كيفية إعداد كشوف المرتبات كصاحب عمل جديد

عندما تمتلك شركة ، فأنت مسؤول عن توظيف الموظفين. يمكن للموظفين الأرفع مساعدتك في تبسيط العمليات التجارية ، وإضافة الأفكار المبتكرة ، وتنمية أعمالك. قبل أن تبدأ في القلق بشأن استراتيجية تحديد مصادر المرشحين أو توظيفك أول موظف ، فأنت بحاجة إلى فهم بسيط لرواتبك.

معظم أصحاب الأعمال هم خبراء في صناعتهم ، وليس كشوف المرتبات. قد يبدو إعداد جدول الرواتب وتشغيله مربكًا ، ولكن بمجرد أن يكون لديك يدان إضافيتان تساعدان في إدارة أعمالك ، فإن الأمر كله يستحق ذلك.

اقرأ لمعرفة مسؤوليات صاحب العمل ، مثل كيفية إعداد كشوف الرواتب واحتساب الضرائب من الموظف الأجور. في Patriot Software ، نحن خبراء في الرواتب ، لذا تحقق من الروابط في جميع أنحاء هذه المقالة للحصول على معلومات أكثر تفصيلاً منا حول الجوانب المختلفة لإعداد كشف الرواتب.

راجع أيضًا: هل حان الوقت لاستئجار موظف؟

كيفية إعداد كشوف المرتبات

إذا كنت ترغب في توظيف موظفين في عملك ، يجب عليك أولاً إعداد كشوف المرتبات. لتشغيل كشوف المرتبات ، سيكون عليك إنشاء نظام ؛ هل ترغب في القيام بجدول الرواتب يدويًا ، أو استخدام البرامج ، أو استئجار محاسب؟

إن الحفاظ على تنظيم مستندات عملك سيجعل إعداد كشوف المرتبات عملية أكثر سلاسة. لإعداد كشوف المرتبات لنشاطك التجاري ، تحتاج إلى القليل من المعلومات حول شركتك والموظفين الجدد.

معلومات العمل

لإعداد كشف الرواتب ، يجب أن يكون لديك بعض أرقام التعريف. يجب التقدم بطلب للحصول على رقم تعريف شخصي (مختصر لرقم تعريف صاحب العمل) ، والذي يمكنك الحصول عليه من مصلحة الضرائب الأمريكية. رقم تعريف صاحب العمل عبارة عن رقم مكون من تسعة أرقام يحدد نشاطك التجاري. ﺳوف ﺗﺣﺗﺎج إﻟﯾﮭﺎ ﻋﻧدﻣﺎ ﺗﻘوم ﺑﺈﺑﻼغ اﻟﺿراﺋب أو إرﺳﺎل أي ﻣﻌﻟوﻣﺎت ذات ﺻﻟﺔ ﺑﺎﻟﺿراﺋب إﻟﯽ اﻟﺣﮐوﻣﺔ.

ﻟﺗﺳدﯾد اﻟﺿراﺋب اﻟﻔﯾدراﻟﯾﺔ ، ﯾﻣﮐﻧك إﻋداد ﺣﺳﺎب ﻟﻧظﺎم دﻓﻊ ﺿرﯾﺑﻲ ﻓﯾدراﻟﻲ (EFTPS). وبهذه الطريقة ، يمكنك إجراء دفعات آمنة عبر الإنترنت أو عبر الهاتف.

يجب عليك أيضًا التسجيل في قسم العمل في ولايتك. سوف تحتاج إلى حساب جديد للتأجير للإبلاغ عن الموظفين الجدد للدولة. اعتمادًا على موقع نشاطك التجاري ، قد تحتاج أيضًا إلى أرقام تعريف الولاية و / أو الرقم المحلي. ولا تنسَ الحصول على تأمين تعويضات العمال.

معلومات الموظف

لإعداد كشوف المرتبات ، تحتاج إلى الحصول على معلومات لكل موظف جديد ، بما في ذلك الاسم والعنوان ورقم الضمان الاجتماعي. ستحتاج أيضًا إلى معلومات ضريبية ، مثل حالة تقديمها وتفاصيل حول الاستقطاعات والمساهمات الحالية.

