التوقف لديك.

كم تقضي ساعة على الأجور؟ كم في يوم واحد على الإيجار ، الفواتير ، وتكاليف التسويق؟

عندما تكون الأنظمة الخاصة بك أسفل ، لا تزال رفوف هذه النفقات. ليس لديك أي شيء لتعرضه لهم.

من الصعب حساب النتيجة التي تحصدها على السمعة ، والروح المعنوية ، والزخم ، ولكنها تظل حقيقية جدًا.

ربما لا تحتاج إلى مع هذا - لا يمكنك أن تتوقع بالضبط كيف ستؤثر عليك مشكلة معينة. مجرد فكرة بسيطة ، من وراء الظرف سوف تساعدك على تحسين إنتاجيتك بشكل أفضل.

ولكن إذا لم تجلس أبدًا وتفكر في تكاليف التوقف ، فستكون فرصتك أقل بكثير. سوف تتجنب باستمرار وتؤجل أي نوع من القرار النشط للسيطرة على متاعب تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك - دون إدراك مقدار النقد الذي تنزفه على النفقات التشغيلية حيث أن هذه المشكلات تجمد عملك.

اضبط المسؤولية بوضوح عن تكنولوجيا المعلومات

ربما أسوأ جزء من عدم وجود استراتيجية واضحة لتكنولوجيا المعلومات هو أنك تميل في نهاية المطاف إلى أن لا يكون مسؤولاً عن بيئة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك بشكل صحيح.

الطريقة الأكثر شيوعًا للشركات الصغيرة التي تحصل على هذا الخطأ هي الاعتماد على موظف ليس له دور رسمي في تكنولوجيا المعلومات ولكن من "يعرف أجهزة الكمبيوتر".

الطريقة الأخرى هي إشراك متخصص في تكنولوجيا المعلومات على أساس ارتجالي مع ظهور المشاكل.

في كل حالة ، ستكون في انتظار أن تسوء الأمور بشكل كبير قبل اتخاذ أي إجراء. أنت لا تحل المشاكل قبل حدوثها.

دعونا نرى بالضبط كيف يعمل هذا

وهذا سيجعل أكثر منطقية من خلال النظر في كيف يمكن أن تلعب بها في العالم الحقيقي.

دعنا نقول ، بعد عامين من الاستخدام المنتظم ، القرص الصلب في ملفك الخادم ترتدي. هذا هو في الواقع أحد أعطال الأجهزة الأكثر شيوعًا في الخادم.

ولهذا السبب يحتفظ كل خادم على نفس البيانات على محركين. بهذه الطريقة ، عندما ينكسر ، يتحول على الفور إلى آخر ، ويمكنك الاستمرار دون خسارة ثانية من الإنتاجية.

يرسل الخادم أيضًا رسالة إلى مسؤول الأنظمة لديك لإعلامهم بضرورة استبدال المحرك. هناك فرصة جيدة بأن تكون فتحات محرك الخادم الخاص بك "قابلة للتبديل السريع" -التي يمكن للفني فتحها واستبدال محرك الأقراص بينما لا يزال قيد التشغيل.

فقدان محرك الأقراص الذي يحافظ على عمل كل شخص من المحتمل أن يكون ساتر عرض كلي. ولكن مع هذا المزيج من الابتكارات الصغيرة الأنيقة ، يمكن التعامل معه بسلاسة حتى أن بقية المكتب ربما لن تلاحظه حتى الآن.

حتى الآن ، جيد جدًا. ولكن ماذا لو لم يتلقى أو يرصد أي من هذه التنبيهات أن هناك خطأ ما؟

إضافة إلى ذلك ، أنت واحد فقط من عطل في محرك الأقراص الصلبة بعيداً عن مكتبك بأكمله. محرك الأقراص الثابت المتبقي قديم تمامًا وقد خضع لنفس الاستخدام بالضبط ، لذا لن تكون هذه اللحظة بعيدة جدًا.

