أصحاب الأعمال الصغيرة ، ابدأ تتبع مقاييسك المالية |

يستند محتوى هذه المقالة إلى مقابلة أجريت في أكتوبر 2014 مع سابرينا بارسونز ، الرئيس التنفيذي لشركة بالو ألتو للبرمجيات.

بالنسبة لكثير من أصحاب الأعمال الصغيرة - خاصةً أولئك الذين تحولوا شغف أو هواية في مقاييس وأرقام تتبع الأعمال هو عمل رتيب.

إذا لم تكن محاسبًا ولا تمتلك خلفية في العمل أو صلة طبيعية بالأرقام ، فقد تجد نفسك "تفعل العمل "على الطاير ، وربما تجاهل هذه" الأرقام الرهيبة "حتى يحين وقت تقديم الضرائب.

في حين أن هذا قد يكون أفضل نهج لإيصالك وتشغيلك بسرعة ، فهو أيضًا نهج ، على المدى الطويل يمكن أن يكون ضارًا لنمو عملك التجاري وحتى قدرته على البقاء .

وفقًا لدراسة أجرتها جمعية الأعمال الصغيرة ، فإن 28٪ من الشركات تفشل بسبب مشاكل في الهيكل المالي للشركة ، بما في ذلك الحفاظ على السجلات المحاسبية الضعيفة.

إذا كنت لا ترقى إلى المستوى المطلوب سجلات الشركة البريطانية للأموال التي تتدفق داخل وخارج أعمالك التجارية ، قد تكون في ورطة.

صورة واضحة لكيفية أداء عملك وما يجب عليك تتبعه يوميًا لن يساعدك فقط على النوم أفضل في الليل ، ولكن سوف تساعدك على اتخاذ نهج استباقي بدلا من رد الفعل لإدارة عملك ، مما يعني في نهاية المطاف لديك المزيد من الوقت لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها قبل أن تسوء الأمور ، وبالطبع ، مزيد من الوقت للتخطيط للنجاح.

بداية بسيطة النقطة

المقاييس المالية الأكثر بساطة هي الأكثر أهمية لتتبعها.

توصي سابرينا بارسونز ، الرئيسة التنفيذية لشركة بالو ألتو ، قبل أي شيء آخر ، بالارتياح مع مقاييسك المالية الرئيسية. سيتضمن ذلك أشياء مثل مقاييس التدفق النقدي ومقاييس البيانات المالية المختلفة.

بعض الأسئلة التي قد تتعرض لها عادة:

• كم من المال تقوم به في يوم واحد؟ أسبوع؟ A month؟
• هل هناك أيام من الأسبوع تحقق فيها المزيد؟
• هل يمكنك معرفة نقطة التعادل حتى يمكنك أن تعطي لنفسك هدفًا لتحقيق أرباح يومية؟

  الفكرة هنا في النهاية هي أن تصبح كذلك. إذا كنت على دراية بالأرقام ، في ذلك اليوم بعد يوم أو أسبوعًا في الأسبوع ، فستكون قادرًا على قول "أوه ، أريد أن أجني 1000 دولارًا إضافيًا هذا الأسبوع. ماذا افعل؟ هل هناك على أي حال يمكن أن أجعل العملاء يدفعون فواتيرهم بشكل أسرع؟

لماذا الإدارة عن طريق المقاييس؟

السبب ، في Palo Alto Software ، نضع الكثير من التركيز على تتبع أرقام الأعمال ،

هو أنه يجعل عملية اتخاذ القرار أسهل كثيرًا. من المفترض أن تساعدك هذه البيانات في معرفة أشياء مثل مقدار الأرباح التي تحتاج إلى تحقيقها في اليوم ، وموعد الاحتفاظ بمبيعاتك ، وما إذا كنت تريد تنفيذ رسوم تأخير للعملاء أم لا الذين يستغرقون وقتا طويلا لتسديد الفواتير.

على الأقل ، يجب على كل صاحب عمل التعامل الجيد مع مقاييسه المالية الأساسية ، بما في ذلك التدفق النقدي ، وكسر نقطة التعادل ، والنقدية في متناول اليد ، وكذلك المقاييس الأساسية الأخرى مثل أيام للحصول على دفعات ، والنفقات ، وهلم جرا.

هذه هي بعض من المقاييس المالية التي قد ترغب في البدء في التعرف على نفسك:

لقطة شاشة لجزء من لوحة المعلومات - لوحة القيادة لإدارة الأعمال المدرجة في LivePlan.

