إنشاء جدول للاحتفاظ بالسجلات لنشاطك التجاري

كلنا يعرف ، أو يجب أن نعرف ، أننا بحاجة إلى حفظ سجلات أعمالنا والحفاظ عليها. عندما نبدأ ، من السهل التمسك بكل وثيقة ، واستلام ، وفاتورة ، وسجل تجاري. ولكن بعد بضع سنوات ، وجدنا أن جميع هذه السجلات التي كنا نحتفظ بها تستهلك مساحة أكبر في خزانات الملفات أكثر من أماكن العمل لأنفسنا وموظفينا.

الخبر السار هو أننا في الواقع لسنا مضطرين احتفظ بكل هذه السجلات إلى الأبد. نعم ، بعض نحن بحاجة إلى الاحتفاظ بها إلى الأبد. البعض نحتفظ به حتى وصول IRS إلينا. وبعضنا نحتاج إلى الاحتفاظ به لسنوات قليلة فقط.

تحديد السجلات التي يجب الاحتفاظ بها ، وإلى متى ، هو أصعب قليلاً. والتخلص السليم من السجلات المؤقتة ليست بسيطة مثل رمي الأوراق في سلة إعادة التدوير.

هنا حيث يبدأ تشغيل جدول الاحتفاظ بالسجلات. يسرد هذا المستند أنواع السجلات التي ينتجها عملك (المالية ، والأفراد ، وكتيبات الموظفين ، والعقود ، والعمليات ، ومحاضر الاجتماعات ، وبيانات السياسة ، وبيانات الخصوصية على الإنترنت … يمكن أن تبدو القائمة بلا نهاية) ؛ يحدد أي متطلبات قانونية لطول مدة الاحتفاظ بالسجل والسلطة المطلوبة ، مثل مصلحة الضرائب الأمريكية أو قانون ساربينز أوكسلي ؛ سوف يلاحظ طول الفترة المستخدمة بشكل عام في العمليات التجارية ؛ وقد تحتوي أيضًا على معلومات أخرى ، مثل ملاحظة أن السجلات تحتوي على بيانات تعريف شخصية حساسة ؛ وإذا كانت الميكروفيلم أو النسخ الممسوحة ضوئياً رقمياً هي بدائل قانونية مقبولة للوثيقة الورقية.

ابحث في الإنترنت وستجد الكثير من المعلومات حول جداول وعينات الاحتفاظ بالسجلات ، مثل تلك التي تقدمها إدارة سجلات الألفية. تذكر ، مع ذلك ، أن جدول العينات هو مجرد تمثيل عام لما يبدو عليه المرء. سيتم تخصيص جدول الاحتفاظ بالسجائر وفقًا لنوع نشاطك التجاري ، حيث توجد أنت ، وفي أي ولاية (دول) و / أو دول تقوم بأعمالك ، سواء كنت مملوكًا للقطاع الخاص أو أسهمًا تجارية في سوق الأسهم ، وهي مؤسسة عامة ، عقد العقود الحكومية ، وعدد لا يحصى من العوامل الأخرى.

سوف ترغب في العمل مع المحاسب الخاص بك ، مستشار قانوني ، و / أو شركة إدارة السجلات المهنية لتطوير وتأسيس لك.

تقوم بتنفيذ الجدول الزمني للاحتفاظ بالسجلات رسميا بذلك يعرف كل شخص في شركتك ذلك. هذا يساعد على ضمان الاحتفاظ بسجلاتك الحيوية في المقام الأول. لاحقًا ، لنفترض أن لديك عدة خزانات للملفات لفواتير الحسابات الدائنة. يقول جدول الاحتفاظ الخاص بك تحتاج إلى الحفاظ على هذه لمدة 6 سنوات ، ولكن التجربة تظهر لك حقا فقط الحصول عليها لمدة 3 سنوات. مع العلم بذلك ، يمكنك تحرير مساحة عملك / مكتبك عن طريق نقل هذه السجلات لتأمين تخزين خارج الموقع أو وسائط تخزين بديلة مقبولة.

بمجرد أن تكون لديك سجلات تصل إلى نهاية فترة الاحتفاظ بها يمكنك التخلص منها. ولكن ، كما قلت ، لا يمكنك ببساطة رميها في علبة إعادة التدوير. تحتاج إلى وجود عملية راسخة للتخلص منها. نعم ، يجب عليك إنشاء المزيد من الوثائق للتخلص من المستندات القديمة.

ستحتاج إلى جعل الأشخاص الذين قاموا بإنشاء السجلات يوقعون بأنهم لم يعودوا بحاجة إلى السجلات. تجدر الإشارة إلى أن السجلات وصلت إلى نهاية فترة الاحتفاظ بها وفقًا لجدول الاحتفاظ بالسجلات الذي تحدده ، وتحقق من عدم تمديد فترة الاحتفاظ بها نظرًا لعمليات التدقيق والتقاضي وما إلى ذلك.

ستحتاج إلى المصادقة متى ، كيف ، وبواسطة من ، تم تدمير الوثائق. هذا أسهل اليوم ، من الماضي ، عندما قضيت عدة ساعات في نقل الصناديق إلى رصيف التحميل وتغذية الورق إلى جهاز تمزيق بجوار صندوق القمامة. في السنوات الأخيرة انتشرت شركات التقطيع المحمول. سيقودون آلات تمزيق النثار الكبيرة التي تركبها الشاحنة إلى عملك ، ويجرون الصناديق الخاصة بك إلى الشاحنة ، ويتيحون لك مشاهدة تدميرهم ، وإعطائك شهادة تدمير.

سيؤدي إنشاء جدول زمني للاحتفاظ بالسجلات وتطبيقه وتطبيقه إلى قطع شوط طويل لضمان أن شركتك تحتفظ بالسجلات الحيوية التي تحتاجها للاستمرار في العمل وتحافظ عليها. وفي سيناريو أسوأ الحالات ، يجب أن تكون محاصراً في التقاضي أو ما شابه ، تثبت أن سجلاتك يتم الاحتفاظ بها وتدميرها في عملية موثقة ومنتظمة وموثقة ومبرمجة ، وليس في منتصف الليل يحترق خلف الحظيرة في محاولة هُنسية لتفادي الذنب والمسؤولية ، أو عرقلة العملية القانونية.