5 نصائح لاختيار برامج المحاسبة التجارية

في الأيام القديمة ، كان الحفاظ على كتب الأعمال التجارية يعني تسجيل الأرقام في دفتر الأستاذ. ليس بعد الآن. واليوم ، تستخدم الشركات بمختلف أحجامها برامج المحاسبة لتتبع إيراداتها ، وكذلك لتوقع المبيعات وإدارة المخزون.

برامج المحاسبة التجارية تقلل إلى حد كبير من احتمال حدوث خطأ بشري يأتي مع المحاسبة على الورق ، ويمكن أن يسمح لك الوصول إلى المعلومات الهامة في بضع ضربات مفاتيح فقط.

ولكن مع وجود العديد من الخيارات المتاحة ، قد يكون من الصعب العثور على برنامج المحاسبة المناسب لنشاطك التجاري. فيما يلي خمسة تلميحات لمساعدتك في العثور على البرنامج الذي سيخدم احتياجات مؤسستك على أفضل وجه.

1. ضع في اعتبارك حاجاتك ومهاراتك المحاسبية

إن أفضل رهان لك لإيجاد برنامج المحاسبة المناسب هو النظر في كيفية سير أعمالك ، ثم أخذ مخزون دقيق من أنواع البرامج المختلفة الموجودة في السوق. إذا كان نشاطك التجاري يحقق عدة ملايين من الدولارات سنويًا ، فسيكون لديه احتياجات محاسبية مختلفة جدًا عن احتياجات أقل من 50000 دولار. لديك مجموعة متنوعة من الخيارات عندما يتعلق الأمر بمنتجات البرمجيات المحاسبية ، بما في ذلك المنتجات المصممة خصيصًا للشركات الصغيرة والمتوسطة.

اعتمادًا على مجال عملك ، قد ترغب في النظر في برنامج متخصص مصمم لمساعدة الشركات في مجال تخصصك. على سبيل المثال ، هناك تطبيقات مخصصة للأعمال التجارية في قطاع التصنيع وتجار التجزئة والمطاعم ، بالإضافة إلى العديد من الأنواع الأخرى من المؤسسات التجارية.

يعد إجراء بحثك أمرًا مهمًا ، لأن التطبيق الذي تختاره سيؤثر بشكل مباشر في كيفية تحقيق أرباحك يدار. من المهم أيضًا اعتبار أنه على الرغم من أن برامج المحاسبة يمكن أن تجعل مهمة إبقاء الكتب أسهل ، إلا أنها لا تزال تتطلب قدرًا معينًا من المعرفة المالية. كما هو متطور كتطبيق قد يكون ، فإنه لا يزال مجرد أداة. يجب أن يعرف الأشخاص الذين يستخدمون البرنامج ما يجب عليهم فعله.

2. انظر إلى التطبيقات السحابية

نظرًا لأن الحوسبة السحابية تصبح تأثيرًا بارزًا في الأعمال الحديثة ، من المهم عدم استبعاد العديد من تطبيقات المحاسبة المتاحة عبر الإنترنت.

تأتي تطبيقات السحاب مع مجموعة متنوعة من المزايا. يمكن الوصول إليها من أي مكان مع اتصال إنترنت قوي ، ولا تحتاج إلى شراء تراخيص أو خوادم البرامج لتشغيلها. يتم تثبيت الترقيات والتصحيحات على طرف الخادم ، لذا لا داعي لأن تقلق أنت أو موظفي تكنولوجيا المعلومات لديك من تحديث البرنامج. ويمكن الوصول إلى تطبيقات السحاب باستخدام جهاز لوحي أو كمبيوتر محمول أو هاتف ذكي. علاوة على ذلك ، يتم الاحتفاظ بسجلاتك في مركز بيانات بعيدًا عن الموقع الفعلي لنشاطك التجاري ؛ هذا يضمن سلامتهم في حالة وقوع كارثة محلية أو أي حدث مدمر آخر.

تطور آخر في المحاسبة السحابية: بعض برامج إدارة الأعمال القائمة على السحابة (مثل LivePlan) تتكامل مع برامج المحاسبة (مثل QuickBooks Online). لذا ، إذا كانت القدرة على الوصول إلى معلوماتك المالية من أي مكان عبر اتصال إنترنت (بدلاً من أن تكون قادرًا على رؤيته في مكتبك) جذابة بالنسبة إليك ، فابحث عن تطبيقات الأعمال المستندة إلى السحاب التي توفر التكامل مع برامج المحاسبة التي تفضلها.

3. ضع ميزانيتك في الاعتبار

يتوفر برنامج محاسبة أعمال يناسب جميع الميزانيات. يمكن تنزيل التطبيقات العامة لقاعدة أوسع من المستخدمين مجانًا أو شراءها من الرف بسعر أقل.

ومع ذلك ، كلما زاد تخصص البرنامج ، كلما زادت تكلفة ذلك ، نظرًا لأن قاعدة المستخدمين للبرامج المتخصصة عادة ما تكون صغيرة نسبيًا. إذا كنت تريد شيئًا خاصًا بصناعتك أو مخصصًا لشركتك ، فيجب أن تكون مستعدًا لدفع علاوة.

4. انتبه إلى الميزات الإضافية

الإضافات تجلب وظائف إضافية إلى تطبيق محاسبة الأعمال. على سبيل المثال ، قد تسمح لك بالوصول إلى البرنامج عن بُعد وقبول الدفعات عبر الإنترنت ودمج برامج المحاسبة مع برنامج التجارة الإلكترونية الخاص بك. هناك أيضًا إضافات تجعل برامج المحاسبة متوافقة مع برامج الضرائب.

5. اتخاذ القرار بمساعدة المحاسب الخاص بك

قد يفضل محاسبك أن تختار تطبيقًا متوافقًا مع التطبيقات التي تستخدمها. كل عمل مختلف المحاسب الخاص بك هو في أفضل وضع لتقديم رأي متعلم عن أي واحد هو الخيار الأفضل لمشروعك الخاص. قد يكون المحاسب الخاص بك قادراً على مساعدتك في إعداد البرنامج الذي تختاره.

أيًا كان برنامج محاسبة الأعمال الذي تختاره ، تذكر أنك غير ملتزم به مدى الحياة ، لأن معظم البرامج تسمح ببعض أشكال التحويل. لا يزال ، لا ينبغي أن يكون القرار طفيفة. أنت بالتأكيد لا ترغب في تقديم التزام لتطبيق واحد والبدء في استثمار الوقت فيه ، فقط لتكتشف أنه عليك التبديل إلى حساب آخر بعد بضعة أشهر.