الأدوات والنصائح والحيل لتحسين كتابة الأعمال

من بين العديد من الدورات التي حصلت عليها في الكلية ، كانت كتابة الأعمال هي الأكثر تحديًا. لا يهتم الطلاب الذين تشمل خططهم مهنًا في العمل بقواعد مجردة ، ومعايير مرجعية ، ولغة قانونية محيرة ، ومواد أخرى معروضة في هذه الفصول الدراسية. بعد انتهاء المدة التي قضيتها في تحرير وثائق مختلفة وكتابتها ، انتهى بي الأمر وزملائي في الدراسة إلى مزيد من التشوش.

الكتابة الواضحة والموجزة يجب أن تأتي بسهولة في عالم الأعمال ، حيث يتم إرسال عدد لا نهائي من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية في اليوم ، يتم نقل الرسائل الهامة. ومع ذلك ، ليس كل رجال الأعمال قادرين على التواصل الفعال من خلال الكلمات المكتوبة. لحسن الحظ ، هناك دائمًا مساحة للتحسين ، طالما أننا ملتزمون بتطوير هذه المهارة.

علمت دورة كتابة الأعمال تلك أشياء كثيرة ، ولكنها لم تقدم الكثير من النصائح العملية. بعد العديد من رسائل البريد الإلكتروني والخطط والحروف التجارية ، قمت بعمل بعض التحسينات العملية التي أنا على وشك مشاركتها معك.

انظر أيضا: كيفية كتابة خطة العمل

أدوات لتحسين كتابة الأعمال:

تمرين الكتابة التجارية هي أفضل طريقة لتحسين مهاراتك ، لكنك ما زلت بحاجة إلى بعض الأدوات التي ستجعل العملية أكثر فعالية. بعد الكثير من التجربة والخطأ ، وجدت هذه الأدوات الخمسة التي لا تفشل في تحقيق نتائج رائعة:

1. التميز عبر البريد الإلكتروني

عندما يكون لديك بريد إلكتروني مهم للكتابة ، ولكنك تجد نفسك تحدق في مربع الرسالة الفارغة ، فهذه هي الأداة التي تحتاجها. يقدم "التميز عبر البريد الإلكتروني" مخططًا أساسيًا لرسائلك مع شرح واضح لكل عنصر. وحتى أنها توفر لك نقاط انطلاق.

2. NinjaEssays

هذا الموقع هو الحل الأمثل لحالات الطوارئ. إذا كان لديك مستند عاجل للتحضير أو ببساطة لا يمكنك كتابة المحتوى المطلوب بغض النظر عن الموعد النهائي ، يمكن للكتاب المحترفين في خدمة الكتابة المخصصة NinjaEssays المساعدة. تقدم الشركة الكتاب والمحررين من جميع الفئات ، حتى تتمكن من الحصول على وثائق عملك المكتوبة والكمال في أي وقت من الأوقات.

3. Docstoc

إذا كنت بحاجة إلى كتابة مستند مهم ، مثل اتفاقية السرية أو إشعار الاجتماع أو مراجعة أداء الموظف ، يجب عليك التحقق مما إذا كان Docstoc يقدم نموذجًا. لا تحتاج إلى إنشاء هذه المستندات من البداية عندما يمكنك تحقيق نتائج أفضل وأسرع باستخدام قالب.

4. Dragon dictation

هذه هي الأداة المثالية لرجال الأعمال الذين عادة ما يكونون أكثر راحة من التحدث. يمكنك استخدام Dragon Dictation على هاتفك الذكي أو جهازك اللوحي أو الكمبيوتر. كل ما عليك فعله هو التحدث ، وستقوم الأداة بترجمة كلماتك إلى نص. بعد ذلك ، يمكنك تصدير المحتوى إلى مستند Word أو البريد الإلكتروني أو الوسائط الاجتماعية.

5. Scrivener

إذا كان عليك كتابة مستند مطول ، فقد يؤدي القيام بذلك في Word إلى إرباك أكثر. تمكنك Scrivener من صياغة المحتوى في الأقسام ونقلها حتى تحصل على الترتيب الصحيح. يمكنك أيضًا تسهيل مهمتك عن طريق إدخال معلومات بحثية وملاحظات جنبًا إلى جنب مع الفقرات.

راجع أيضًا: الأشياء التي يجب ألا تسألها مقدمو الطلبات

صورة تم نشرها بواسطة Bplans (teambplans) في Jan 19، 2016 at 12: 15pm PST

النصائح والحيل:

تجنب التأكيد على الكلمات

أول كلمة يجب تجنبها هي جدًا . يصورك على أنه الشخص الأقل إبداعًا على الإطلاق. هناك طرق مختلفة لاستبدال هذه الكلمة في جميع الإنشاءات تقريبًا. على سبيل المثال ، بدلاً من القول بأن أفكار شخص ما هي "تقليدية جدًا" ، يمكنك استخدام الكلمة المحافظة . فبدلاً من وصف مرشح الوظيفة بأنه شخص لديه "شخصية قوية جدًا" ، يمكنك القول أنه مصمم أو حازم أو لا ينضب.

