جعلها تعمل من أجل التخطيط الخاص بك

لذلك رأينا بعض الأمثلة البسيطة ، في بيانات مالية نموذجية ، عن كيف يمكن أن تسير الأمور بشكل مختلف عن المخطط لها. الإدارة الحقيقية هنا ليست مجرد حسابات ، بل إدارة الاختلافات.

يجب أن تنظر إلى ما وراء الأرقام ، والتحدث إلى الناس ، وإحضار هذه الأمور في الاجتماعات حتى تبقى الخطة على قيد الحياة كتخطيط ، ويصبح الإدارة. لا يكون ذلك واضحًا دائمًا.

العديد من الأنشطة التجارية ، وخاصة الصغيرة منها ، تتجاهل أو تنسى النصف الآخر من الميزانية. يتم في كثير من الأحيان اقتراح الميزانيات ومناقشتها وقبولها ونسيانها. تحليل التباين يعقب حقيقة ما تسبب في وجود فرق بين الخطة والأرقام الفعلية. الإدارة الجيدة تنظر إلى ما يعنيه هذا الاختلاف بالنسبة إلى العمل.

يتراوح تحليل التباين من بسيط ومباشر إلى متطور ومعقد. تقوم بعض أنظمة محاسبة التكاليف بفصل الفروق إلى أنواع وفئات عديدة. في بعض الأحيان يمكن تقسيم نتيجة واحدة إلى العديد من التباينات المختلفة ، سواء كانت إيجابية أو سلبية.

تقوم الأنظمة الأكثر تعقيدًا بمعالجة عوامل الوحدة والسعر على المواد وساعات العمل وتكلفة الساعة للعمالة المباشرة والتكاليف الثابتة والمتغيرة الفروق. على الرغم من صعوبة هذا التحليل ، إلا أنه يمكن أن يكون ثمينًا في مجال الأعمال المعقدة.

البحث عن المواصفات. تحدث إلى الناس

يوضح هذا العرض الخاص بالاختلافات مدى أهمية التحليل الجيد. من الناحية النظرية ، فإن الفروق الإيجابية هي أخبار جيدة لأنها تعني أن الإنفاق كان أقل من الميزانية. يعني التباين السلبي أن الإنفاق كان أكثر من الميزانية. مع استمرار مثالنا ، فإن التباين الإيجابي في الإعلانات في كانون الثاني / يناير 5000 دولار يعني إنفاق 5000 دولار أقل مما هو مخطط له ، والتفاوت الإيجابي البالغ 7 آلاف دولار في الأدبيات (أي الضمانات ، مثل الكتيبات ، كتيبات المبيعات والمجلدات) في شباط / فبراير يعني تم إنفاق 7000 دولار أقل من المخطط. يظهر التباين السلبي للإعلان في فبراير ومارس والتفاوت السلبي للأدبيات في شهر مارس أنه تم إنفاق أكثر مما كان مخططًا لهذين البندين.

يأخذ تقييم هذه الفروق بعين الاعتبار. الفروق الإيجابية ليست دائما أخبار جيدة. على سبيل المثال:

الفرق الإيجابي البالغ 5000 دولار في الإعلانات يعني أنه لم يتم إنفاق المال ، ولكنه يعني أيضًا أن الإعلان لم يتم وضعه. كانت مبيعات الأنظمة أقل بكثير من التوقعات لنفس الفترة - فهل يمكن أن تكون الإعلانات التي فاتتها في يناير سببًا محتملاً؟

• بالنسبة للأدب ، قد يكون مبلغ 7000 دولار في فبراير دليلاً على عدم وجود مهلة للآداب لم يكتمل حتى مارس. إذا كان الأمر كذلك ، فعلى الأقل يبدو أن التكاليف عند الاكتمال كانت 6،401 دولار ، أقل قليلاً من المبلغ المخطط له وهو 7،000 دولار.
• من بين الفروق الفردية الأكبر لبند المصروفات في شهر واحد كما هو موضح في الرسم التوضيحي ، كان الفرق إيجابيًا بقيمة 7000 دولار أمريكي لمصاريف الأدبيات الجديدة في فبراير. هل هذه أخبار جيدة أم أخبارة سيئة؟ ﯾﻧﺑﻐﻲ أن ﯾﺣﻔز ﮐل ﺗﺑﺎﯾن اﻷﺳﺋﻟﺔ.

