6 أدوات لمساعدتك على إدارة فريق بعيد |

في السنوات القليلة الماضية ، أصبح العمل عن بعد حلاً جذابًا لكثير من الموظفين وأصحاب العمل.

حوالي 67 بالمائة من الشركات تسمح لبعض الموظفين بالعمل من المنزل في بعض الأحيان ، و 38 تسمح النسبة المئوية للموظفين بالعمل عن بعد بشكل منتظم. إن امتيازات وضع العمل عن بعد واضحة تمامًا بالنسبة للموظفين ، ولكن هناك أيضًا العديد من الامتيازات المذهلة لأصحاب العمل.

تشير الدراسات إلى أن العمال البعيدين غالباً ما يكونون أكثر إنتاجية وأكثر رضى عن وظائفهم. توفر الشركات أيضًا التكاليف العامة للوازم المكاتب والمساحة وأجهزة الكمبيوتر عند توظيف عمال عن بعد يستخدمون مكاتبهم المنزلية لإكمال مهامهم اليومية.

ولكن عندما يعمل موظفوك عن بُعد ، كيف يمكنك الإشراف على أعمالهم على أفضل نحو ، وإدارة المشاريع ، و تبادل الأفكار معًا؟ لحسن الحظ ، تجعل التكنولوجيا هذا الأمر سهلاً ويمكنك البدء باستخدام هذه الأدوات الستة على الإنترنت.

راجع أيضًا: 20 أدوات التسويق يجب على كل صاحب عمل صغير أن يجرب

1. أداة سرعة الإنترنت

وفقًا لتقرير صادر عن الواشنطن بوست ، يمكن ربط سرعة الإنترنت بالإنتاجية. أوضحت الدراسة في التقرير أن الدول ذات معدل سرعة الإنترنت المرتفع كان لها أيضاً نصيب أعلى من الناتج المحلي الإجمالي للفرد بينما أظهرت الولايات ذات معدل سرعة الإنترنت المنخفض انخفاض نصيب الفرد من الناتج المحلي الإجمالي.

يحتاج الموظفون لديك إلى إنترنت عالي السرعة يمكن الاعتماد عليه كن منتجًا من المنزل. يعتمد مقدار سرعة الإنترنت التي يحتاجها كل موظف على مهامه اليومية. اجعل موظفيك يستخدمون أداة سرعة الإنترنت للتأكد من أن لديهم سرعة إنترنت عالية بما يكفي لمشاركة الملفات الكبيرة ، واستخدام البرامج عبر الإنترنت ، واستضافة مؤتمرات الفيديو. إنها أداة مجانية سهلة الاستخدام وتساعدك على قياس احتياجات الإنترنت لفريقك.

ستأخذ الأداة موظفيك من خلال سلسلة من الأسئلة التي تهدف إلى جمع معلومات حول استخدامهم للإنترنت. في نهاية تسلسل الأسئلة ، سيحصل موظفوك على رقم لسرعات الإنترنت الموصى بها. ويمكنهم بعد ذلك أخذ هذا الرقم إلى مزودي خدمات الإنترنت الخاصين بهم للتأكد من أن لديهم سرعة إنترنت كافية للتعامل مع استخدامهم الشخصي والمهني للإنترنت وتجنب أوقات التأخر.

2. Google Drive

كشفت الدراسات عن أن البحث في المتوسط ​​عن ثماني عمليات بحث للعثور على المستندات والمعلومات الصحيحة المطلوبة لإكمال مهمة معينة. تصبح هذه العملية أكثر إحباطًا للعمال البعيدين الذين لا يستطيعون حل مشكلة بسرعة من خلال المجيء إلى مكتبك لتحديد المكان الذي يمكن العثور فيه على المستند. هذا هو السبب في أن إرسال إصدارات متعددة من المستندات إلى العديد من أعضاء الفريق يعد كارثة في انتظار حدوثها.

يجعل Google Drive من السهل إنشاء الملفات والتعاون في الوقت الفعلي. يمكنك أنت وأعضاء فريقك رؤية تعديلات بعضهم البعض وإضافة تعليقات والعمل على نفس المستند في وقت واحد. عندما يخزن موظف الملفات في Drive ، يمكنه الوصول إليها على أي جهاز.

Google Drive مجاني للاستخدام لأي شخص لديه حساب Gmail ، وليس هناك حد لعدد المتعاونين.

See also: How لتوظيف أول موظف لديك

3. Trello

تشير الدراسات إلى أنه مقابل كل مليار دولار تم استثماره ، يتم إهدار 122 مليون دولار بسبب ضعف أداء المشروعات. هذا هو السبب في أن الإدارة الفعالة للمشروع ضرورية للغاية لأي فريق يسعى إلى تحسين الكفاءة والربحية.

تعد إدارة المشروع ضرورية لأي فريق ، ولكنها مفيدة بشكل خاص عندما يعمل فريقك عن بُعد. Trello هو نظام إدارة مشروعات فعال يجعل التعاون أكثر سهولة. باستخدام لوحات Trello ، يمكنك إنشاء الخطوات وتعيين المهام لأعضاء الفريق ورسم تقدم فريقك.

