كيفية توظيف الموظفين: 15 خطوات لمساعدتك على استئجار |

إذا كنت مستعدًا لتوظيف أول موظف لك ، فقد تشعر بشيء من الإرهاق. بعد كل شيء ، هناك الكثير من الخطوات للعملية ، وقائمة لا نهاية لها من الأطواق للقفز خلالها.

ولكن عندما تكسرها ، فهي ليست معقدة بالفعل. أنت فقط بحاجة إلى تنظيم ، ومعرفة ما تتعامل معه من البداية.

لنبدأ.

الحصول على الكرة المتداول:

قبل البدء في إجراء مقابلات مع المرشحين ، هناك القليل من العمل الشرعي الخاص بك ' ليرة لبنانية تريد أن تعتني أولا. في ما يلي النقاط التي يجب اتباعها لإغلاق قائمتك قبل البدء في مقابلة الموظفين الجدد المحتملين.

1. احصل على رقم تعريف صاحب العمل

قبل استئجار الموظف الأول ، ستحتاج إلى إعداد رقم تعريف صاحب العمل الخاص بك ، أو رقم تعريف صاحب العمل. يُعرف أيضًا باسم رقم المعرّف الضريبي الفيدرالي ، وسيتيح ذلك التعرف على نشاطك التجاري لأغراض ضريبية.

يمكنك قراءة كل ما يتعلق بعملية الحصول على رقم تعريف صاحب العمل في مقالتنا: كيفية تقديم طلب للحصول على رقم معرّف ضريبي فيدرالي.

2. سجل مع وزارة العمل في ولايتك

ستحتاج للتسجيل لدى وزارة العمل في ولايتك قبل البدء في تولي الموظفين. اطلع على صفحة وزارة العمل الأمريكية للبدء ، والتي تحتوي على تصنيف لكل ولاية.

بالإضافة إلى ذلك ، عندما يكون لديك موظفين ، سيُطلب منك دفع ضرائب تعويض البطالة الحكومية. للإبلاغ عن ضريبة البطالة الفيدرالية ، ستحتاج إلى ملء نموذج IRS 940.

سواء كنت ستدفع هذه الضريبة أم لا ، فإنها تعتمد على حجم عملك (على الرغم من أنه يجب على جميع الشركات الصغيرة جدًا أن تتوقع الدفع) ، اقرأ حتى تتأكد من أنك تعرف مكان عملك.

3. قم بإعداد التأمين الخاص بتعويضات العمال

ستحتاج إلى إعداد تأمين تعويضات العامل ، في حالة إصابة الموظف أثناء العمل. في حين تعفي بعض الولايات الشركات الصغيرة للغاية من امتلاك شركات العمال ، فمن الجيد بصفة عامة افتراض أنك ستحتاجها ، والنظر في خيارات عملك في وقت مبكر ، قبل أن تبدأ في التوظيف.

من المحتمل أن تحصل على تعويض عامل التأمين من خلال مقدم التأمين الحالي الخاص بك ، ولكن لا يزال من المستحسن أن تتسوق.

تذكر ، كما هو الحال مع العديد من الجوانب القانونية لبدء عمل تجاري ، تختلف القوانين من ولاية إلى أخرى ، لذا تأكد من البحث عن تعويض تعويضات العامل في بلدك. حالة. تعد صفحة فرعية تابعة لوزارة العمل الأمريكية على تعويض العمال مكانًا جيدًا للبدء.

راجع أيضًا: هل حان الوقت لاستئجار موظف؟

4. اختر نظام الرواتب وتعرّف على المبالغ المستقطعة من ضريبة صاحب العمل

بمجرد أن تبدأ في دفع أجور موظفيك ، ستكون مسؤولاً عن حجب جزء من دخله وإيداعه في مصلحة الضرائب ، بالإضافة إلى دفع مدفوعات ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الصحية..

تمنحك صفحة مصلحة الضرائب الأمريكية على الإيداع والإبلاغ عن ضرائب التوظيف مخزونًا من النماذج التي ستحتاجها لملئها. يجب أن تكون على دراية أيضًا بأن الولاية قد تتطلب منك حجب الضرائب ، لذا تأكد من البحث في وضعك تحديدًا.

فيما يتعلق باختيار نظام الرواتب ، لديك الكثير من الخيارات. في Palo Alto Software ، نحن معجبين بـ Zenefits ، ولكن البرنامج الذي تختاره يعتمد في النهاية على احتياجاتك.

راجع قسم "الموارد البشرية" في المادة 85 من أفضل أدوات الأعمال للشركات الناشئة لمزيد من الخيارات و معلومات>

الاستعداد للتأجير:

حسنًا ، هناك جزء مملة بعيدًا عن الطريق.

ويأتي الآن الجزء الممتع من المرشحين المحتملين فعليًا.