هذا يعني أنه لا يمكن لأي شخص القيام بأي عمل حتى يحين لفنيك وقت حر لاستبدال الموتى محركات الأقراص الصلبة واستعادة البيانات الخاصة بك من النسخ الاحتياطية. إنه عمل عاجل ، لذا من المحتمل أن تكون على الخطاف مقابل رسوم طوارئ أو عمل ما بعد ساعات العمل.

وهنا الجزء المرعب: لأنه لم يتحمل أحد المسؤولية الواضحة عن أي من ذلك ، فقد يكون أيضًا اللحظة التي تكتشف فيها النسخ الاحتياطية تالفة.

هذه مجرد واحدة من الطرق التي يمكن أن تتسبب فيها مسألة بسيطة تتعلق بالصيانة الروتينية ، دون مراقبة ، في حدوث تجمد مجهول ومكلف بشكل مخيف في مكتبك بأكمله.

أمر حاسم للأمن

اختراق أمن الكمبيوتر هي تكلفة متزايدة للشركات من جميع الأحجام. في عام 2017 ، أعلن رجل الأعمال الملياردير وارين بوفيت أن الأمن السيبراني هو أكبر تحد يواجه البشرية.

دون أي مسؤولية واضحة عن تكنولوجيا المعلومات ، لا توجد مسؤولية واضحة عن الحفاظ على أنظمة آمنة لضمان أن يتم تكوين البرامج والجدران النارية بشكل صحيح ، للحفاظ على نظام التشغيل والبرامج الثابتة الخاصة بجهاز الراوتر مصححة لتحديثات الأمان.

مع عدم حضور أي شخص لهذا الأمر ، فإن خرقًا أمنيًا مكلفًا ومجهدًا ليس مسألة إذا ، ولكن متى.

الاستخدام ، التعاقد ، أو الاستعانة بمصادر خارجية

إذا كان هناك حجم العمل لإبقائهم مشغولين ، قد يكون من المنطقي توظيف فني أو مسؤول أنظمة على أساس دوام جزئي أو كامل.

عدد قليل جدًا من الشركات الجديدة ستتطلب هذا الحجم من العمل. هنا ، يمكن أن يكون من المنطقي تعيين موظف مستقل لمراقبة الأنظمة الخاصة بك عن بُعد وتقديم خدمات في الموقع لعدد الساعات التي تحتاجها.

سواء كنت تقوم بالتوظيف أو التعاقد ، فمن المهم أن تشارك شخصًا ما لديه الخبرة خدمات تكنولوجيا المعلومات في بيئة الأعمال. خلاف ذلك ، من السهل جدا أن ينتهي الأمر مع شخص لا يفهم اتفاقيات ومعايير الصناعة ويفعل الأشياء بطريقته الغريبة والرائعة. هذا يتركك مع بيئة تكنولوجيا المعلومات غير مفهومة تماما لأي فني آخر. هذا هو المكان الذي يمكن أن يكون من المفيد الاستعانة بخبير استشاري لمساعدتك في فحص المرشحين.

يشعر العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة بأنهم لديهم ما يكفي من الإدارة دون الحاجة إلى التنقل ، وسيقومون بدلاً من ذلك بدعم شركات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بهم إلى شركة خارجية

تحكم في عمر البنية التحتية لتقنية المعلومات لديك

انظر: عندما تكون بيئة تكنولوجيا المعلومات لديك أنت وحاسوبك ، فإن إدارة دورة الحياة تكون سهلة. كل ما عليك القيام به هو شراء جهاز كمبيوتر واستخدامه.

بعد بضع سنوات ، سيصبح بطيئًا بعض الشيء ويكافح لمواكبة المتطلبات المتزايدة للبرامج الجديدة. هذا عندما تشتري واحدة جديدة.

هذا النهج "دعنا نرى ما يحدث" لا يتطور بشكل جيد. تبدأ في تشغيل مشكلات في بيئة أكثر تعقيدًا ، مثل شبكة العميل / الخادم.

