5 خطوات بسيطة لتحسين الإدارة |

تم نشر هذا المقال في الأصل على موقع SBA.gov. لقد تم إعادة نشره هنا بإذن.

أخبار سارة: هنا عملية بسيطة ، مع خمس خطوات سهلة ، ستساعد في تحسين عملك. من السهل القيام بذلك ، وإذا كنت لا تقوم بشيء مماثل بالفعل ، فستوفر لك هذه الإضافة البسيطة للعملية تحسينًا جوهريًا للأعمال.

الخطوة 1: تصور قصتك الرئيسية

خذ خطوة للوراء من العمل وتصور قصة الأعمال الرئيسية. تخيل العميل المثالي ، ما الذي يريده من عملك ، وكيف يعثرون عليك ، وكيف تتوافق الصفات الفريدة لنشاطك التجاري مع ما يريده ذلك الشخص المحدد.

لا تجعل هذا الأمر صعبًا ، ولا تتعرق التفاصيل. لا يتعين عليك حتى تدوينها ، على الرغم من أن تدوين بعض النقاط الأساسية يمكن أن يكون قيماً لتذكير نفسك واستراتيجية الآخرين فيما بعد.

اجعلها استراتيجية. تتضمن استراتيجية العمل الحقيقية ثلاثة عناصر مختلطة: الهوية والسوق المستهدفة وعرض الأعمال. هويتك هي فريدة من نوعها عن عملك ، ويجب تحديد السوق المستهدف وعروض الأعمال الخاصة بك بشكل استراتيجي. تركز الإستراتيجية على التركيز ، لذا ركز أيضًا على من ليس في سوقك وما لا تفعله. من ليس في سوقك لا يقل أهمية عن من هو ، وما لا تقوم به هو بنفس أهمية ما تقوم به. على سبيل المثال ، إذا كان مطعمك يدور حول تجربة تناول طعام للذواقة ، على مهل ، فلا تقدم عرضًا لتناول الطعام أو القيادة ، ولا يتناول الأطفال طعامًا مجانيًا.

الخطوة 2: تحديد افتراضاتك الرئيسية

لا تجعل هذا واحد من الصعب ، إما. خذ خطوة إلى الوراء من العمل للحظة ، وفكر في الافتراضات التي تقوم بها طوال الوقت. هل أنت على افتراض اقتصاد سليم ، على سبيل المثال ، أو نمو إقليمي قوي ، أو طقس جيد لزراعة الليمون؟ قائمة هذه الافتراضات الرئيسية. لا تدخل في الكثير من التفاصيل ، حيث ستواجه انخفاض في العوائد. ما تريده هو قائمة جيدة للمساعدة في المراجعة والمراجعة المنتظمة (راجع الخطوة 5 أدناه).

الخطوة 3: قم بتعيين المعالم الخاصة بك ومقاييس الأداء الخاصة بك

النقاط المهمة تتعلق بالتواريخ والمواعيد النهائية ومسؤوليات المهام المحددة. يجب أن تكتبها لنفسك ، وإذا كان لديك فريق ، لأعضاء فريقك. أنت لا تحصل فعلاً على المساءلة في العمل دون أن تكتب وتوافق على ما يفترض حدوثه ، ومتى سيحدث ، ومن المفترض أن يفعل ذلك.

حتى لو كنت تدير عملك الخاص بالكامل من قبل نفسك ، لا تزال بحاجة إلى قائمة المعالم حتى يمكنك تتبع التقدم لاحقًا. تعلمت بالطريقة الصعبة في هذا العمل ، سواء في مجال الاستشارات لشخصي الأول الذي قمت بتشغيله لمدة 14 عامًا ، وبالنسبة إلى نشاط المنتج المكون من 50 شخصًا ، أصبح الأمر كذلك. إذا لم نكتب نوايانا ، فإننا نكذب على أنفسنا فيما بعد فيما كنا نعتقد أننا سنفعله. آمل أن يكون هذا أنا وليس أنت ، لكنني أشك في ذلك.

تضيف مقاييس الأداء العمود الفقري والمساءلة. يدور بعضها حول أداء الأعمال الأساسية ، بما في ذلك المبيعات والتكاليف المباشرة والنفقات. ومع ذلك ، من المهم تجاوز المقاييس الأساسية. على سبيل المثال ، تتبع العملاء المحتملين وزوار الموقع الإلكتروني وحركة المرور والوجبات التي يتم تقديمها والدورات التدريبية والرحلات ومعدلات التحويل والأوامر والعروض التقديمية والمكالمات الواردة والدقائق لكل مكالمة وما إلى ذلك. تساعدك مقاييس الأداء الرئيسية هذه في الحفاظ على نبض نشاطك التجاري.