لا توجد قيود على الأعضاء ، ويكون التطبيق مجانيًا بحيث يمكنك استخدامه على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي أو الجهاز اللوحي. إذا كنت تريد الدمج مع Evernote و MailChimp و Google Drive و Dropbox وغيرها من الأدوات ، يتوفر خيار درجة رجال الأعمال مقابل رسوم شهرية بقيمة 9.99 دولار لكل مستخدم.

4. HipChat

عندما يعمل موظفوك عن بعد ، تفوتك فوائد الوقت والتفاعل المباشر. يتيح لك تطبيق HipChat ، وهو تطبيق مراسلة فورية للأنشطة التجارية ، أنت وأفراد فريقك إجراء محادثات فيديو أو نصية ، ونقل الملفات ، ومشاركة الشاشات ، والمزيد. عندما يستخدم فريقك بالكامل HipChat ، سيشعر أن الجميع يعمل معًا في نفس المكتب.

الإصدار الأساسي مجاني للمستخدمين غير المحدودين ، وإذا كنت تريد إجراء دردشة فيديو ومشاركة الشاشة وغيرها من الإمكانات المتقدمة ، يتوفر HipChat Plus مقابل رسوم شهرية قدرها 2.00 دولار لكل مستخدم.

يمكنك أيضًا جدولة اجتماعات فردية بين الموظفين والمديرين باستخدام هذا التطبيق ، والذي سيكون مهمًا بالنسبة لك على أساس شهري على الأقل لمس القواعد مع كل من أعضاء الفريق عن بعد. إذا لم تكن متأكدًا تمامًا مما سيبدو عليه اجتماع واحد ناجح ، يقدم Tiny Pulse دليلاً ممتازًا لما يجب مناقشته أثناء الاجتماعات الفردية الشهرية مع موظفيك.

راجع أيضًا: ما الذي يحدد شركتك الثقافة؟

5. في الوقت المناسب

أظهرت دراسات الحالة التي أجرتها المؤسسات التي نفذت تتبع الوقت أن استخدام طريقة تتبع الوقت للحفاظ على علامات التبويب حول كيفية قضاء الموظفين لوقتهم ليس مفيدًا للمدراء فقط لفهم ما يبدو عليه متوسط ​​اليوم بالنسبة لموظفيهم ، يمكن أيضًا زيادة إنتاجية الموظف بشكل ملحوظ.

من الصعب تعقب ساعات العمل عن بعد ومراقبة الوقت الذي يستغرقه لإنجاز المهام. مع تشغيل Timely في خلفية أجهزة الكمبيوتر الخاصة بأعضاء فريقك ، يمكنك الاحتفاظ بسجل رقمي لجميع المشاريع. يمكنك تعيين أهداف الإكمال ، مقارنة الوقت المُسجَّل بالتقديرات ، وتنظيم المشاريع استنادًا إلى أولوياتها.

إذا كنت تريد إدارة جميع أعضاء فريقك على نفس الحساب ، فإن الخطة الاحترافية متوفرة مقابل رسوم شهرية بقيمة 14.00 دولار لكل مستخدم.

6. RealtimeBoard

تشير التقارير إلى أن الموظفين الذين يشاركون بشكل كبير في المنظمات التي يعملون بها الآن أقل عرضة بنسبة 87 بالمائة للرحيل عن الموظفين الذين يشعرون بعدم الانسحاب من شركاتهم.

على الرغم من أنه من الصعب بعض الشيء التأكد من أن موظفيك خارج الموقع إن العثور على طريقة لمساعدتهم على الشعور وكأنهم جزء من شركتك سيكون خطوة مهمة في منع معدل دوران مرتفع بين فريقك البعيد.

قد يكون العمل عن بعد أقل إرهاقًا من التنقل ، ولكنك تفوتك المحادثات حول برودة المياه وجلسات العصف الذهني. يعد "RealtimeBoard" بمثابة لوحة معلومات افتراضية ، وهو تطبيق تعاون مرئي يوفر نسخة رقمية من فرص الترابط بين الفرق. في الوقت الفعلي ، يمكنك إنشاء رسوم بيانية ، وإجراء أبحاث ، وعصف ذهني ، وإضافة ملاحظات لاصقة ، والمزيد. التطبيق مجاني لمدة تصل إلى ثلاثة أعضاء ، وتبدأ الخطط في 40.00 دولار شهريا لمدة خمسة أعضاء.

إدارة فريق بعيد يمكن أن يكون تحديا ، ولكن الاستثمار في التكنولوجيا يمكن أن يسهّل التعاون والتواصل وتتبع الإنتاجية. إن إضافة عدد قليل من هذه الأدوات سيساعد في تبسيط عمليات عملك ، ويحول فريقك البعيد إلى قوة عمل أكثر تعاونية وإنتاجية.