يجب على الموظفين الجدد ملء النموذج W-4 (المعروف أيضًا باسم ورقة العمل الخاصة بالعلاوات الشخصية) الذي سيتم إعداده في نظام الرواتب. يساعد نموذج W-4 على تحديد مقدار ضريبة الدخل الفيدرالية المقتطعة من أجور كل موظف.

سوف يحتاج الموظفون أيضًا إلى إكمال النموذج I-9 عند توظيفهم ، ولكن هذا النموذج لا يؤثر على الرواتب. ومع ذلك ، فهي تؤكد أهلية الموظف للعمل في الولايات المتحدة ، لذلك من المهم أن يتم التوظيف. تتطلب بعض الدول أيضًا E-Verify ، وهو نظام يمكنك استخدامه لضمان أن الموظفين مصرح لهم بالعمل في الولايات المتحدة

معلومات الدفع

لا تنسوا أن أحد أهم الأجزاء في إعداد معدل الأجور والمرتبات. هل سيتلقى الموظف أجراً بالساعة أو راتب؟ وكم مرة ستدفع لهم (أسبوعيًا ، كل أسبوعين ، شهريًا)؟

ستحتاج إلى نظام إدارة الحضور لتتبع ساعات العمل ، والعمل الإضافي ، والوقت المدفوع. وتحتاج إلى معرفة ما إذا كان موظفيك معفون أو غير معتمدين. إذا كان الموظف مؤهلاً للحصول على حالة الإعفاء ، فأنت لا تدفع لهم وقتًا إضافيًا. لمعرفة المزيد ، راجع وزارة العمل الأمريكية. اﺣﺘﻔ information ﺑﻤﻌﻠﻮﻣﺎت رواﺗﺒﻚ اﻟﺘﻲ ﺗﻢ ﺗﻨﻈﻴﻤﻬﺎ ﻟﻠﺤﻔﺎظ ﻋﻠﻰ ﻓﻌﺎﻟﻴﺘﻚ واﻻﻟﺘﺰام ﺑﺎﻟﻤﺘﻄﻠﺒﺎت اﻟﻘﺎﻧﻮﻧﻴﺔ. يمكنك الاختيار من بين عدة أنواع مختلفة للدفع ، بما في ذلك الشيكات ، والإيداع المباشر ، وبطاقات الرواتب ، وحتى النقدية. إذا كنت تدفع عن طريق الإيداع المباشر ، فجمع المعلومات المصرفية من الموظفين الجدد.

انظر أيضا: كيفية تعيين الموظف الأول الخاص بك

كيفية التعامل مع الضرائب

لكي تتوافق مع مصلحة الضرائب الأمريكية عندما تقوم بتشغيل كشوف المرتبات ، فإنك بحاجة إلى التعرف على ضرائب الأجور المستقطعة. كل فترة دفع ، ستحتاج إلى حجب الضرائب من الراتب الإجمالي لكل موظف.

على الرغم من أنه قد يبدو مرعباً ، إلا أن التعامل مع الضرائب يكون أسهل عندما تعرف أنواع الضرائب التي تحتاج إلى حجبها. كما أنك بحاجة أيضًا إلى معرفة ما يجب فعله بالمال بعد حجبه.

ما هي الضرائب التي تحتاج إلى حجبها؟

بصفتك مالكًا لنشاط تجاري ، يتعين عليك حجب الضرائب من أجور الموظفين. حجب ضريبة الدخل الفيدرالية وضريبة الدخل المحلية والمحلية (إن وجدت) وضريبة FICA

ضريبة الدخل الفيدرالية

يجب حجب ضريبة الدخل الفيدرالية بناءً على عدد البدلات التي يدعيها الموظف في النموذج W-4.