الخطوة 4: إدارة أموال نشاطك التجاري

الأرباح وحدها لا تضمن النقد. على سبيل المثال ، يمكنك أن تكون مربحًا ، ولكن لديك الكثير من الأموال النقدية المربوطة في حسابات القبض أو المخزونات ، بحيث ينتهي بك الأمر دون مال كافٍ لكسب الراتب أو تغطية النفقات الضرورية. لإدارة النقد ، تحتاج إلى عرض المبيعات ، التكاليف المباشرة ، النفقات ، الإنفاق الزائد (لسداد القروض ، شراء الأصول وما شابه) ، والدخل الإضافي (من الاقتراض ، جلب استثمار جديد ، بيع الأصول ، وما إلى ذلك).

على هذا أيضًا ، لا تحاول التنبؤ بالمستقبل. بدلاً من ذلك ، حاول توضيح كيفية ارتباط المبيعات ، والتكاليف ، والمصروفات ببعضها البعض ، لذلك في وقت لاحق عندما تكون المبيعات مختلفة عن التوقعات ، يكون لديك وقت سهل لتحديد التغييرات ذات الصلة التي تحتاج إلى توقعها. فكر في ما الذي يدفع المبيعات ، مثل التسعير ، مصاريف التسويق ، حركة المرور ، التحويلات ، العملاء المحتملين ، خطوط الأنابيب وما إلى ذلك. ولا تدخل في الكثير من التفاصيل لأنه ، كما هو الحال مع الافتراضات أعلاه ، ستواجه انخفاض في العوائد إذا قمت بذلك. على سبيل المثال ، لا ينبغي أن يقلق أحد المطاعم بشأن عرض المبيعات لكل عنصر قائمة ، بل يجب تلخيصه وتجميعه لتناول العشاء ، ووجبات الغداء ، والمشروبات ، وغيرها. وبالمثل ، لا تحتاج إحدى المكتبات إلى عرض المبيعات حسب العنوان أو المؤلف أو الموضوع ، بل بالأحرى الغلاف الصعب والغطاء الناعم والمجلات وغيرها. إبقاء فئاتك قابلة للإدارة.

الخطوة 5: المراجعة ، المراجعة ، التكرار

حدد يومًا معينًا من الشهر ، مثل كل يوم خميس ثالث ، لمراجعة النتائج ومراجعتها حسب الضرورة. إذا كنت تعمل مع الآخرين ، فتأكد من معرفتهم عن هذا الاجتماع الشهري العادي ، وافتقده فقط لأسباب تجارية جيدة.

ابدأ اجتماع المراجعة الخاص بك مع قائمة الافتراضات الخاصة بك. حدد ما إذا كانت الافتراضات قد تغيرت وكيف ، وماذا يعني ذلك لنشاطك التجاري.

قم بتضمين مراجعة المعالم البارزة للشهر الماضي ، بما في ذلك ما إذا كان قد تم الوصول إلى المعالم المتوقعة أم لا. ثم اطلع على معالم الشهر التالي ، لمراجعة التوقعات ومقارنة المعالم مع الافتراضات الأساسية.

وأخيرًا ، راجع مقاييس الأداء. تتبع وإدارة الفرق بين الأداء الفعلي والتوقعات المحددة.

والآن ، وها ، لديك خطة عمل

لم أستخدم عبارة "خطة العمل" في العنوان أو الفقرة الأولى ، لأنني لم ترغب في تشتيت انتباهك من خرافة وثيقة خطة العمل الرسمية. الكثير من أصحاب الأعمال يقرؤون عبارة "خطة العمل" ويرفضون الفكرة ، معتبرين أن هناك بعض الصعوبات الشائكة التي تذكرنا بورقة تعبيرية ، والتي لا يحتاجونها إلا إذا كانوا يتقدمون للحصول على الائتمان التجاري أو يبحثون عن الاستثمار أو يتعاملون مع قضايا مثل بيع العمل أو إدارة تسوية الطلاق.

خطة العمل الحقيقية ، ومع ذلك ، هي بسيطة مثل هذه الخطوات الخمس. إذا حافظت على خطة العمل هذه حديثة ومحدثة ، فإنها تعمل على تحسين إدارة شركتك. وأخيرًا ، عندما تحتاج إلى خطة رسمية ، يمكنك أن تأخذ خطة العمل الحقيقية هذه وتضعها مع مزيد من الوصف والشروحات للغرباء ، ثم تطبعها كوثيقة رسمية لخطة العمل.