How To Orchestrate Effective Meetings |

[هذه مشاركة من قبل Helena Hauk من شركة 5th Gear Consulting. اتصلت هيلين بنا للتحدث عن تنظيم اجتماعات فعالة ولم أستطع أن أقول لا للموضوع. - كاي]

لا أحد يحب الاجتماعات وإذا كان الناس يمكنهم تجنبهم فإنهم سوف يفعلون ذلك. لسوء الحظ ، تعتبر الاجتماعات جزءًا ضروريًا وحيويًا من ممارسة الأعمال التجارية ، خاصة مع نمو شركتك وتزايد التواصل بينكما. لا تحتاج الاجتماعات إلى امتصاص الطاقة من منظمتك (أو تلتهم وقتك). للحفاظ على الاجتماعات من تحويلها إلى مصاصي الدماء التنظيميين:

1. ابدأ بجدول أعمال: تعرف بالضبط ما تريد أن تغطيه وتوضحه لفريقك قبل التوجه إلى قاعة المؤتمرات
2. التواصل قبل الموعد: دع الناس يعرفون في وقت مبكر الموظفين الذين تتوقعهم أن يكونوا هناك وما يجب عليهم إحضاره معهم (مثل التقارير أو الإحصائيات أو غيرها من المعلومات الهامة).
3. كن متفهمًا: أخبر فريقك قبل وأثناء وبعد كثير من أنك تفهم قيمة وقتهم وتقدرون التضحية به من أجل حضور اجتماعك. وسوف تظهر أنك تقدر وقتك وتحترمه بقدر ما تحترم وقتك.

بينما تكون في الاجتماع من المهم أن تبقى على الهدف وتتبع الأجندة التي حددتها مسبقًا. تسير معظم الاجتماعات خارج المسار إذا سمحت لهم بذلك. البقاء في السيطرة في جميع الأوقات. إذا طرح شخص ما أسئلة خارج الموضوع أو ليست ذات صلة بالمجموعة ، قم بتعيين موعد للتحدث معهم بعد ذلك. وبهذه الطريقة لا يزالون يشعرون بأنهم يحصلون على الاهتمام والردود التي يبحثون عنها دون الانتقاص من المجموعة أو المهمة المتوفرة.

عندما تغلق اجتماعك تأكد من أن الجميع يفهم بوضوح الخطوات التالية. قم بتعيين كافة المهام والمواعيد النهائية قبل تقوم بفصل الاجتماع. وبهذه الطريقة ، يؤدي اجتماعك في الواقع إلى التقدم ، بدلاً من مجرد تقديم مقاطعات في يومك.

تذكر أن الاجتماعات يجب أن تدفع عملك إلى الأمام ، ولا تستهلك وقتك. والامر متروك لكم لاذعان الوقت الذي يعانق فيه الاجتماع الممتع ويترك فريقك على المسار الصحيح. افعل ذلك من خلال خطة مدروسة ، واتصال قوي ، وعين إستراتيجية تجاه المستقبل.

"الإنتاجية ليست حادثة أبدًا. هو دائما نتيجة لالتزام التميز والتخطيط الذكي ، والجهد المركز. "~ Paul J. Meyer