تسبب الكسور انقطاعات وأوقات توقف

لسوء الحظ ، فإن استبدال الأشياء في وقت واحد يعني عادة الانتظار حتى تنكسر في النهاية. وهذا يعني أن كل عنصر تشتريه يحصل على فرصة مقاطعة عملك اليوم وربما في أسوأ وقت ممكن.

غالبًا ما تكون المقاطعات والإنتاجية المفقودة أكثر تكلفة بكثير من الأجهزة نفسها. يمكنك أيضًا تحمل تكاليف إضافية عن طريق دفع رسوم وسائل شرح إلى فنيك في كل مرة يحتاج فيها شيء ما إلى الاستبدال.

ستزداد بيئة تكنولوجيا المعلومات لديك بشكل غير قياسي ومعقد

مع ازدياد السنوات ، المشكلة الأكبر مع استبدال كل شيء في وقت واحد ، للحفاظ على كل الأجزاء والقطع تتحدث مع بعضها البعض ، سوف تتراكم بيئة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك تدريجيا تكوينات فريدة من نوعها واحدة من نوعها والإصلاحات السريعة التي تنتهي في التسكع لسنوات.

كما تصبح بيئة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك أكثر خصوصية ، يصبح من الصعب على الفنيين فهمها. تصبح المهام الأساسية أكثر استهلاكا للوقت بشكل أو بآخر ، وستدفع مقابل ذلك الوقت.

أحد أكثر الأجزاء إثارة للقلق في هذا الأمر هو أنه يمكنك الاعتماد على البرامج القديمة والبروتوكولات القديمة - وهذا قد يعني أن تطبيق تحديثات الأمان يمكن أن يمنع برنامجك من العمل أو يمكن أن يمنع أجهزةك من التحدث مع بعضها البعض.

بعض الشركات في هذه الحالة ينتهي الأمر فقط بعدم تطبيق التحديثات الأمنية ، وترك نفسها مفتوحة على مصراعيها لفانسومواري. في عام 2017 ، استهدفت هاتان الهجومتان الأكثر فداحة في رانسومواري ثغرة أمنية قامت مايكروسوفت بتصحيحها بالفعل.

من خلال وجود تاريخ بديل واضح للبنية التحتية الخاصة بك ، يمكنك تجنب بعض الصداع الشديد في السنوات القادمة.

جدولة وقت ل استبدل البنية التحتية الخاصة بك

واحدة من الأشياء الجيدة حول السيطرة على عمر البنية التحتية هي أن أوقات الاستبدال لم تعد تضطر لك. يمكنك جدولة ذلك الجزء من السنة عند وجوده.

بالنسبة للعديد من الشركات ، سيكون ذلك خلال فصل الصيف عندما يكون الموظفون والزبائن في إجازاتهم. ولكن إذا كان فصل الصيف أكثر الأوقات ازدحاما ، فربما يكون الشتاء أفضل.

بالطبع ، فإن الجزء البطيء من السنة يكون أيضا عندما يكون التدفق النقدي هو الأشد. ولكن من خلال معرفة سنوات مقدما عند استبدال كل شيء ، سيكون لديك الوقت الكافي للميزانية.

حتى هذا الوقت ، يجب أن تجلس مع فني لتخطيط الترحيل بشكل صحيح إلى بنية تحتية جديدة. إذا لم يتم إغلاق باقي مكتبك تمامًا أثناء عملية الترحيل ، فقد ترغب أيضًا في التفكير في طرق للحفاظ على إنتاج العاملين لديك في الوقت الحالي.

كتابة سياسات لأمن تكنولوجيا المعلومات والاسترداد

أمان تكنولوجيا المعلومات يتعلق بالمزيد من مجرد تكوين البرامج وتحديثها بشكل صحيح. العديد من الهجمات تستهدف الضعف البشري عن طريق خداع المستخدمين إلى تشغيل تعليمات برمجية ضارة ، أو عن طريق كسر كلمات المرور القابلة للتخمين.

