كيفية الاستعانة بمصادر خارجية على نحو فعال عند تشغيل الأعمال التجارية الصغيرة |
استعراض سيارات السرعة العرØ
جدول المحتويات:
العمل الاستعانة بمصادر خارجية له فوائده ؛ وبالتحديد ، قد يستغرق الأمر بعض الضغط من فريقك الداخلي ، ولكن هناك مخاوف واضحة حول السماح لشخص خارجي ، بغض النظر عن مدى أهليته أو خبرته ، بالمساهمة في تشغيل وإخراج عملك.
التعيين المهام إلى الاستعانة بمصادر خارجية
على الرغم من اتخاذك قرار الاستعانة بمصادر خارجية للمهام نتيجة لارتفاع عبء العمل ، فإنه من نافلة القول أن العمل الأكثر أهمية وحيوية يجب أن يبقى بالتأكيد في المنزل. سيكون لديك المزيد من السيطرة والإدخال على ما يتم إنتاجه ، وسيتم تنفيذ هذا العمل من قبل الأفراد الذين لديهم معرفة أكثر تفصيلا عن عملك وكيف يعمل.
عندما يكون الفرد يعمل خارج بيئة العمل ، من الطبيعي أن يكون لديك قدر أقل من التحكم والإدخال على العمل الذي يقومون بإنتاجه والطريقة التي يقومون بها.
إذا كنت توظف شخصًا على أساس مؤقت ، فغالبًا ما يكون الميل إلى تهدئة العملية التي يقوم بها الشخص يتم تقييم المهارات. ومع ذلك ، وبغض النظر عن قصر الفترة الزمنية التي سيعمل فيها الشخص مع شركة ما ، يجب اختبار مهاراته وخبراته بنفس الاهتمام بالتفاصيل كما لو كان موظفاً محتملاً بدوام كامل.
استخدم نفس الإجراء والعقلية التي كنت ستفعلها إذا كنت توظف عضوًا دائمًا في فريق العمل بدوام كامل. حتى إذا كان الفرد سيساهم في عملك لفترة قصيرة نسبيًا ، فعليك طلب مراجع وعينات من أعماله وسجلًا تفصيليًا لخبرته وتاريخ عمله حتى الآن. أنت تدفع مقابل خدماتهم بعد كل شيء ، لذا يجب أن تتأكد من أنهم قادرون على تقديم عمل عالي الجودة يساهم في عملك.
Steve Mezak هو الرئيس التنفيذي لشركة Accelerance ، وهي شركة مقرها ولاية كاليفورنيا متخصصة في مساعدة الشركات الصغيرة والشركات على الاستعانة بمصادر خارجية في العمل. في حديثه مع www.businessweek.com ، قال السيد ميزاك: "إن التعاقد مع بائع خارجي هو بمثابة توظيف الموظفين […] فكر في الفريق الخارجي الخاص بك ، وهو فريق توظفه بعناية وتديره بمرور الوقت للحصول على نتائج ممتازة." حول من تستأجره سوف يضمن أن الأموال المستخدمة في الاستعانة بمصادر خارجية في العمل لن تضيع ، وأن العمل لن يتم تحسينه أو إعادة بنائه من قبل الموظفين الدائمين الذين يشغلون مع استكمال مسؤولياتهم الخاصة. في مثل هذه الحالة ، يمكن أن يؤدي الاستعانة بمصادر خارجية إلى زيادة عبء العمل بشكل أساسي.
لتجنب الحاجة إلى تعديل العمل وتحسينه ، كن محددًا فيما يتعلق بالمهام التي تقوم بتعيينها لموظف خارجي. إن مجرد حقيقة أنهم لا يعملون في بيئة العمل تزيل الفرصة لمناقشة الأفكار والمتطلبات والعمل الذي يتم إنتاجه. إنشاء ملخص مفصل عما هو متوقع سيوفر الوقت والمال ، وسيضمن تحقيق أفضل النتائج في إطار زمني فعال.
اتخاذ إجراءات لضمان التعهيد الفعال
تخصيص موظف خارجي عنوان بريد إلكتروني للشركة وهو أمر ضروري للحفاظ على الاتصال ، وتحديد التوقعات والواجبات ، بالإضافة إلى كونه طريقة دقيقة لتسجيل الشخص المسؤول عن المهام بالضبط - وهذا سيكون مفيدًا بشكل خاص إذا كان هناك أي نزاع أو ارتباك فيما يتعلق بما كان متوقعًا من موظف خارجي.
عندما يعمل شخص ما لنشاطك التجاري ، سيحتاج إلى الوصول إلى المواد والمعلومات ذات الصلة لإنجاز المهمة. ويشمل ذلك الوصول إلى نظام تكنولوجيا المعلومات الخاص بشركتك واستخدامه. إذا قمت بإجراء فحوصات الخلفية الضرورية والمراجع التي تم الحصول عليها ، يجب أن تكون في وضع يمكنها من الوثوق بأحد الأفراد لتزويدهم بالوصول إلى هذه المعلومات.
ومع ذلك ، مع نمو القوى العاملة ، بما في ذلك الموظفين الخارجيين ، لم تعد الثقة خط دفاع مناسب فيما يتعلق بأمور مثل أمن تكنولوجيا المعلومات. على الرغم من أنه من الضروري ، بل والحيوي ، أن يتمكن الموظفون من الوصول إلى المواد ذات الصلة ، إلا أن ضمان وجود قيود كافية سوف يزيل أي تهديد يمكن أن تستخدمه المواد السرية ، بما في ذلك المعلومات المتعلقة بقاعدة عملائك ، بشكل غير لائق. يُعد تطبيق الأمان الفعال لتكنولوجيا المعلومات ، والمتاح من قبل شركات مثل شركة TSG التي تتخذ من المملكة المتحدة مقراً لها ، طريقة فعالة لتطبيق السياسات الأمنية. يسمح لك بتقييد الوصول إلى مواد محددة ، دون إعاقة إنتاج موظف ، دائم أو مؤقت.
في حين أنه من الأهمية بمكان تحديد ما هو متوقع من الفرد عند الاستعانة بمصادر خارجية ، من المهم أيضًا بنفس القدر جعل قضايا الدفع واضحة لموظف خارجي. مع نمو أعمالك وتصبح الاستعانة بمصادر خارجية ضرورة متكررة للتعامل مع الطلب ، فإن وجود عقد قياسي يحدد الدفع وظروف العمل هو طريقة فعالة للتحكم في هذا الجانب من الاستعانة بمصادر خارجية.
ومع ذلك ، عندما تقوم بالاستعانة بمصادر خارجية على أساس صغير النطاق ، وتحديد التوقعات والتفاصيل المتعلقة بالدفع التي يتفق عليها الطرفان ، أكثر من كافية. مثل جميع الاتصالات بين الأعمال التجارية والموظفين الخارجيين ، ينبغي تسجيل هذا في شكل رسائل البريد الإلكتروني ، بحيث يمكن حل أي نزاعات بسرعة.
المقصود الاستعانة بمصادر خارجية لتوفير الوقت والجهد ، والمساهمة في نجاح ونمو اعمال. ومع ذلك ، فإن أخذ الوقت والاهتمام عند اختيار الموظفين الذين سيكونون مسؤولين عن المهام المفوضة الخاصة بك وتنفيذ التدابير اللازمة لإزالة المشاكل المحتملة ، سيضمن أن الاستعانة بمصادر خارجية هو عون ، وليس عائقًا ، لتحقيق عملك.
