كيف تجعل حافظتك تعمل فعلاً من أجل عملك؟

بصفتك مالكًا لنشاط تجاري ، فأنت تضغط باستمرار على أداء أفضل ما لديك. أنت تستثمر في أفضل السلع والخدمات عالية الجودة التي يمكنك تقديمها ، من أجل تقديم أفضل خدمة أو منتج لعملائك.

لذا ، عندما يتعلق الأمر بضمان أنك تحتفظ بأموالك ، تحتاج إلى ضمان الحصول على الأفضل من الشخص الذي تستأجره ليكون صاحب كتابك.

تقوم غالبية الشركات بتوظيف صاحب كتاب للحفاظ على سجل دقيق ومحدث لجميع معاملاتها المالية استعدادًا لإنتاج تقارير الضرائب السنوية. إن الحصول على هذا الحق أمر بالغ الأهمية ، لذلك عليك التأكد من توظيف أصحاب الحسابات المسجلين المؤهلين والمؤهلين للقيام بذلك نيابة عنك.

إذن ، كيف تختار خدمات كاتب الحسابات وتستخدمها؟

ما عليك سوى التفكير حول عدد قليل من العوامل لضمان وجود علاقة ناجحة مع صاحب الحساب.

من المهم أن تدرس بعناية الدور الذي ستلعبه في عملك ، وما هي المسؤوليات التي ستقدمها لهم. بنفس الطريقة التي تضع فيها وصف وظيفة لدور وظيفي معين ، يمكنك أن تحدد المعايير التي تحتاجها لمدقق حسابات.

انظر أيضا: 7 عادات إمساك الكتب يجب أن تعتمد

كن مستعدًا للاستماع أيضًا كما يستمع إلى

من المهم جدا أن نتذكر أن وجود علاقة جيدة بينك وبين صاحب كتابك هو شارع ذو اتجاهين. كما يعني أنه يجب أن يكون هناك التزام من كلا الجانبين.

فكر في نوع الخدمات التي تحتاجها منهم

هل تريد منهم أن ينظر إلى كشوف المرتبات ، وأشكال أخرى من التقارير ، والتعامل مع المدفوعات المصرفية ، وكذلك الحفاظ على السجلات المالية الخاصة بك حتى الآن ودقيقة؟ قم بإعداد قائمة وتحديد مقدار الوقت الذي ستحتاج إليه فيه ، لأن هذا سيشكل جزءًا من الاستشارة والنقاش المبدئي.

في الحصول على أقصى استفادة من أحد العاملين في مجال المحاسبة ، عليك معرفة نقاط قوتها وخبرتها ، والمعرفة ، لذلك سيكون لديك للقيام بقليل من البحث. لا يجب أن يكون ذلك صعبًا ، حيث يمكنك البحث عبر الإنترنت والتحقق من موقع الويب أو الملف الشخصي لـ LinkedIn.

إذا كنت عضوًا في إحدى المنظمات التجارية أو غرفة التجارة ، فراجع الأشخاص الآخرين في شبكتك استخدمه قبل إعداد قائمة مختصرة من أصحاب الحسابات المناسبة للتواصل.

راجع أيضًا: ورقة المحاسبة الخاصة بالاختبارات

ترتيب مناقشة أولية

أعطهم مكالمة وترتب اجتماعًا وجهاً لوجه. لاحظ الرد الذي تحصل عليه عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني. سيؤدي ذلك إلى ضبط نغمة محادثة الأعمال والعلاقة التي ستتمتع بها في المستقبل. كن مستعدًا مع قائمة من الأسئلة أو التوضيحات ، حيث يتوقع منك كاتب الحسابات الجيد أن تتحقق منها.

عندما تلتقي بهم وجهًا لوجه ، تأكد من أنك مرتاح تمامًا لكيفية استجابتك لك و الاجابات التي يعطونها لك. إذا لم تكن كذلك ، فمن الأفضل أن تنتقل وتبحث عن شخص آخر.

تحقق من معرفتهم

أنت تبحث عن شخص مريح يعمل مع وفهم الأرقام. يجب أيضًا التحقق من أن لديهم فهمًا أساسيًا لتقنية المحاسبة ، لذا اطلب منهم أن يصفوا - دون كسر سرية العميل - نوع العمل الذي يقومون به عادة.

اطلب منهم أن يشرحوا لك الفرق بين أنواع الحسابات الأساسية ، أي التزامات الدخل والمصروفات والأصول وحقوق الملكية. إذا كان بوسعهم شرح ذلك لك باللغة الإنجليزية ، فستجدون فائزًا ، لأن التواصل الجيد هو المفتاح.

من المهم جدًا أن يكونوا جيدين بالأرقام ، لكنهم يحتاجون إلى أن يكونوا قادرين على شرح وإيصال ما هذه الأرقام تعني لك ، للموظفين ، ولعملائك. وهذا يعني أنه يمكنك تمرير بعض التحديثات والتفسيرات اليومية حول العمليات والإجراءات المالية ، مما يحرر وقتك للتركيز على مجالات أخرى من العمل.

راﺟﻊ أﯾﺿًﺎ: أھم 8 أﺧطﺎء ﻣﺣﺳوﺑﺔ ﻓﻲ اﻷﻋﻣﺎل اﻟﺗﺟﺎرﯾﺔ اﻟﺻﻐﯾرة

ﻗم ﺑﺗﻘﯾﯾم ﻣﮭﺎراﺗﮭم اﻟﺷﺧﺻﯾﺔ

أﻧت ﺑﺣﺎﺟﺔ إﻟﯽ ﻣﺣﻔظ ﻟﻟﮐﺗب ﯾﻟﻘﻲ اﻻﻧﺗﺑﺎه إﻟﯽ اﻟﺗﻔﺎﺻﯾل وﯾُظﮭر اﻟﺗﻔﺎﻧﻲ ﻟﻌﻣﻟﮭم. هذا هو الشخص الذي ستعتمد عليه لضمان أن تكون سجلاتك المالية محدثة ، وعلى الأخص لأنها تشكل أساس إدارة أعمالك.

