إيلاء الاهتمام للبريد الصوتي

كجزء من خدمة العملاء ، يجب على فريقك الانتباه إلى رسائل البريد الصوتي لعملائك. تقريبا كل منا لديه آلات الرد أو قدرات البريد الصوتي على هواتفنا المنزلية ، والهواتف المكتبية ، والهواتف الخلوية. ونحن جميعًا نترك نوعًا من الرسائل الخارجة على هذه الأنظمة ، أحيانًا مضحكة ، وأحيانًا مملّة ومتباعدة ، وغالبًا ما تكون مباشرة وتعطي الحقائق الأساسية: لقد وصلت إلى * name * ، وترك رسالة بعد النغمة وسنعاود الاتصال بك.

الآن ها هو السؤال. عندما تقوم بإجراء المكالمة وتكون متصلاً بالبريد الصوتي ، كم عدد المرات التي تقوم فيها بضبط الرسالة أثناء انتظار النغمة؟ هناك هذه النقطة. بالنسبة للكثيرين منا ، فإن رسالة الترحيب الخاصة بالبريد الصوتي روتينية جدًا لدرجة أننا نتجاهلها تمامًا. وهناك نظهر عدم احترامنا لعملائنا. وبذلك ، تضر أعمالنا الخاصة.

كمثال ، منذ وقت ليس ببعيد تلقينا رسالة على البريد الصوتي المنزل لدينا. كان من محام ، سوف ندعوه السيد أ. تيرني. وكان السيد أ. تيرني يترك رسالة للسيد تشيونغ حول قضية قانونية حالية ، وكان بحاجة إلى أن يعود السيد تشيونغ إلى دعوته على الفور. بالنسبة لي كان هذا مجرد تسويغ واضح لرقم الهاتف. لقد برزت السيد أ. تيرني سيدعو السيد تشيونغ في اليوم التالي عندما لم يسمع منه.

في اليوم التالي كان لدينا رسالة أخرى من السيد أ. تيرني ، أخبر السيد تشيونغ ، في غضب قليلا صوت ، لاستعادة مكالمته على الفور. الآن ، كان هذا نوعًا من المضحك ، لأنني في ذلك الوقت ، كنت معتادًا على إخبار النكات عن رسالتنا المنتهية ولايته ، وصوتي يمتاز بلهجة شرقية هادئة في شمال المحيط الهادئ ، مع تلميحات بسيطة من خلفيتي في الغرب الأوسط الإسكندنافي. ولقول الحقيقة ، أشك كثيرا في أن السيد تشيونغ سيقول النكات على البريد الصوتي الخاص بهاتفه التجاري.

جاء اليوم الثالث ، ولدهشتي ترك لنا السيد تيرني رسالة أخرى. كان يشعر بالغضب الشديد. أستطيع أن أراه فقط ، جالساً على مكتبه ، وأضغط على إعادة الاتصال بهاتفه ، وأقوم بمهام متعددة ومتنوعة ، وكُتِب أجزائه وأعذبه ، بينما تجاهل نكتاتي للمرة الثالثة دون كلل. الآن ، كنت أشعر بغضب نفسي قليلاً. في ذلك المساء اتصلت بمكتب السيد تيرني وأخبرت البريد الصوتي ل HIS أنه كان يترك رسائل للسيد تشيونغ على رقم هاتف خاطئ طوال الأسبوع. ثم غيرت رسالتنا المنتهية ولايته لأخبر نكتة محامية تافهة إلى حد ما. لسوء الحظ ، لم يكن لدي رقم السيد تشيونغ ، أو كنت سأدعوه لإخباره أن محاميه كان يفتقر بشدة إلى الاهتمام بالتفاصيل.

عادت ليلة الخميس إلى ديارنا ، وبالتأكيد السيد A. Turney تركت رسالة أخرى للسيد تشيونغ. من الواضح أنه لم يستمع إلى رسالتنا مع نكتة محامية ribald ، أو على الأقل لم يتقبل ذكرها ، ولم يستمع إلى رسائل البريد الصوتي الخاصة به ، وقال له إنه ينبح قطب الهاتف الخطأ. لكن ألا تعتقد أنك قد برزت أن هناك خطأ ما بعد ما يقرب من أسبوع من المكالمات غير المستعصية حول قضية قانونية معلقة؟

إليك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها في جهات اتصال خدمة العملاء لديك مع VoiceMail:

إذا كنت تمثل نشاطًا تجاريًا ، فاستخدم تحية صادرة مشابهة للعمل على بريدك الصوتي ، بما في ذلك اسم نشاطك التجاري.
عندما تقوم أنت ، أحد أعضاء فريق خدمة العملاء ، بالاتصال بشخص ما وستحصل على إرسال إلى البريد الصوتي ، استمع إلى الرسالة. لا تتجاهل محتوى الرسالة بعيدًا عن متناول اليد. هناك معلومات جيدة هناك. قد تجد أن الشخص الذي تريده خارج المكتب لمدة أسبوع. أو أنهم انتقلوا أو غادروا الشركة. قد تجد رقمًا مختلفًا للاتصال به. أو قد تكتشف أنك تتصل برقم خاطئ.
إذا كنت قد وعدت بإرجاع مكالمة إلى أحد العملاء ، فتابع هذا الوعد. عميلك ينتظر مكالمتك. اترك المعلومات ذات الصلة على بريدهم الصوتي ، وإذا كان ذلك ممكنًا ، اتصل بهم مرة أخرى ، لاحقًا ، للتأكد من أنهم حصلوا على رسالتك.
إذا كانت رسالة الترحيب بالبريد الصوتي غير متسلسلة ، فيجب أن تكون تلميحًا واضحًا أنك ربما قد قمت بسرد الرقم ، أو ربما أعطيت العميل رقمًا غير صحيح. في هذه الحالة ، يجب عليك بذل المزيد من الجهد للاتصال بهم عن طريق البريد الإلكتروني ، أو البحث عنها في دليل الهاتف.
إذا استمررت في ترك الرسائل على بريد صوتي غير صحيح ، فأنت ترفض عميلك الحالي ، يكاد يكون من المؤكد أن ينفر عميل جديد محتمل. أعلم أنني لن أذهب إلى السيد A. Turney للعمل القانوني. لم يستمع لي من قبل عندما كان يعتقد أنني عميله … لماذا أعتقد أنه سيستمع لي إذا كنت حقاً؟

أظهر لعملائك أنك تحترمهم ، وتقدر اتصالاتك معهم. استمع إلى ما يقولونه.

p.s. لم أتلق بريدًا صوتيًا من Mr. A. Turney مؤخرًا. ربما استعان السيد تشيونغ بمحامياً جديداً لأن السيد A. Turney كان يتجاهل حاجاته القانونية بوضوح لأن السيد A. Turney لم يستدعاه أبداً.