سيساعدك الموظفون الجدد على تنمية وشكل الأعمال التجارية ، وهذا بدوره يساهم كثيرًا في ثقافتك وشركتك ككل ، لذا تأكد من أنك تستطيع استثمار بعض الوقت والجهد الجاد في التأكد من العثور على الملاءمة المثالية.

راجع أيضًا: ما الذي يحدد ثقافة شركتك؟

5. اكتب توصيف وظيفي

أول شيء أولاً: ستحتاج إلى كتابة وصف وظيفي واضح ومركّز للموقف الذي تستأجره.

لن يتم وصف الوظيفة فقط كطريقة للمرشحين المؤهلين للتقديم على منصبك ، كما يعمل كمقياس يمكنك قياس موظفك ضد في المستقبل.

يتساءل كيف يكتب وصف وظيفة؟ أنت محظوظ - محررنا الإداري كانديس لانداو كتب مؤخرًا مقالة رائعة حول هذا الموضوع بالذات. لذا قبل الضغط على ، تأكد من قراءة كيفية كتابة الوصف الوظيفي الأول.

6. انشر وظيفتك الافتتاحية

بمجرد كتابة وصف وظيفتك وإنشاء إعلان رائع لمركزك المفتوح ، سترغب في نشره إلى المواقع المصنفة ذات الصلة. في الواقع و Monster هي الأكثر شهرة ، ولكن لا ينبغي إغفال مواقع مثل CareerBuilder و Craigslist ، وكذلك أي مواقع خاصة بالصناعة.

لا تنسَ نشر وظيفتك المفتوحة على صفحة LinkedIn الخاصة بنشاطك التجاري أيضًا ؛ باستخدام LinkedIn يمكن أن تجعل موظفك يصطاد بشكل أسرع ، حيث يمكنك التحقق من تجربة المتقدم والمراجع بسهولة.

7. تعرف على الأسئلة التي يمكنك أو لا تستطيع طرحها

أنت تريد الحصول على فهم جيد للشخص الذي أنت على وشك التوظيف ، ولكن من المهم ملاحظة أن بعض الأسئلة محظورة قانونًا.

السبب ويرتبط هذا إلى حد كبير بالتمييز ، لذا من المستحسن أن تفكر في ما هو غير مقبول وما عليك إلا أن تضع ذلك في ذهنك عند الخروج بقائمة من الأسئلة التي تخطط لتغطيتها.

لمزيد من التفاصيل حول الموضوع ، تحقق من مقالتنا ، أشياء يجب ألا تسألها مقدمو الطلبات.

8. مقابلة واستئجار

تهانينا ، أنت تقريبا هناك!

الآن حان الوقت لإعداد المقابلات واستئجار الموظف.

رغم أن الكثير من الجزء الصعب قد انتهى الآن ، إلا أن التوظيف قد يكون صعباً - هل تبحث عن المرشح الذي يتمتع بأكبر خبرة ، أو تجربة أقل ، ولكن موقفًا رائعًا؟

للإجابة على هذا السؤال ، التفت إلى أعضاء مجلس الشباب في مقالتي الأخيرة ، How to Hire Your First Employee. تأكد من التحقق من ذلك قبل بدء المقابلة ، للحصول على مدخلات من الآخرين الذين اجتازوا بنجاح عملية التوظيف.

راجع أيضًا: كيفية إلهام موظفيك

القيام بالأعمال الورقية:

بمجرد العثور على شخص مميز ، فقد حان الوقت لجعله رسميًا.

لقد علمت فورًا أنها كانت واحدة ، وكنت على استعداد للتوقيع على الخط المنقط.

انتظرت أنا أتحدث عن العلاقات أو الموظفين؟ حسنًا ، اتضح أن توظيف الموظف يشبه إلى حد ما الزواج: إنها علاقة ستفيدك على حد سواء ، وتتطلب القليل من الأعمال الورقية لتكون رسمية.

9. اطلب من موظفك ملء نموذج W-4 و I-9

قبل بدء العمل ، سيحتاج الموظف إلى ملء نموذج W-4 و I-9.

ماذا يعني هذا بالنسبة لك؟

لقد خمنت ذلك - ستحتاج إلى الارتياح إلى موقع IRS مرة أخرى. تحقق من الصفحة الخاصة بهم على التعاقد مع الموظفين للحصول على كامل المتهدمة والنماذج.

10. الإبلاغ عن كل موظف جديد إلى وكالة إعداد التقارير الجديدة الخاصة بالولاية

رداً على قانون التوفيق بين المسؤولية الشخصية وفرص العمل لعام 1996 ، يُطلب من جميع أصحاب العمل الإبلاغ عن موظفين جدد أو توظيفهم في دليل الولاية خلال 20 يومًا من التوظيف.

