كيفية تنسيق خطة العمل

ليس هناك طريقة واحدة صحيحة لتنظيم خطتك ، ولكنك تحتاج إلى التأكد من فهو محترف ، يتضمن المعلومات التي يرغب جمهورك برؤيتها ، ويتم تنسيقه بشكل صحيح. إذا كنت تستخدم خطة عملك لجمع الأموال ، فستحتاج خطتك إلى التأثير. إذا كنت تستخدم خطتك فقط للاستخدام الداخلي ، فربما يمكنك التركيز أقل على العرض التقديمي النهائي.

في كلتا الحالتين ، من المهم الحصول على التنسيق المناسب لخطة عملك. إليك أهم ثمانية نصائح للتأكد من أن خطة عملك تحقق ما تحتاج إليه.

1. ابدأ دائمًا بملخص تنفيذي

يقدم الملخص التنفيذي عملك إلى القارئ. إذا لم تقم بتلخيص الملخص التنفيذي ، فلا أحد سيقرأ أي شيء آخر.

يجب أن يتضمن كل ملخص تنفيذي نظرة عامة موجزة للغاية على ما يلي:

المشكلة التي يتعامل بها عملك مع

• الحل الخاص بك المشكلة (أي منتجك أو خدمتك)
• السوق المستهدف
• لماذا يكون التوقيت مناسبًا لنشاطك التجاري
• أبرز الإنذارات المالية
• إذا كنت تجمع الأموال أو تقدم خطتك إلى جهات خارجية ، ستحتاج أيضًا إلى تغطية:

الفريق وراء النشاط

• كم من الأموال التي ترغب في زيادتها
• من الناحية المثالية ، يجب أن يتناسب الملخص التنفيذي في صفحة واحدة أو صفحتين. حافظ على الأشياء قصيرة وموجزة ؛ لا يمتلك قراؤك الكثير من الوقت ويريدون الحصول على نظرة عامة سريعة على عملك ، حتى يتمكنوا من تقرير ما إذا كانوا يرغبون في قراءة المزيد أم لا.

يجب أن يكون ملخصك التنفيذي أيضًا قادرًا على الوقوف وحدك دون باقي خطتك. تتمثل الإستراتيجية المشتركة في إرسال ملخصك التنفيذي للمستثمرين ثم إرسال الخطة الكاملة عند طلب المزيد من التفاصيل.

تذكر أن الأشخاص الذين يقرأون ملخصك التنفيذي لا يعرفون أي شيء عن عملك قبل أن يبدؤوا في القراءة. تحتاج إلى شرح الأشياء ببساطة حتى يتمكن أي شخص من فهم فرصتك.

لدينا دليل أكثر تفصيلاً حول كتابة ملخص تنفيذي إذا كنت ترغب في الحصول على نصائح إضافية حول هذا الجزء الهام من خطة عملك.

انظر أيضا: كيف اكتب ملخصًا تنفيذيًا

2. انتهى بالوثائق الداعمة

يجب أن تبدأ جميع خطط العمل بملخص تنفيذي وتنتهي بوثائقك الداعمة - ملحق لأرقام رئيسية وتفاصيل أخرى تدعم خطتك.

كحد أدنى ، يجب أن يتضمن الملحق الخاص بك توقعاتك المالية والميزانيات. عادة ، يجب أن تقوم بتضمين بيان الربح والخسارة ، والتنبؤ بالتدفق النقدي ، والميزانية العمومية.

يمكنك أيضًا استخدام الملحق الخاص بك لتضمين رسومات بيانية للمنتج أو نتائج بحث مفصلة ، اعتمادًا على نشاطك التجاري وصناعتك.

يجب الحرص على عدم الالزام التذييل الخاص بك مع معلومات إضافية لا نهاية لها - يجب أن يكون ثلاثة إلى ست صفحات الكثير. يمكن للمستثمرين وغيرهم من قراء خطتك دائمًا طلب المزيد من التفاصيل إذا كانوا يريدون ذلك.

3. اجعله قصيرًا

لنواجه الأمر: لا أحد لديه وقت لقراءة خطة أعمال من 40 صفحة.