تجنب الإفراط في استخدام حروف الجر

هذه الكلمات والعبارات مفيدة عندما تريد إنشاء يتدفق الانتقال من فقرة إلى أخرى ، ولكن في كثير من الأحيان إضعاف النص وإضافة اللزوجة غير الضرورية. فبدلاً من كتابة "سيكون لدينا اجتماع بشأن اقتراحات لتحسينات الموازنة في 12 فبراير" ، يمكنك أن تقول "سيكون لدينا اجتماع للميزانية في 12 فبراير." كتابة الأعمال تدور حول الكفاءة.

تجنب اللغة الاصطلاحية

قد تكون لغة العمل ممتعة عندما تتحدث مع زملائك في العمل ، ولكنها تجعلك تبدو سخيفة في رسائل البريد الإلكتروني والمستندات. في المرة القادمة التي تشعر فيها بكتابة الانضمام إلى فريق النمر ، احتراق النظام الأساسي ، الكفاءة الأساسية ، حرك الإبرة ، أو فكر خارج الصندوق ، يجب أن تجد طريقة أوضح للتعبير عن نفسك.

من المهم بشكل خاص تجنب الكليشيهات عندما تتصل بأشخاص خارج عالم الأعمال.

لا تستخدم كلمات كبيرة

> يعتقد الكتّاب غير الخبراء أن استخدام الكلمات الكبيرة سيجعل محتواهم أفضل. يتم تحديد كلمة "ذكية" من خلال عدد كبير من المقاطع لديها. تريد استخدام الكلمة تبدأ بدلاً من البدء ، أو تستخدم بدلاً من استخدم ؟ لا! من الأفضل دائمًا الاعتماد على المفردات المباشرة.

الهدف من أجل الصوت النشط

الجمل السالبة تركز على الشيء أو الشخص الذي تم التصرف فيه ، بحيث لا يستطيع القارئ تحديد الشخص المسؤول عن الإجراء بوضوح. غالباً ما يبدو الصوت المنفعل غير مباشر وعبثي ، وهو عكس تماماً لمبادئ كتابة الأعمال.

بدلاً من القول "قدم المشروع من قبل مايكل ،" يجب أن تذهب إلى "مايكل قدم المشروع."

جعل البريد الإلكتروني الرسائل القصيرة

وإلا ، فأنت تخاطر بفقد انتباه المستلم. استهدف خمس جمل أو أقل ، مما يسهل على القارئ القراءة والاستجابة مباشرة من هاتفه الذكي. إذا كان لديك العديد من الأشياء الهامة لتقولها ، حاول جدولة اجتماع أو مؤتمر فيديو.

لا تستخدم علامات تعجب أكثر من اللازم

لا بأس في التأكيد على نقطة في كتابة الأعمال ، ولكن استخدام علامات تعجب أكثر مما ينبغي يقلل من التأثير.

تذكر: عدم وضع أكثر من علامة تعجب واحدة في نهاية الجملة. هذا يجعلك تبدو وقحًا.

تجنب التوبيخ

هذا هو الضعف الأكثر شيوعًا في مستندات العمل. ليس عليك الوفاء بمتطلبات الطول - تلك الأيام التي تنتهي عند تخرجك من الكلية. بدلاً من كتابة جمل طويلة تمييع المعلومات ، قم بتجميع المعلومات القصيرة التي تحتوي على جوهر أكثر في كلمات أقل.

اعرف جمهورك

إذا كنت تريد كتابة بريد إلكتروني مناسب ، يجب أن تفهم ما يعرفه المستلم حول المشكلة أنت تركز على. تحتاج إلى ضبط المفردات ، ونغمة ، وأسلوب كتابة أعمالك وفقًا للجمهور والموقف.

اقرأ المحتوى بصوت مرتفع

انظر كيف يبدو المستند أو الرسالة قبل إرساله إلى مستلم. لن يساعدك ذلك فقط على تحسين أسلوبه ووضوحه ، ولكنه سيمكنك أيضًا من تحديد الأخطاء مثل الكلمات المفقودة والعبارات المتكررة والأخطاء المطبعية.

انظر أيضًا: كيفية كتابة بيان المهمة في 5 خطوات سهلة

تذكر: كتابة الأعمال التجارية مهارة مهمة لتطويرها.

بصفتك رجل أعمال ، تحتاج دائمًا إلى ترك انطباع رائع. كتابة بريد إلكتروني مربك بدون بنية وأخطاء متعددة ليس أفضل طريقة لتحقيق ذلك. بغض النظر عن مدى صعوبة الأمر ، فإن كتابة الأعمال تستحق العمل. ستساعدك النصائح والأدوات المذكورة أعلاه على التعبير عن نفسك من خلال الكتابة بشكل أكثر فعالية.

هل لديك أي نصائح إضافية؟ هل استخدمت أيًا من هذه الأدوات لمساعدتك في كتابة أعمالك؟ قل لنا في التعليقات.