وهذا يمكّن مكتب وزارة الصحة والخدمات البشرية لإنفاذ إعالة الطفل من تحديد مكان الوالدين الذين يدينون بدعم الطفل. للعثور على وكالة الإبلاغ التابعة لولايتك ، تفضل بزيارة صفحة الإبلاغ عن الإيجارات الجديدة من مكتب إنفاذ إعالة الطفل ، أو تحقق من نسخة الخريطة التفاعلية لكل ولاية على حدة.

إعداد مكان عملك:

بمجرد تعيين الموظف الخاص بك رسميًا واستكمال جميع الأوراق ، يجب أن تتأكد من أن مكان عملك جاهز للعمل. وهذا يعني التأكد من أن موظفيك يعرفون حقوقهم ، ويتم إعطاؤهم ظروف عمل آمنة.

11. نشر الملصقات والإشعارات المطلوبة

سيكون عليك تعليق بعض الملصقات الفيدرالية ، لتنبيه الموظفين بحقوقهم كعاملين. راجع صفحة مستشار ملصق FirstStep التابع لوزارة العمل للتأكد من معرفتك بكيفية الامتثال.

لدى الدول متطلبات الملصقات الخاصة بها أيضًا ، لذا تأكد من البحث عن المتطلبات المحددة لولايتك.

12. اعتماد تدابير السلامة في مكان العمل

للتأكد من أن مكان عملك خالي من المخاطر ويسمح للموظفين بأداء وظائفهم بأمان وفعالية ، يجب أن تمتثل للمتطلبات المنصوص عليها في قانون صحة السلامة المهنية (OSHA). للتأكد من أنك تعرف كيفية الامتثال لمعايير وقواعد OSHA ، قم بزيارة صفحة صاحب العمل في OSHA.

انظر أيضا: 7 أشياء يجب تذكرها حول السلامة في مكان العمل

احصل على استعداد لموظفك:

هناك المزيد نقطة و t للعبور قبل الموظف الجديد جاهز للعمل.

13. على الموظف الجديد الخاص بك

تريد التأكد من أن الموظف لديه الأدوات اللازمة للقيام بعمله بأفضل ما لديه من قدرات.

كيف يمكنك تحقيق ذلك؟ من خلال التأكد من أنهم يعرفون ما هو متوقع منهم ، وما هو غير مقبول داخل مكتبك.

كتابة كتيب الموظف يمكن أن يكون مضيعة للوقت ، ولكن من المحتمل أن يوفر عليك المشقة في الطريق ، شيء جيد يجب أخذه في الإعتبار.

إذا كنت تمارس عملية أصغر وكنت تتناول موظفًا واحدًا فقط ، فيمكنك دائمًا استخدام إصدار عاري ، وتأكد من تغطية الأساسيات مثل اللباس ، وموقفك في الوقت المناسب والعمل عن بعد ، وما إلى ذلك.

14. احتفظ بملف الموظفين على الموظف الجديد الخاص بك

تأكد من أنك تتبع جميع وثائق الموظفين المهمة. وسيشمل ذلك كل شيء من تطبيقهم واستئنافهم ومستندات التأجير الجديدة و W-4 و I-9 وتقييمات الأداء وما إلى ذلك.

عندما يتعلق الأمر بإمكانية وصول الموظف إلى ملفات الموظفين ، فإن القوانين تختلف من دولة إلى أخرى ، تحقق من قوانين الولاية الخاصة بك. من الجيد أيضًا الاحتفاظ بهذه الملفات في خزانة مقفلة ، للتأكد من عدم إمكانية الوصول إليها بسهولة لأي شخص.

15. قم بإعداد مزايا الموظف

إن أمكن ، ستحتاج إلى مقابلة موظفيك حتى يتمكنوا من الاشتراك في التأمين الصحي وخطة 401 (ك).

إذا كنت تبحث عن مزيد من المعلومات حول كيفية تحديد ما هي التزامات الرعاية الصحية الخاصة بك للموظفين الجدد ، تحقق من مقالاتنا حول هذا الموضوع: 5 طرق يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة انقاذ على الرعاية الصحية للرعاية الصحية ، وتقديم التأمين الصحي؟ أسئلة يجب أن تطلبها الشركات الصغيرة.

قد تكون مهتمًا أيضًا ببدء برنامج عافية أو تقديم حوافز لموظفيك من أجل عادات صحية ، وفي هذه الحالة ، أوصيك مقالي ، هل تعمل برامج العافية للشركات حقًا؟

على الرغم من أنه قد يبدو أمرًا شاقًا بعض الشيء في البداية ، إلا أن توظيف الموظفين أمر بسيط جدًا ؛ عند كسر العملية إلى خطوات يمكن التحكم فيها ، يصبح أكثر قابلية للتنفيذ.

حظ سعيد ، وتوظيف سعيد!