إذا كنت قد سمّرت ملخصك التنفيذي وأقنعت أحد الأشخاص بقراءة المزيد من خطتك ، فستحتاج إلى متابعة مع 8 إلى 12 صفحة إضافية ، على الأكثر.

بدلاً من محاولة حشر كل شيء في استخدام الخطوط الصغيرة والهوامش الصغيرة ، ركز على تقليص الكتابة. استخدم لغة مباشرة وبسيطة تصل إلى النقطة الصحيحة. حاول ألا تكرر الأشياء ، وأن تغفل الكلمات التي لا داعي لها. الفقرات القصيرة والنقاط هي دائمًا خيار جيد أيضًا.

تذكر أن هدفك هو إيصال أفكار أعمالك ، وليس لكتابة "الحرب والسلام" التالية. اشرح لنا عملك كما لو كنت تتحدث إلى صديق. من المرجح أن المستثمرون الذين يقرأون خطتك سوف يقرؤونها ، لذا فإن جعلها قصيرة ومقروءة قدر الإمكان سيزيد من احتمال أن يكون لديهم فهم قوي لنشاطك التجاري.

راجع أيضًا: كيفية كتابة خطة عمل ذات صفحة واحدة

4. استخدام المرئيات

كما يقول المثل القديم ، "الصورة تساوي ألف كلمة". وينطبق ذلك بشكل خاص عند تنسيق خطة العمل الخاصة بك.

لأن القراء على الأرجح سيقتطعون خطة عملك ولا يقرؤون كل كلمة ، سيساعد المرئيات في توصيل تلك المعلومات الإضافية. استخدم الرسوم البيانية والرسوم البيانية لشرح توقعاتك. أضف صورًا لمنتجك. سيتمكن القراء دائمًا من فهم شركتك والفرصة بشكل أفضل إذا "عرضت" بدلاً من مجرد "إخبار".

هذه ليست مجرد نصيحة خاملة: إنها حقيقة مؤكدة أن المرئيات أكثر فاعلية في نقل المعلومات من النص.

ومع ذلك ، لا تسرف. لا تزال ترغب في إبقاء طول خطتك معقولًا ، ويمكن أن تستهلك الصور الكثير من المساحة الفعلية في مستند خطة العمل. ولكن ، إذا استخدمت بشكل صحيح ، يمكن أن تقطع شوطا طويلا نحو إيصال ما يدور حوله عملك وكيف ستنمو المبيعات والأرباح.

5. اكتب للجمهور الصحيح

لا يمكنني احتساب عدد المرات التي حصلت فيها على خطة عمل لجهاز طبي جديد أو عقار اختراق ، ولم أتمكن ببساطة من فهم التفاصيل. الشيء هو ، أنا لست طبيبة أو عالم ، وليس لدي خلفية للتعمق في الفروق الدقيقة لإجراء جراحي ، أو التفاصيل الدقيقة لكيفية عمل الدواء الجديد.

القصة مألوفة لأي شخص يقرأ الكثير من خطط العمل. مفتاح حل هذه المشكلة للقارئ الخاص بك هو أن تفهم من سيقرأ خطتك وتكتب لهذا الجمهور.

إذا كنت تعلم أنك ستقدم خطتك للقراء الذين لديهم فهم متعمق من صناعتك ، بالطبع من المنطقي تقديم التفاصيل الفنية التي سيفهمها جمهورك. ومع ذلك ، إذا كان جمهورك مزيجًا من أشخاص من مختلف الصناعات والخلفيات ، فعليك تقديم أفكار أعمالك بطريقة واضحة للجميع.

هذا لا يعني أنك بحاجة إلى "التهام" أفكارك. تحتاج فقط إلى حفظ بعض التفاصيل الدقيقة لتذييلك ، أو مستند ثانٍ يشرح بالتفصيل كيفية عمل منتجك.

بعد كل شيء ، إذا كان القراء لا يفهمون خطة عملك ، فلن يكون ذلك من المحتمل أن يطلبوا منك الحضور للاجتماع ، أو التفكير في الاستثمار في عملك.

