سبع خطوات لتخطيط المشاريع الناجحة

في الآونة الأخيرة ، لقد شاركت في العديد من فرق المشروع. لقد دفعتني بعض هذه التجارب إلى الجلوس وتحليل عملية تخطيط المشروع لفهم كيف يمكن تحسين تخطيط وإدارة تنفيذ المشروع.

لماذا ينتهي الأمر بالمشاريع التي يديرها الموهوبون أم أنها لا تتأخر؟ لماذا تشعر فرق المشروع أحيانًا أنها تطلق النار على هدف متحرك؟ أجد أن الافتقار إلى التخطيط السليم أو الفشل في وضع منهجية منظمة يمكن أن يكون قاتلاً للمشاريع.

ما هو تخطيط المشروع؟

تخطيط المشروع هو عملية تحديد أهدافك ونطاقك وأهدافك ومعالمك (الإنجازات)) ، وتعيين المهام وموارد الميزانية لكل خطوة. يمكن مشاركة خطة جيدة بسهولة مع جميع المعنيين ، وهي مفيدة للغاية عندما تتم مراجعتها بانتظام. ببساطة تحديد خطة وعدم مناقشة ذلك مع فريقك مرة أخرى هو وصفة جيدة للوقت والجهد الضائع.

يمكنك تنفيذ تخطيط مشروعك في مستند Google بسيط ، أو يمكنك استخدام برنامج إدارة المشروع. تتمثل فائدة استخدام برمجيات إدارة المشاريع في قدرتك على تخزين جميع المستندات والوثائق في مكان واحد ، ويمكنك تجنب فقدان المناقشات والقرارات المهمة إلى البريد الإلكتروني أو Slack void. باستخدام أداة مثل Basecamp ، على سبيل المثال ، من السهل تتبع التقدم وتتبع المحادثات والعناصر التي تتطلب التعاون مع بعض الأشخاص المختلفين.

إذا كنت تفكر في إدارة المشروع على أنه أو داخل شركة تشغيل سريعة قد يبدو الأمر كأنه يستغرق الكثير من الوقت في البداية. ولكن ، في الواقع ، ستوفر الكثير من الوقت والموارد إذا وثقت خطة مشروعك منذ البداية واستخدمتها كخريطة طريق لإبقاءك أنت وفريقك على المسار الصحيح.

فيما يلي سبع مفاتيح للتخطيط الناجح للمشروع مساعدتك في البدء.

1. فكر في خطتك كخريطة طريق لأصحاب المصلحة

يحتاج كل مشروع إلى خارطة طريق ذات أهداف محددة بوضوح لا ينبغي تغييرها بعد اكتمال المرحلة الأولى من المشروع. يجب تسمية جميع أصحاب المصلحة المستفيدين من النتيجة أو المشاركين في تنفيذ المشروع وتوضيح احتياجاتهم خلال عملية التخطيط الأولية للمشروع.

قد يشمل أصحاب المصلحة هؤلاء:

• مدير المشروع أو الشخص المسؤول في النهاية عن الانتهاء
• "العميل" الذي يتلقى التسليمات - يمكن أن يكون هذا شخصًا في فريقك (داخليًا) أو عميلاً فعليًا يدفع.
• الفريق ، أو الأشخاص المسؤولين عن أي تكتيك يشكل جزءًا من الخطة.

لا تفترض أنك تفهم تلقائيًا احتياجات كل صاحب عمل وأهدافه. قبل أن تفرط في توثيق خطة مشروعك ، تحدث معهم للتأكد من فهمك للمشروع وقدرات وموارد كل فرد في الفريق.

2. ﻗﺴﻢ اﻟﻤﺸﺮوع إﻟﻰ ﻗﺎﺋﻤﺔ ﺑﺎﻟﻨﻮاﺗﺞ

ﻗﻢ ﺑﻮﺿﻊ ﻗﺎﺋﻤﺔ ﺑﺠﻤﻴﻊ اﻟﻨﻮاﺗﺞ. يجب أن تقوم هذه القائمة بتحطيم المشروع الأكبر إلى مهام أصغر يمكن تعيينها لأعضاء فريق معينين ، ويجب عليك تضمين المواعيد التقديرية التقريبية المرتبطة بكل نتيجة أو مهمة.

تأكد من فهم وتوثيق عملية الموافقة لكل منتج. إذا كان مشروعك مخصصًا لعميل خارجي ، فتأكد من أنك متأكد من عملية الموافقة الداخلية ، حتى لا يفاجئك التأخير أو يتباطأ مع الخوض في الآراء المتنافسة.

3. ﺗﺣدث إﻟﯽ ﻓرﯾﻘك

ﺗﺣدﯾد ﺑﺎﺳم ﺟﻣﯾﻊ اﻷﻓراد و / أو اﻟﻣﻧظﻣﺎت اﻟﻣﺷﺎرﮐﺔ ﻓﻲ ﮐل ﻣﻧﺟز أو ﻣﮭﻣﺔ ، ووﺻف ﻣﺳؤوﻟﯾﺎﺗﮭم ﺑﺎﻟﺗﻔﺻﯾل. بخلاف ذلك ، يمكن أن يؤدي سوء الفهم إلى تأخيرات وحالات قد يضطر فيها أعضاء الفريق إلى إعادة عملهم.

قم بعقد اجتماع خاص بك للتحدث مع فريقك حول خطة الهجوم الخاصة بك. اطلب منهم مساعدتك في التفكير في أفضل طريقة لإنجاز العمل. لن يساعدك هذا فقط في أن تكون أكثر كفاءة ، بل سيساعدك في الحصول على الاشتراك لأنه سيشعر بملكية أكثر على العملية. يمكن أن يكون استخدام أداة إدارة مشروع مثل Basecamp مفيدًا في جعل الجميع على المسار الصحيح لتخزين الوثائق والمحادثات في مكان واحد.

إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني للتواصل حول المشاريع ، ففكر في استخدام حل البريد الإلكتروني الوارد في فريق البريد الذي سيسمح لك بتعيين رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى اهتمام فريق العمل حسب الاقتضاء ، بدلاً من توجيه سلاسل محادثات ضخمة إلى الأبد والخلف.

4. تحديد المخاطر

تحديد المخاطر التي ينطوي عليها مشروعك. فكر في ما ستفعله إذا استغرق شيء ما وقتًا أطول مما هو متوقع ، أو إذا كانت التكاليف في نهاية الأمر أكبر بكثير مما كنت تتوقعه في البداية.

لا يلزم تحديد مسار عمل محدد لكل نتيجة سلبية ممكنة ، ولكن يجب عليك قضاء بعض الوقت مع فريقك ، والتفكير في ما يمكن أن يحدث بشكل خاطئ. بعد ذلك ، يمكنك القيام بأكبر قدر ممكن للتخفيف من هذه المخاطر منذ البداية ، بدلاً من الوقوع في غفوة في وقت لاحق. يمكن أن يكون لعوامل الخطر بعض التأثير على كيفية وضع ميزانيتك.

5. إنشاء ميزانية

يجب أن تكون مرفقة بقائمة أهدافك وتسليماتك معلومات عن تكلفة المشروع والميزانية التقديرية. قاوم الرغبة في تخصيص مبالغ كبيرة للدولار لمشاريع كبيرة دون تحديد كيفية صرف الأموال. سيساعد هذا فريقك على فهم الموارد التي يحتاجون إليها للعمل معهم لإنجاز المهمة. عند إعداد ميزانيتك الأولية ، قد تكون هذه الأعداد عبارة عن نطاقات بدلاً من المطلق.

بالنسبة لعناصر معينة ، قد تحتاج إلى الحصول على عروض أسعار من عدد قليل من البائعين المختلفين. قد يكون من المفيد توثيق نطاق المشروع المتفق عليه باختصار في وثائق الميزانية الخاصة بك ، في حالة ما إذا كنت في حاجة إلى إجراء تغييرات على المشروع الأكبر بناءً على قيود الميزانية ، أو إذا كان البائع لا يقدم بالضبط ما كنت تتوقعه. > 6. إضافة معلمات

استخدم قائمة التسليمات الخاصة بك كإطار لإضافة المعالم والمهام التي يجب إكمالها لإنجاز الهدف الأكبر. تحديد مواعيد نهائية معقولة ، مع الأخذ في الاعتبار إنتاجية أعضاء فريق المشروع وتوافره وكفاءته.

فكر في معالمك في إطار SMART. يجب أن تكون أهدافك:

محددة:

• واضحة وموجزة ومكتوبة بلغة يمكن لأي شخص فهمها. قابلة للقياس:
• استخدم الأرقام أو اللغة الكمية عندما يكون ذلك مناسبًا. تجنب الأوصاف الغامضة التي تترك النجاح حتى التفسير الشخصي الشخصي. مقبول:
• احصل على قبول من أصحاب المصلحة حول أهدافك ومعالمك ونواتجك. واقعي:
• أهداف التمدد شيء واحد ، لكن لا تضع أهدافًا مستحيلة التحقيق. إنه أمر محبط لفريقك ولأصحاب المصلحة ، وقد يؤدي في النهاية إلى تأخير مشروعك لأن إنجاز المستحيل عادة يكلف أكثر ويستغرق وقتًا أطول. مستندة إلى الوقت:
• حدد مواعيد نهائية محددة. إذا كان عليك تغيير المواعيد النهائية المرتبطة بمراحلك ، قم بتوثيق متى ولماذا قمت بإجراء التغيير. تجنب التغييرات الخفية أو تعديل المواعيد النهائية دون إبلاغ فريقك وأصحاب المصلحة المعنيين. 7. تعيين إرشادات الإبلاغ عن التقدم

يمكن أن تكون هذه التقارير شهرية أو أسبوعية أو يومية. من الناحية المثالية ، يجب إعداد مساحة عمل تعاونية لمشروعك عبر الإنترنت أو دون اتصال حيث يمكن لجميع الأطراف مراقبة التقدم. تأكد من حصولك على مستند خطة اتصال كم مرة ستقوم بتحديث أصحاب المصلحة بشأن التقدم وكيف ستشارك المعلومات تشبه في اجتماع أسبوعي أو البريد الإلكتروني اليومي.

استخدم إطار العمل الذي قمت بإعداده عند تحديد المعالم الخاصة بك توجيه تقاريرك. حاول عدم إعادة إنشاء أي عجلات أو إضاعة الوقت مع إنشاء تقارير جديدة في كل مرة تحتاج فيها إلى توصيل التقدم. ضع في اعتبارك أن استخدام برنامج إدارة مشروع مثل Basecamp يمكن أن يبقي أصحاب المصلحة في حلقة مستمرة دون تشويش علبة الوارد الخاصة بك ، أو فقدان المحادثات في دردشات Slack الطويلة.

يظل سر التخطيط والإدارة الفعال للمشروع منظمًا ويتواصل بشكل جيد مع الفريق وأصحاب المصلحة. سواء قررت استخدام برنامج إدارة المشروع أم لا ، فكر في مكان وكيفية تخزين جميع المواد والموارد التي تتعلق بمشروعك ، واحتفظ بكل شيء في مكان واحد إذا أمكنك ذلك. حظا سعيدا!