يعد منشور IRS 15 موردًا رائعًا إذا قررت تعلم كيفية إجراء كشف الرواتب يدويًا. يمكنك اختيار واحد من لوائين مستثنى من ضريبة الدخل لمساعدتك على معرفة المبلغ المراد حجبه: طريقة شريحة الأجور أو طريقة النسبة المئوية. سيقوم برنامج المرتبات تلقائيا بحساب الضرائب بالنسبة لك.

ماذا تعني الإعفاء الضريبي على نموذج الموظف W-4؟ في بعض الحالات ، قد يكون بعض موظفيك معفيين من الضرائب ، مما يعني أنك لا تحجب ضريبة الدخل الفيدرالية من أجورهم. يخبرك نموذج الموظف W-4 ما إذا كان الموظف معفيًا من الضرائب أم لا. يجب عليهم إعطائك نموذج W-4 جديد بحلول الموعد النهائي كل عام للمحافظة على حالة الإعفاء.

ضرائب الدولة وضريبة الدخل المحلية

اعتمادًا على الولاية التي تدير بها أعمالك ، قد تحتاج إلى حجب ضرائب الولاية من أجور موظفيك. وتحتاج بعض المحليات إلى ضريبة دخل إضافية.

لمعرفة ما إذا كنت بحاجة إلى حجب ضرائب الدخل المحلية والمحلية من أجور الموظفين ، ستحتاج إلى التحقق من حالتك.

FICA tax

FICA (Federal) يشمل قانون مساهمات التأمين) نوعين من الضرائب: ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية. يساهم كل من صاحب العمل والموظف في ضريبة FICA بالتساوي. وهذا يعني أنك ستحجب نسبة معينة من أجور موظفك وتسهم بنسبة مطابقة.

كل عام ، يخضع معدل ضريبة FICA للتغيير. في الوقت الحالي ، يبلغ معدل الضريبة على الضمان الاجتماعي 6.2 في المائة من إجمالي الأجور لكل موظف. يتم فرض ضرائب على الأجور التي تصل إلى 127،200 دولار فقط. يبلغ معدل الرعاية الطبية حالياً 1.45٪ (على جميع الأجور) من إجمالي الأجور لكل موظف. لا تنس ، يجب عليك أيضا دفع 6.2 في المئة و 1.45 في المئة من الأجور الإجمالية للموظف تجاه جزء صاحب العمل! ويجب أن تحجب ضرائب إضافية على الرعاية الصحية بنسبة 0.9 في المائة لأجور الموظفين على 200،000 دولار (125،000 دولار أمريكي إذا كان التقديم المتزوج منفصل أو 250،000 دولار في حالة التقديم المتزوج بشكل مشترك). ﻻ ﻳﻮﺟﺪ ﻣﻄﺎﺑﻘﺔ ﻷﺻﺤﺎب اﻟﻌﻤﻞ ﻟﻀﺮﻳﺒﺔ Medicare اﻹﺿﺎﻓﻴﺔ.

اﻟﻀﺮاﺋﺐ ﻋﻠﻰ أﺻﺤﺎب اﻟﻌﻤﻞ

إذا آﺎن ﻟﺪﻳﻚ ﻣﻮﻇﻔﻴﻦ ، ﻓﺴﻴﻜﻮن ﻋﻠﻴﻚ أﻳﻀﺎً أن ﺗﺪﻓﻊ ﺿﺮﻳﺒﺔ اﻟﺒﻄﺎﻟﺔ اﻟﻔﻴﺪراﻟﻴﺔ (FUTA) واﻟﻀﺮاﺋﺐ اﻟﺤﻜﻮﻣﻴﺔ (SUTA). ولكن ، لن تحتسب هذه الضرائب من أجور الموظفين.

ستتيح لك حالتك معرفة معدل ضريبة SUTA. يمثل معدل ضريبة FUTA نسبة مئوية من أجور الموظفين ، حتى مبلغ معين. يدفع معظم أرباب العمل 0.6 في المائة من أول 7000 دولار تدفع لكل موظف في السنة ما لم يكونوا يعيشون في حالة تخفيض الائتمان.

