7 نصائح للفواتير الفعالة

بصفتك مالكًا تجاريًا صغيرًا ، فأنت على الأرجح تحب ما تفعله وربما تقول أنك ستفعله مجانًا إذا أمكنك ذلك. ولكن في نهاية اليوم ، تحتاج إلى التدفق النقدي للحفاظ على عملك.

ل فاتورة هي فاتورة تم إرسالها إلى العملاء للحصول على السلع أو الخدمات التي قدمتها. فهو يصف ما تم بيعه ، ومقدار ما يدين به العميل ومتى وكيف ينبغي أن يدفع العميل. تملك الشركات الكبيرة المحاسبين المكرسين لعمل فواتيرهم ، ولكن معظم مالكي الشركات الصغيرة عليهم القيام بذلك بأنفسهم. وينتظر متوسط ​​الشركات الصغيرة أكثر من 5000 دولار في المدفوعات المتأخرة في أي شهر ، وفقا لمسح Intuit من 1000 من أصحاب الأعمال الصغيرة الأمريكية.

تحدث Investmentmatome للمحاسبين والمهنيين الفوترة حول كيفية قيام رواد الأعمال بإعداد الفواتير بشكل أكثر كفاءة والحصول على أموال مدفوعة بشكل أسرع.

1. أتمتة العملية

إذا لم تكن قد فعلت ذلك من قبل ، فقم بإعداد برنامج لأتمتة الفواتير الخاصة بك. تتضمن معظم أنظمة المحاسبة مثل QuickBooks و Xero و FreshBooks و Wave Accounting قدرات الفوترة ، أو يمكنك الاشتراك للحصول على خدمة الفاتورة فقط مثل Bill.com و Hiveage و Billbooks.

"لقد حان الوقت للانتقال من Excel وملفات PDF إلى تطبيقات فواتير السحابة" ، يقول الرئيس التنفيذي لشركة Billbooks Sagar Kogekar في رسالة إلكترونية إلى Investmentmatome. "هناك أكوام من البرامج ، وستوفر الوقت والمال إذا اخترت واحدة."

تستخدم حوالي 70٪ من الشركات الصغيرة برنامجًا للفواتير ، وفقًا لمسح أجري عام 2015 لأكثر من 200 من قادة الأعمال الصغيرة من قبل شركة Concur ، وهي شركة تابعة لشركة Bellevue ، في واشنطن ، تقدم خدمات الفوترة التلقائية ومنتجات إدارة المصروفات إلى الشركات.

استخدام برنامج الفواتير يقلل من الأخطاء ويوفر المال. تعمل الشركات التي تعمل على أتمتة عمليات إعداد الفواتير على خفض تكاليف الفواتير بنسبة 40٪ إلى 70٪ ، وفقًا لتقرير صدر عام 2012 من شركة أردينت بارتنرز ، وهي شركة في بوسطن تقوم بإجراء أبحاث حول إدارة التوريد. تعمل ميزة "الأتمتة" أيضًا على جعل الفوترة أسرع ، مما يوفر وقتًا حرًا لرجال الأعمال للتركيز على إدارة أعمالهم.

"يمكن أن يقضوا وقتهم الثمين في ارتداء قبعة CFO بدلاً من قبعة إدخال البيانات اليدوية" ، تقول مديرة إدارة منتج Concur ، Jessica Staley ، لـ Investmentmatome.

2. إرسال اقتباسات مكتوبة

إذا أمكن ، يمكنك إدارة توقعات عملائك عن طريق إرسال عرض سعر مكتوب قبل تسليم المنتج أو الخدمة التي تقدمها لهم. يجب أن يتضمن العرض التقديري التكلفة المقدرة للوظيفة وكيفية قبول الدفعات ، سواء نقدًا أو ببطاقة ائتمان أو شيك أو عبر الإنترنت. تأكد من أن العميل يقبل شروطك كتابيًا قبل قبول الطلب.

"أنا معجب كبير بتوثيق كل شيء" ، تقول سارة روزنفيلد ، مديرة تسويق المنتجات في شركة Wave Accounting.

3. مجموعة شروط الدفع قصيرة

عند إرسال فاتورة إلى عميل ، حدد الإطار الزمني للدفع. عادة ما يكون المعيار 30 يومًا أو أقل ، ولكن يمكنك اختيار أي مقدار من الوقت.