بالطبع ، على الرغم من أفضل الاستعدادات لك ، قد لا تزال تحترق. يجب أن تكون مستعدًا لذلك أيضًا.

قم بتدريس موظفيك للتصيد الاحتيالي والتصيد الاحتيالي

هجمات التصيد الاحتيالي تتنكر على أنها رسائل البريد الإلكتروني الشرعية لخداع الأشخاص لتشغيل مرفقات ضارة. بشكل متزايد ، يتم أيضًا استهداف الأنشطة التجارية من خلال "التصيد الاحتيالي" - وهو نوع من رسائل البريد الإلكتروني التصيدية التي تم كتابتها لاستهداف فرد معين.

تحتاج إلى تدريب موظفيك على التعرف على هذه التهديدات. تأكد من إجراء محادثة فعلية حول هذا ، بدلاً من الاكتفاء بتوقيعهم على مستند ليقولوا إنهم يفهمون سياسة الشركة.

لا تفترض فقط أن هذه الأشياء واضحة. قد يبدو الأمر واضحًا لك ، ولكن ليس لدى الجميع نفس مستوى المعرفة. هذه الهجمات لا تستمر إلا لبعض الوقت الذي تعمل فيه.

سياسات كلمات المرور الداخلية والخارجية

أجهزة الكمبيوتر القوية بشكل متزايد تجعل من السهل كسر كلمات المرور.

إذا لم تقم بتعيين سياسات كلمة المرور ، فمن المحتمل قمت أنت والموظفين لديك باختيار شيء غير آمن. يجب أن يكون طول كلمات المرور الجيدة 10 أحرف على الأقل ، وأن لا تعتمد بشكل مفرط على الكلمات الشائعة. يجب أن تكون فريدة أيضًا.

نظرًا لأنه قد يكون من الصعب تذكر كلمات مرور كثيرة تستوفي هذه الشروط ، فقد تحتاج إلى التفكير في استخدام مدير كلمة المرور - نستخدم LastPass ، ولكن أي من البدائل الشائعة تفعل الكثير نفس الشيء.

خطة التعافي من الكوارث

يدرك معظم أصحاب الأعمال مدى أهمية الاحتفاظ بنسخ احتياطية. لكن عددًا أقل من فهم الحاجة إلى خطة لاستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث - مجموعة من الإجراءات الموثقة التي يجب اتباعها في حالة الكوارث الكبرى مثل الفدية ، والسطو ، أو الفيضانات.

عند وقوع هذه الكوارث ، يكلفك كل ثانية من الخسارة الإنتاجية المال. أنت لا تريد حقاً قضاء هذا الوقت في العمل على ما يجب عليك القيام به بعد ذلك ، وقد فات الأوان لتحديد أي استعدادات إضافية ينبغي عليك اتخاذها.

يجب إعادة النظر في خطط استعادة حالة الكوارث مع تغير بيئة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك وتنموها.

يتعلق الأمر بتجنب الصداع أثناء نموك

لقد قضى معظمنا جزءًا كبيرًا من حياتنا باستخدام أجهزة الكمبيوتر في المنزل ، والمدرسة ، والجامعة ، ومكان العمل ، دون أن نفكر أبدًا في "استراتيجيتنا". نقوم فقط بتشغيله والبدء في استخدامه لإنجاز الأمور.

هذا الموقف جيد في كثير من المواقف ، ولكن إذا كانت الطريقة التي تدير بها احتياجات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك في عمل جديد ، فأنت تهيئ نفسك للضغط والنفقات ، الصداع. والخبر السار هو أن هذا يمكن تجنبه.

من خلال التخطيط السليم لمن يتولى مسؤولية تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك ، وكم من الوقت تتوقع أن يدوم ، وكيف يجب أن يستخدمه الموظفون ، وماذا تفعل عندما تسوء الأمور ، يمكنك عملك الجديد أفضل فرصة للنجاح.