ﻟﻣﺎذا ﺗﮐﻟف ﻣﺷروع واﺣد أﮐﺛر أو أﻗل ﻣﻣﺎ ﮐﺎن ﻣﺧطط ﻟﮫ؟

• ھل ﺗم ﺗﺣﻘﯾق اﻷھداف؟
• ھل اﻟﺗﺑﺎﯾن اﻹﯾﺟﺎﺑﻲ ﯾﻌﮐس ﺣﻔظ اﻟﺗﮐﺎﻟﯾف أو ﻓﺷل اﻟﺗﻧﻔﯾذ؟
• ھل ﺳﻟﺑت يعكس التباين تغييرًا في الخطط أو فشل الإدارة أو ميزانية غير واقعية؟
• يمكن لجدول التباين أن يزود الإدارة بمعلومات مهمة. بدون هذه البيانات ، قد لا يتم طرح بعض هذه الأسئلة الهامة.

المزيد عن التباين

قد يكون تحليل التباين في المبيعات معقدًا للغاية. يمكن أن يكون هناك اختلافات كبيرة بين المبيعات المتوقعة والفعلية بسبب أحجام الوحدات المختلفة ، أو بسبب متوسط ​​الأسعار المختلفة. في مثال التباين في المبيعات في هذا الفصل ، يوضح تباين الوحدات أن مبيعات الأنظمة كانت مخيبة للآمال. ومع ذلك ، في اختلاف النفقات ، يمكننا أن نرى أن تكاليف الإعلان والبريد كانت دون الخطة. هل يمكن أن يكون هناك ارتباط بين المصروفات المحفوظة في البريد ، والمبيعات الأقل من المخطط؟ نعم ، بالطبع يمكن أن يكون هناك.

كانت تكلفة البريد أقل بكثير من المخطط ، ولكن نتيجة لذلك لم تكن المبيعات المخطط لها. وبالتالي ، فإن تباين النفقات الإيجابية ليس جيدًا بالنسبة للشركة. كانت مصاريف المبيعات والتسويق أعلى من الخطة في مارس ، مما تسبب في حدوث تباين سلبي آخر.

جدول التباين في توقعات المبيعات ، المعروض في وقت سابق ، والذي يقارن تباين الوحدات وتفاوت المبيعات ، لا يؤدي إلى أية مفاجآت. كما حققت مبيعات الوحدة الأقل من المتوقع أيضًا قيم مبيعات أقل من المتوقع. قارن ذلك مع الخدمة ، التي حققت فيها الوحدات الأقل مبيعات أعلى (مما يشير إلى أسعار أعلى بكثير مما خطط له). هل هذا مؤشر على فرصة ربح جديدة أم اتجاه جديد؟ يعتمد هذا بوضوح على تفاصيل نشاطك التجاري.

غالبًا ما يكون من الصعب معرفة الفروق الناتجة عن التكاليف. إذا لم يتم استيفاء الجداول الزمنية للإنفاق ، فقد يحدث التباين ببساطة عن طريق انخفاض حجم الوحدة. ربما تريد الإدارة معرفة النتائج لكل وحدة والسعر الفعلي والتعليقات التفصيلية على برامج التسويق.

الملخص

لا يتم قياس جودة خطة العمل بجودة أفكارها أو تحليلها أو العرض ، ولكن فقط من خلال التنفيذ الذي تسببه. من الصحيح ، بالطبع ، أن بعض خطط الأعمال يتم تطويرها فقط كوثائق بيع لتوليد الموارد المالية. بالنسبة لهذه الخطط ، يتم قياس قيمتها من خلال فعاليتها في بيع فرصة عمل لأحد المستثمرين المحتملين. بالنسبة للخطط التي تم إنشاؤها للمساعدة في إدارة الأعمال ، يتم قياس قيمتها بمقدار ما تساعد في إدارة الأعمال - وبعبارة أخرى ، تطبيقها.

تحليل التباين أمر حيوي للإدارة الجيدة. يجب عليك تتبع ومتابعة الميزانيات ، بشكل رئيسي من خلال تحليل التباين ، أو ستكون الميزانيات غير مجدية.

على الرغم من أن تحليل التباين يمكن أن يكون معقدًا للغاية ، فإن الدليل الرئيسي هو المنطق السليم. بشكل عام ، تعتبر الموازنة تحت الميزانية فروقًا إيجابيًا ، وتعتبر الميزانية الزائدة فروقًا سلبية. لكن الاختبار الحقيقي للإدارة يجب أن يكون سواء كانت النتيجة جيدة للأعمال أم لا.