ومع ذلك ، تحذر سابرينا الشركات من أن الفكرة لا تتعقب كل شيء:

أنت لا تريد تحليلات الشلل أو أن تذهب متري مجنون. يجب أن تضع في اعتبارك أنه لا يمكنك إدارة مائة مقياس مختلف. لذا ، يجب أن تراقب أعين الأشخاص الأكثر أهمية - بمجرد أن تصبح أكثر تعقيدًا ، انتقل إلى مقاييس إضافية مثل مقاييس التسويق عبر البريد الإلكتروني: نسبة النقر إلى الظهور ، ومعدل الفتح ، وإلغاء الاشتراك ، وما إلى ذلك.

ثم يمكنك الانتقال إلى الأشياء التي تساعدك على فهم ما يفعله عملاؤك: المقاييس المحيطة بالعملاء الجدد والزبائن الجدد ، والمقاييس المحيطة بما يكلفك من الحصول على عميل أو خدمة عميل حالي ، والمقاييس المحيطة ببيانات سلة التسوق الخاصة بك. "

ابدأ فقط في تجاوز مؤشرات الأداء الرئيسية المالية (Key Key Indicators) عندما تشعر بالراحة.

تقترح سابرينا تتبع ومعالجة هذه المقاييس المالية لمدة ثلاثة إلى ستة أشهر قبل إضافة مؤشرات أخرى. وعندما تضيف مقاييس إضافية ، كن حذرًا للغاية بشأن اختيار عدد قليل فقط في كل مرة. ابدأ بالأشياء التي يمكن أن تحقق أكبر قيمة للنشاط التجاري.

تتبع الأشياء التي ستسمح لك باتخاذ إجراء

جزء من السبب وراء عدم تتبع العديد من مالكي الأنشطة التجارية لمقاييسهم ، هو أنهم لا يفعلون ذلك. لا أفهم كيف ستساعدهم هذه الأرقام.

وهذا هو السبب في أننا نوصي بالبدء بمقاييس المالية الأساسية. سيساعدك ذلك على فهم كيفية اتخاذ إجراء استنادًا إلى الأرقام التي تخبرك بها.

على سبيل المثال ، إذا أرسلت الفواتير ، فستتمكن من معرفة الأيام الحقيقية للحصول على الدفعات ، ثم مقارنة تلك بالمعايير الصناعية ، يجب أن تعطيك فكرة عما إذا كنت على المسار الصحيح أم لا. وإذا لم تكن كذلك ، فيمكنك أيضًا اتخاذ إجراء استنادًا إلى هذه المعلومات. ربما يمكنك البدء في الاتصال وطلب أن يقوم العملاء بإجراء عملية دفع ، أو يمكنك تنفيذ دفع رسوم تأخير.

إلى حد كبير ، يمكن لأي شخص اتخاذ إجراء على مقاييس مثل التدفق النقدي أو نقطة التعادل.

إذا لم تفهم شيئًا بسيطًا كالتدفق النقدي ، قد تكون في عالم من الأذى.

تقول سابرينا ، "60٪ من الشركات الصغيرة التي تفشل كانت مربحة بالفعل. لقد نفد المال ببساطة. لم يستطيعوا دفع فواتيرهم. وبصورة متسلسلة ، تسع مرات من أصل 10 ، عندما تغلق الشركة أبوابها ، نفدت أموالها. إذا كان لديهم نقود ، لكانوا قد غيروا شيئًا ما. "

تعاني شركات الخدمات من هذه المشكلة لأنهم لا يأخذون المال على الفور. بدلاً من ذلك ، فهم يوجهون الفواتير وينتظرون الدفع.

فهم كيف يؤثر هذا التأخير عليك هو المفتاح. إذا لم تفعل ذلك ، فقد يؤدي ذلك إلى إفساد عملك ، خاصة إذا كان عليك أن تدفع للعمال دون ' لديك أي مبالغ نقدية في متناول اليد. إبقاء عينك على مقياس التدفق النقدي (الحسابات المستحقة الدفع) سيمنحك رقمًا يمكنك فهمه ثم المقارنة مع شركات أخرى في مجال عملك لترى المكان الذي تقف فيه.

كيف بسهولة تتبع المقاييس المالية الرئيسية الخاصة بك:

1. استخدام أحد الحلول المحاسبية

إذا لم تكن تستخدم حاليًا أحد الحلول المحاسبية ، فهذا يعد مكانًا جيدًا للبدء ، وذلك فقط للتأكد من أنك في أعلى البيانات التي ستحتاجها لتقديم ضرائب.

كثير من الناس إما لا يتتبعون أرقامهم أو يعتمدون على Word أو Excel للقيام بذلك ، وهذا يعني أنه في كل مرة يريدون أن يروا ما يحدث في أعمالهم ، يجب عليهم تشغيل تقرير يدوي أو قضاء الوقت في إنشاء رسم بياني جديد أو مخطط بياني.

هذا هو المكان الذي يسهّل فيه الحل المحاسبي الأمور. وبالطبع إذا كان هناك شيء أسهل ، فمن المرجح أن تبقى على رأسه.