سوف تكون مشغولاً بالإشراف على مشاريع أخرى ، لذلك فإن كاتب حسابات موثوق به إدارة وضمان جودة معاملاتك المالية تستحق وزنها ذهباً.

تأكد من أن لديهم رأس عمل جيد على أكتافهم

إذا كان لديهم نظرة عامة جيدة عن كيفية عمل الأعمال ولا يرون فقط الأموال في العزلة ، وهذا هو أحد الأصول المفيدة لشركتك.

إذا كنت تقوم بشراء أو تأجير شيء ما ، تحقق لمعرفة أنهم يفهمون مفهوم إنشاء حسابات الأصول وحسابات الخصوم ، على سبيل المثال. هل هم قادرون على تخصيص المدفوعات لنفقات الفائدة ، وهل ستلبي الأهداف والمواعيد النهائية؟ إذا أخبرتهم أنك تحتاج إلى بيانات مالية شهرية في الأسبوع الثاني من الشهر ، فهل سيحصلون عليها في الوقت المحدد؟

ستحصل أيضًا على أقصى استفادة من صاحب الحساب إذا كان لديهم معرفة أو فهم عملي جيد القطاع الذي تتواجد فيه. قد تكون هناك قواعد أو متطلبات مالية محددة جدًا تنطبق على عملك ومهنتك. إذا كان لديك شخصًا متخصصًا في هذا القطاع ، فسيكون بإمكانه البحث عن أساليب أفضل الممارسات أو يكون قادرًا على إبراز المناطق التي تزيد من عوائدك الضريبية بحيث تحصل على أفضل قيمة مقابل المال.

See also: 6 Accounting الأخطاء التي تضع الشركات الصغيرة في خطر

تحديد ما إذا كانت تعطي الأولوية للتطوير المهني المستمر

مواكبة التغييرات في التكنولوجيا يعني أنه من الضروري أن يكون كاتب الحسابات متعلماً بالكمبيوتر ويستخدم أيضًا للعمل في السحابة. يجب أن يكون لديك مسك الدفاتر المحوسبة هذه الأيام للحصول على تقارير جيدة النوعية ؛ لذلك ، يجب أن يعرف أصحاب الحسابات أساسيات برنامج مسك الدفاتر. يجب أن يكونوا قادرين على استخدام الإنترنت ، بالإضافة إلى Excel أو Word بثقة.

كما يجب أن يكونوا قادرين على تقديم النصح حول أفضل حزم برامج حفظ السجلات حولها ، خاصة تلك التي يمكن أن تعمل على التطبيقات أو الأجهزة المحمولة. هذا مفيد إذا كانت عملياتك متحركة ؛ على سبيل المثال ، يمكن تسجيل البضائع المسلمة أو العقود التي يتم وضعها على الأجهزة المحمولة ، وتحميل الفواتير والأوامر مباشرة إلى نظام المحاسبة.

يجب أن يكون أصحاب الحسابات الجيدون مهتمين بتعزيز معرفتهم الخاصة ومواكبة جميع أحدث المهارات المحاسبية والمعرفة لأنك لا تملك الوقت الكافي للقيام بذلك. يمكنك الحصول على أقصى استفادة منها باستخدام مصدر المعرفة هذا لدعم قرارات العمل التي يتعين عليك اتخاذها.

تأكد من الالتزام بعملك

وأخيرًا ، أنت بحاجة إلى شخص سيقدم التزامًا لك ولعملك. يجب عليهم أن يكونوا مرنين وأن يفهموا أنك سوف تتطلع إلى التعاقد على خدماتهم في الوقت المناسب ، وهذا يعني أنه لن يكون وضعًا روتينًا من 9 إلى 5.

لتعظيم نفقاتك يجب أن تكون قادرًا على التعاقد في ساعات ومتى تحتاج إليها ، وهذا يعني أنه في أوقات معينة من السنة المحاسبية سيكونون مشغولين ، ولكنك لن تحتاج أيضًا إلى ساعات عديدة في أوقات أخرى.

أصحاب الحسابات هم جزء أساسي من معظم المؤسسات ، وبالتأكيد سوف تحتاج بشكل خاص إذا كنت شركة صغيرة أو متوسطة الحجم. يمكن أن تكون أيضًا أصولًا ضخمة إذا وجدت العنصر المناسب لمؤسستك. إن استخدامك لحساباتك لدعم عملك يعني أنك لن تحصل على أفضل النتائج فحسب ، بل ستوفر أيضًا الوقت والمال الثمين.

القائمة المرجعية: اختيار صاحب الحساب المناسب لنشاطك التجاري

• استمع - تأكد من أنه محادثة ثنائية الاتجاه
• كن واضحا بشأن الخدمات التي تحتاجها
• ترتيب اجتماع وجهاً لوجه
• تحقق من معرفتهم وفهمهم ومؤهلاتهم
• تأكد من أن لديهم المهارات الشخصية للوظيفة
• اختر محاسبًا قادرًا على النظر إلى عملك ككل
• اختيار شخص خبير تكنولوجي
• تأكد من أنه مستعد للالتزام بعملك