يدفع متوسط ​​المدين أسبوعين متأخرين ، وفقًا لتحليل Xero لأكثر من 12 مليون فاتورة. يوصى الخبراء في Xero بتعيين شروط الدفع في 13 يومًا أو أقل إذا كنت تريد الحصول على أموال بشكل واقعي في غضون 30 يومًا. تجعل الفواتير عبر الإنترنت عملية الدفع الأسرع أسهل للعملاء ، كما تقول آيمي فيتر ، رئيس المحاسبة في Xero ، بالولايات المتحدة.

يقول فيتر لـ Investmentmatome: "اعتاد الناس على دفع ثمن الأشياء عبر الإنترنت وليس بالضرورة انتظار قطع الشيكات يوم الجمعة". "من المقبول أن نضع هذه الأنواع من شروط الدفع [قصيرة] مع العملاء".

4. إنشاء نظام الترقيم

سيساعدك ترقيم فواتيرك في تتبع الدفعات الواردة للأغراض الضريبية. يمكنك استخدام الأحرف أو الأرقام أو مجموعة من الاثنين لتمييز كل فاتورة. اختر نظامًا يناسبك ، ولكن يوصي خبراء الفواتير بعدم استخدام "001" لفاتورتك الأولى. من خلال البدء برقم أكبر ، سيساعدك عملاؤك في رؤيتك كخبير راسخ ، حتى إذا كنت تمثل نشاطًا تجاريًا جديدًا.

يقول فراز شافاغي ، مدير تسويق المنتجات ومشاركة العملاء في FreshBooks: "ابدأ بـ 0053 ، فقط لأكون أكثر احترافًا".

5. استخدم لغة مهذبة

على الرغم من أنه قد يبدو طفيفًا ، إلا أن استخدام عبارات مثل "يرجى الدفع حسب (التاريخ)" و "شكرًا لك على نشاطك التجاري" على الفواتير سيزيد من فرصك في الحصول على أموال ، كما يقول شافغي. يمكنك أيضًا إرسال ملاحظات الشكر أو رسائل البريد الإلكتروني إلى العملاء الذين يدفعون في الوقت المحدد أو في وقت مبكر.

يقول مايك سافوري ، مدير إدارة المنتجات لشركة Sage North America ، وهي شركة برمجيات محاسبية: "ذكّر عميلك بالمنتجات والخدمات الأخرى التي تقدمها ، وأحب تقديمها مرة أخرى".

6. إرسال الفواتير على الفور

بمجرد إكمال الخدمة أو شحن البضائع إلى أحد العملاء ، أرسل فاتورة على الفور. سيساعدك ذلك على البقاء في أعلى عقل العميل وتعيين سابقة للسرعة.

إن أمكن ، دع العملاء يدفعون على الفور مع نظام الدفع بواسطة الهاتف المتحرك مثل Apple Pay أو Square. تسمح بعض أنظمة الفواتير ، بما في ذلك Wave و Flint Mobile و QuickBooks لأصحاب الأنشطة التجارية بقبول الدفعات عبر الجوال.

7. متابعة

إذا لم يتم الدفع لك على الفور ، فأرسل رسائل تذكير إلى عملائك حول المواعيد النهائية للدفع. من المناسب إرسال رسائل تذكير قبل أسبوع من موعد استحقاق الدفعة ، واليوم الذي يستحق فيه ذلك ، وكل أسبوع بعد التأخر ، يقول روزنفيلد ، من Wave Accounting.بالنسبة إلى العناصر ذات التذكرة الكبيرة ، مثل طلب بقيمة 5000 دولار أمريكي ، من المقبول إرسال مزيد من التذكيرات المتكررة.

إذا كنت قلقًا من التعرض للاكتئاب نظرًا لوجود عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة ، يقترح Rosenfeld استخدام برنامج الفواتير لإعداد إشعارات الدفع الآلي للعملاء.

يقول Savory ، من Sage North America: "لا تقلق من أن إرسال رسائل تذكير أو متابعة الفواتير غير المدفوعة سيعتبر فظًا أو انتهاكًا لعلاقة قمت بتكوينها مع عميل". "أنت تدير نشاطًا تجاريًا ، ويجب أن تكون الحاجة إلى الدفع الفوري والكامل مفاجأة لأحد".

لمزيد من المساعدة في بدء عمل تجاري صغير وتشغيله ، تفضل بزيارة موقعنا Small Business Guide.

تيدي Nykiel هو كاتب الموظفين التي تغطي التمويل الشخصي ل Investmentmatome. اتبعها على تويتر teddynykiel و على في + Google.

صورة عبر iStock