بعد خصم الضرائب ، ماذا تفعل بهم؟

إذا كان لديك صداع في هذه النقطة ، انت لست وحدك. قد يكون التعامل مع ضرائب العمل صعبا. لكن ، لا تخافوا تقريباً من فهم أساسيات كيفية التعامل مع ضرائب العمل!

جدول الإيداع

بعد حجب الضرائب ، تحتاج إلى إيداعها وتحويلها إلى وكالات الضرائب الحكومية. يجب أن تتبع جدولًا للإيداع ، تحدده مصلحة الضرائب الأمريكية ، لمعرفة عدد مرات دفع الضرائب.

بالنسبة للدخل الفيدرالي وضرائب FICA ، اتبع جدول إيداع شهريًا أو نصف شهريًا. يعتمد جدولك على إجمالي التزاماتك الضريبية المُبلغ عنها في نموذج 941 خلال فترة المراجعة الرباعية. يجب أن تودع شهريًا إذا أبلغت عن 50،000 دولار أو أقل في الضرائب خلال فترة المراجعة. إذا قمت بالإبلاغ عن أكثر من 50000 دولار من الضرائب ، فيجب عليك إيداع نصف يوم. راجع إرشادات Form 941 للحصول على مزيد من التفاصيل.

إيداع ضرائب FUTA على أساس ربع سنوي. تواريخ استحقاق الربع هي 30 أبريل و 31 يوليو و 31 أكتوبر و 31 يناير.

الإبلاغ عن الضرائب

تحتاج أيضًا إلى الإبلاغ عن الضرائب على النماذج الحكومية. قم بالإبلاغ عن ضريبة الدخل الفيدرالية وضريبة FICA (ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية) كل ربع في نموذج 941. كما ستقوم بالإبلاغ عن ضريبة FUTA على النموذج 940 ، الذي يكون مستحقًا بحلول 1 يناير من كل عام.

بالنسبة لضرائب الدخل على مستوى الولاية والمحلية و SUTA الضريبة ، ستحتاج إلى الحصول على التفاصيل من ولايتك. اطلع على منشور IRS 15 للحصول على مزيد من المعلومات حول الإيداع والضرائب.

راجع أيضًا: الضرائب الشخصية مقابل ضرائب الأعمال: ما الفرق؟

الأسئلة والتعليقات والاهتمامات؟

قبل أن تتمكن من توظيف الموظفين ، يمكنك لا تحتاج إلى وضع العمل في عملية إعداد جدول الرواتب. وعندما يكون لديك موظفون ، لا تنسَ حجب الضرائب والإبلاغ عنها وتحويلها. لتبسيط كشوف المرتبات ، يمكنك دائمًا التفكير في الاستثمار في برامج الرواتب التي تناسب احتياجات عملك. بعض أنظمة برامج الرواتب سوف تحجب الضرائب وتودعها وتودعها. كل ما تفعله هو إدخال معلومات الاستقطاع لموظفيك.

إذا كانت لديك أسئلة ، فيمكنك دائمًا الاتصال بوكالة الضرائب المحلية. ﯾﻘدم IRS ﻣوارد ﺣول ﺿراﺋب اﻟﺗوظﯾف أﯾﺿًﺎ:

ﻓﮭم ﺿراﺋب اﻟﻌﻣﺎﻟﺔ

• اﻹﯾداع واﻹﺑﻼغ ﻋن ﺿراﺋب اﻟﺗوظﯾف
• ﺗوارﯾﺦ اﺳﺗﺣﻘﺎق ﺿرﯾﺑﺔ اﻟﺗوظﯾف
• ﻗد ﺗرى أﻧﮫ ﺳﯾﮐون ﻣن اﻟﺻﻌب ﻓﮭم اﻟﻣﺗطﻟﺑﺎت اﻟﻘﺎﻧوﻧﯾﺔ ﻟﺗوظﯾف ﺟدﯾد الموظفين وتشغيل كشوف المرتبات. لكن ، أنت صاحب عمل! لقد مررت عبر العصارة وقررت متابعة شغفك. سيكون إعداد كشوف المرتبات قابلاً للتحكم طالما أن لديك مخططًا واضحًا لما يجب فعله.