إذا كنت نشاطًا تجاريًا في مجال الخدمات وكنت تعمل على إعداد فواتير العملاء ، يمكنك تجربة شيء مثل Freshbooks. وإلا ، إذا كنت تدير عملًا أكثر تعقيدًا ، فإن Xero أو Quickbooks Online هي أماكن جيدة للبدء.

2. استخدم لوحة معلومات إدارة الأعمال التجارية

بمجرد أن تكون معتادًا على تتبع الأرقام المالية الرئيسية لنشاطك التجاري (أو حتى لتتمكن من القيام بذلك عادة) ، يمكنك الانتقال إلى استخدام LivePlan - مثل الأداة - جعل تتبع تلك البيانات المالية أكثر سهولة

الاختلاف الرئيسي بين برنامج المحاسبة و LivePlan هو أن هذا الأخير يوفر لك نظرة عامة واسعة وفورية عن كيفية سير الأمور.

في أحد الحلول المحاسبية ، يجب تشغيل كل تقرير بشكل منفصل ويمكن فقط مقارنة بين فترتين. على سبيل المثال ، من يوليو إلى سبتمبر مقابل البيانات المتوقعة ، أو من يوليو إلى سبتمبر مقارنة بالسنة السابقة.

وفي برامج المحاسبة ، غالبًا ما تحصل على مقارنة "الأرقام" أو البيانات المجدولة. إذا كنت تريد رسمًا بيانيًا ، فيجب عليك تصديره إلى excel.

وبالمقارنة ، يحتوي LivePlan على لوحة تحكم تعرض على الفور 14 تقريراً وتتيح لك أيضًا الانتقال إلى أي رقم وعرض تقرير يمكن أن يقارن بين عدة فترات من الزمن. على سبيل المثال ، الأرباح الحالية مقارنة بأرباح السنة السابقة مقارنة بالأرباح المتوقعة - كلها في جدول واحد.

التقاط شاشة لتوزيع الأرباح كما هو موضح في لوحة بيانات LivePlan.

أكثر من ذلك ، يمكن تحويل هذه التقارير إلى صور ، لذلك ، إذا لم تكن "شخص أرقام" ، أو إذا كنت ترغب في رؤية صور اتجاهات الأعمال ، يمكنك مراجعة التقرير كرسومات بيانية أو كمخطط.

Sabrina Parsons: "هناك الكثير من الناس يخافون من الأرقام ، لذا فإن هذه المرئيات مهمة."

بالإضافة إلى السماح لك فقط بالمقارنة بين بضع فترات ، جزء من المشكلة مع استخدام برنامج محاسبة فقط هو أنه يجب عليك معرفة ما هو مهم.

باستخدام برنامج مثل LivePlan ، لن تضطر إلى اختيار مقياس معين. يعرض تلقائيًا جميع الأرقام التي تحتاج إلى رؤيتها على لوحة التحكم لديك حتى يمكنك الحصول على نظرة عامة سريعة حول كيفية أداء نشاطك التجاري. إذا كنت تريد الدخول إلى مزيد من التفاصيل ، فيمكنك النقر على أي من المخططات. ولمزيد من التفاصيل ، إذا قمت بتوصيل LivePlan ببرنامجك المحاسبي ، فيمكنك الانتقال إلى ذلك للعثور على الأرقام التي توضح سبب ارتفاع العائد أو انخفاضه.

النقطة هنا ليست لبيعك على أي شيء ، ولكن لجعلك ترى أنه إذا قمت بتتبع مقاييسك المالية الرئيسية بقدر الإمكان ، فستتمكن من اتخاذ قرارات سريعة ومستنيرة ، واتخاذ نهج استباقي لإدارة أعمالك.

رسالة سابرينا الجاهزة إلى جميع مالكي الأنشطة التجارية:

"كلما زاد عدد عمليات التتبع ، زادت نسبة تتبعك. كلما رأيت البيانات وأدرك مدى فائدتها عندما يحين وقت اتخاذ القرارات ، سيكون من الأسهل اتخاذ القرارات في الواقع. البداية هي الجزء الصعب. " المصادر الأخرى التي قد تجدها مفيدة تتضمن:

5 مقاييس تحتاج إلى تتبعها لنشاطك التجاري لتنجح

• أهم 6 مقاييس ويب لتتبع موقع الويب الخاص بك
• أفضل 10 أدوات لتتبع مقاييس الويب الخاصة بك
• ما هي المقاييس التي تتبعها؟

كل نشاط تجاري مختلف وعلى هذا النحو ، سيجد من الضروري تتبع أرقام مختلفة.

هل تتفق مع بدءا من المقاييس المالية الأساسية؟ ما المقاييس التي تعتقد أنها ضرورية لمراقبة؟

هل تراجعت المقاييس التي تتبعها بمرور الوقت؟