6. لا تنفق الكثير من الوقت على كيفية ظهور الخطة

فأنت تريد أن تكون خطتك احترافية ، ولكنها بالفعل الأفكار المهمة. خطة الأعمال الجميلة التي تتحدث عن فكرة مشروع غير مدروسة مع توقعات مالية غير مكتملة لن تفوز أبدًا بالخطة التي يتم تنسيقها بشكل ضعيف ، ولكنها تناقش فكرة عمل رائعة ومشرحة بشكل واضح.

قضاء ساعات أو أيام في صنع جميلة الخطة لن تجعل أفكار عملك أفضل. بدلاً من ذلك ، ركّز على تلميع الكلمات التي تستخدمها في خطتك. اقتطاع محتوى إضافي لا تحتاجه ، وتأكد من تقديم أفكارك بوضوح.

إذا كنت ترغب في الحصول على بعض المساعدة الإضافية للتأكد من تنسيق خطة عملك بشكل صحيح ، قد ترغب في التحقق من قالب خطة العمل المتاح من خلال برنامجنا ، LivePlan.

7. احتفظ بالتنسيق البسيط الخاص بك

للتنسيق العام ، استخدم مسافات مفردة مع مسافة إضافية بين الفقرات. إذا كنت تطبع خطتك ، فاستخدم خطًا لطيفًا مثل Garamond أو Baskerville. إذا كان سيتم في الغالب قراءة خطتك على شاشة الكمبيوتر ، فانتقل بخط sans serif مثل Verdana أو Arial.

لماذا تختار خطوطًا مختلفة على الشاشة مقابل الشاشة؟ حسنًا ، يُظهر البحث أن القراء يتمتعون بفهم أعلى بكثير عندما يقرؤون وثيقة بخط خطي على الورق ، في حين أن لديهم قراءة أفضل للفهم باستخدام خط sans serif على الشاشة.

لا تشدد كثيرًا على هذا ، على أية حال. اختر أيًا من الخطوط الأربعة المذكورة أعلاه ، ثم انتقل للأمام.

بالنسبة لحجم الخط ، يكون عادةً من 10 إلى 12 نقطة مثالية وقابلة للقراءة من قبل معظم الأشخاص. إذا كنت بحاجة إلى تقليل حجم الخط لجعل خطتك أقصر ، فيجب أن تقوم بقص المحتوى ، وليس ضبط حجم الخط. وينطبق نفس القاعدة على الهوامش: استخدم هوامش بوصة واحدة نموذجية لجعل الخطة قابلة للقراءة.

صفحات الغلاف هي دائمًا فكرة جيدة أيضًا. استخدم صفحة الغلاف لعرض شعارك أو سطر العلامة أو اقتراح القيمة الخاصة بك. لا تنس تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك ؛ بعد كل شيء ، تريد ردود فعل ومتابعة خطتك.

وأخيرًا ، تأكد من أن مستند الخطة يتدفق جيدًا وليس به أي "أرامل" أو "يتيم" عندما تطبع. "الأرملة" هي عندما يظهر السطر الأخير من الفقرة بمفردها في أعلى الصفحة ، و "اليتيم" هو كلمة واحدة يتم تركها في أسفل فقرة.

8. الحصول على زوج ثاني من العيون

آخر نصيحة لدي عندي لتنسيق خطة عملك هو الحصول على زوج ثان من العيون. عندما تكون الشخص الوحيد الذي يعمل على خطتك ، يمكنك أن تتعمى عن بعض الأخطاء التي ربما تكون قد ارتكبتها.

قم بتجنيد صديق أو أحد أفراد العائلة ، أو حتى استعن بمهني في تحرير النسخ لقراءة خطتك وخطتك. أعطه ذلك الجزء الأخير من التلميع.

لا يوجد شيء أسوأ من الخطة مع الأخطاء النحوية أو الإملائية. سيقطع زوج ثان من العيون شوطًا طويلاً نحو اصطياد غالبية هذه المشاكل المحتملة.