كيفية قبول المدفوعات من العملاء

كلنا نعرف كيف أن التحدي هو أخذ فكرة رائعة وتحويلها إلى عمل حقيقي. أنت بحاجة إلى تمويل ، خطة عمل ، موقع إلكتروني ، نموذج عمل - القائمة مستمرة. ولكن هل فكرت في الأشياء الصغيرة ، مثل الطريقة التي ستأخذ بها بالفعل مدفوعات من عملائك؟

لديك خيارات ، وخيارات للقيام بها. وفيما يتعلق بمدفوعات بطاقات الائتمان ، ربما لم تفكر أبعد من ذلك ، "بالطبع سأحمل بطاقات الائتمان والخصم!" لكن كيف؟ هناك طرق أكثر من أي وقت مضى لقبول بطاقات الائتمان وبطاقات الخصم ، ويبدو وكأنها جديدة تنبثق كل يوم. هذه البيئة المتغيرة بسرعة يمكن أن تكون مخيفة بالنسبة إلى الشركات الصغيرة التي تهتم بشكلٍ صحيح بالعثور على العملاء أكثر من التفكير في كيفية معالجة الدفع. لكن اتخاذ القرار الصائب أمر بالغ الأهمية لتحقيق أقصى قدر من الإيرادات والتدفقات النقدية.

إذا كنت ستقبل بطاقات الائتمان ، فإن أول شيء ستحتاج إلى اتخاذ قرار بشأنه هو ما إذا كنت ستقوم بتمريرها أو إدخال معلومات البطاقة يدويًا. هذا يعني أنك إما تحتاج إلى محطة فعلية أو محطة طرفية افتراضية:

محطة فيزيائية (POS)

أحد أكثر طرق قبول الدفع شيوعًا هو من خلال نظام نقاط البيع الفعلي (POS). لقد فعلت ذلك مليون مرة كمستهلك ، حيث قمت بضرب بطاقتك الائتمانية من خلال قارئ البطاقات والمصادقة على المعاملة بتوقيعك. ومؤخراً ، ربما كنت قد استخدمت واحدة من المساحات النقالة الجديدة التي تقوم بتحويل هاتف ذكي أو جهاز لوحي إلى نظام POS ، وهذا جزء من هذه الفئة.

بالنسبة لشركات البيع بالتجزئة التي لها معاملات وجهاً لوجه ، فإن نظام POS هو عادة ما يكون الخيار الأكثر فعالية من حيث التكلفة لمعالجة بطاقات الائتمان. ومع ذلك ، إذا كان كل ما لديك هو نظام نقاط البيع ، فإن كتابة معلومات البطاقة يدويًا عندما لا يكون لديك البطاقة الفعلية في متناول اليد سينتج عمومًا رسوم معاملة عالية جدًا لمعاملة "غير مؤهلة" (على سبيل المثال ، إذا كان العميل دعا وأردت شراء شيء منك ، قد تدفع أكثر في رسوم لأخذ معلومات بطاقة الائتمان الخاصة بهم عبر الهاتف بدلا من شخص-هل ستدفع رسوم أعلى ، أو خطر فقدان البيع من خلال مطالبتها بالتوقف بدلا من ذلك؟)

Virtual Terminal

في عالم اليوم ، لا تتعامل الكثير من الشركات مع عملاءها وجهًا لوجه و / أو لا يتمتعون برفاهية تمرير بطاقة الائتمان الفعلية. عادة ما ينتهي الأمر بموفري الخدمات والشركات عادةً عبر الإنترنت باستخدام جهاز ظاهري افتراضي. توفر المحطة الافتراضية القدرة على قبول بطاقات الائتمان عبر الإنترنت ، عبر البريد ، وعبر الهاتف. كما يمكّنك من معالجة هذه المعاملات كـ "card-not-present" ، والتي تكلفك أقل بكثير من المعدل "غير المؤهل" الموضح أعلاه. يتم تحصيل دفعة من خلال محطة افتراضية عندما يقوم العميل أو مفتاح العميل بمعلومات بطاقة الائتمان (إما في برنامج الدفع الخاص بك أو على موقع الويب الخاص بك) والنقرات التي تقدم.

ولكن القصة تصبح أكثر إثارة للاهتمام! علاوةً على المزايا السابقة ، تتيح لك المحطة الطرفية الافتراضية أيضًا القيام بأشياء رائعة مثل إعداد الدفعات المتكررة وإرسال الفواتير الإلكترونية وتخزين بيانات العملاء بأمان للمعاملات المستقبلية. هذه أدوات مهمة يمكن أن تساعدك على زيادة أرباحك وتحسين التدفق النقدي الخاص بك ، لذا عليك أن تفكر في استخدامها في أعمالك الصغيرة. لنلقي نظرة عن كثب على كل أداة:

الفواتير المتكررة

إذا كان عملك سيحصّل رسومًا من عملائك فاصل زمني محدد ، تعقب العملاء في كل مرة للحصول على معلومات الدفع الخاصة بهم (أو الاعتماد عليها لدفع على الفور في تاريخ الاستحقاق) يمكن أن يكون من المتاعب الكبيرة. كما يمكن أن يجعل التدفق النقدي الخاص بك أكثر لا يمكن التنبؤ به وغير متناسق مما يجب أن يكون. وهناك ميزة كبيرة من المحطات الافتراضية هي أن العديد تشمل عمليات الدفع المتكررة، مما يتيح لك إدخال معلومات بطاقة الائتمان، ووضع جدول زمني للدفع (التي يمكن أن تمتد إلى أجل غير مسمى أو حتى تاريخ انتهاء لخطة مجموعة الدفع)، وليس لديها لمسها مرة أخرى. ويمكن أيضًا أن يكون الأمر أكثر ملاءمةً لعملائك ، نظرًا لأنهم ليسوا مضطرين إلى قضاء بعض الوقت خارج جدول مواعيدهم لإرسال أو الاتصال بالدفع.

الفواتير الإلكترونية

تعد الفواتير الورقية شيئًا من الماضي. لماذا تقوم بطباعة المستندات الورقية وتخزينها وتخزينها عندما لا تضطر إلى ذلك؟ تعمل ميزة الفوترة الإلكترونية على استبعادك أنت وعملائك من فوضى الورق مع تقليل التكاليف وإزالة الأخطاء. لا يمكنك إرسال فواتير ذات مظهر احترافي إلى عملائك بالبريد الإلكتروني فحسب ، بل يمكن لمحطة افتراضية أيضًا أن تسمح لهم بالنقر فوق الفاتورة ودفعك عبر الإنترنت باستخدام بطاقة الائتمان الخاصة بهم. لا تدقيق الورق ، لا "لقد ضاعت في البريد …" ، ولا ننسى تتبع من دفع!

انظر أيضا: كيفية إنشاء فاتورة: دليل المبتدئين

تخزين بيانات العملاء بطريقة آمنة

كنت قد شاهدته بالتأكيد في الأخبار أخبار تخزين بطاقة الائتمان في الآونة الأخيرة بشكل آمن هو صفقة كبيرة. يعرض العديد من أصحاب الأعمال أنفسهم وعملائهم للخطر عن طريق تدوين معلومات بطاقة ائتمان عملائهم أو تخزينها إلكترونياً للاستخدام في المستقبل. تعمل المحطات الافتراضية على معالجة بيانات بطاقة ائتمان العميل وتخزينها حتى لا تضطر إلى ذلك. وهذا يسمح لك بتحصيل رسوم مقابل مشترياتك المستقبلية دون طلب معلومات بطاقة الائتمان في كل مرة و دون تعريض نشاطك التجاري لخطر اختراق البيانات. ناهيك عن السماح لك بالاحتفاظ بمعلومات العملاء (مثل العناوين وسجل الدفعات) بسهولة في مكان واحد.

ACH / eCheck

بطاقات الائتمان موجودة في كل مكان في الوقت الحاضر ، إلى حد كبير كل شخص مريح باستخدامها. بصفتك مالكًا تجاريًا صغيرًا ، قد ترغب في تسديد الدفعات قدر الإمكان لعملائك ، لذا من الأفضل أخذ بطاقات الائتمان. ولكن الحقيقة هي أن تقديم تلك الراحة لعملائك سيكلفك الكثير من المال في رسوم المعاملات. بديل رائع هو ACH (يسمى أيضًا eCheck أو شيك إلكتروني أو تسجيل مباشر).

ACH هو في الأساس نفس الشيك ، ولكن بدون الورق. تدخل أنت أو عميلك الحساب المصرفي وأرقام التوجيه (نفس المعلومات في أسفل الشيك الورقي) ، وتسلم الدفعة ، ويتم خصم المال تلقائيًا من الحساب المصرفي للعميل وإيداعه في حسابك. لا يمكنك الاستمرار في معالجة دفعات لمرة واحدة ، وإعداد الدفعات المتكررة ، والفاتورة إلكترونيًا ، وحفظ معلومات الحساب ، ولكنها ستكلفك أيضًا أقل. في المتوسط ​​، سوف تكلفك بطاقات الائتمان في مكان ما بين 2 و 3 في المئة من البيع. ومع ذلك ، فإن معالجة معاملات ACH غالباً ما تكون مصحوبة بأتعاب أقل ، أو مسطحة ، مما يوفر عليك أموال العمل الخاصة بك.

يمكن لكل حل معالجة دفع أن يقدم أسعارًا مختلفة بالإضافة إلى شروط حول أنواع أشكال الدفع التي يقبلونها ، لذلك تأكد من لجرد خيارات الدفع التي ترغب في تقديمها لعملائك عند اتخاذ قرار. بالإضافة إلى ذلك ، فإن كيفية تكامل حل الدفع مع أدوات الأعمال الأخرى الخاصة بك يمكن أن تكون مهمة لترشيد جميع عمليات الأعمال الخاصة بك. ضع هذه النقاط في اعتبارك عندما تتسوق للحصول على موفر يستخدم.