إلى أجاد ، أو عدم الأشق؟ حفظ السجلات للأعمال الجديدة |

بدء نشاطك التجاري هو خطوة أولى مثيرة في عالم السفينة. إنها أيضًا بداية علاقتك مع مصلحة الضرائب الأمريكية.

أنت ملزم قانونًا بالحفاظ على السجلات المالية في متناول اليد لمصلحة الضرائب. ولكن ما هي تلك التي يجب عليك التمسك بها ، وما هي تلك الفوضى المكتومة الإضافية؟

في خدمة مسك الدفاتر على الإنترنت Bench ، نحن خبراء عندما يتعلق الأمر بالفروق الدقيقة الدقيقة لتتبع بياناتك المالية. في هذا الدليل ، سننظر في السجلات التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها ، والوقت الذي تحتاجه للاحتفاظ بها ، وعدد قليل من الطرق الفعالة التي يمكنك استخدامها للحفاظ على سجلاتك منظمة.

راجع أيضًا: هل يمكنني حساب هذا؟ محاسب يشرح عالم عمليات الشطب

ما هي السجلات الضريبية التي احتاج إلى الاحتفاظ بها؟

إذا كنت تعمل لحسابك الخاص أو تمتلك شركة صغيرة ، فإن مصلحة الضرائب تقتضي منك الاحتفاظ بالوثائق التي تدعم مطالبات الدخل والخصومات أو الائتمان الذي يظهر في نموذج الإقرار الضريبي الخاص بك. هذا يثبت أنك قد حصلت على ما أخبرت به مصلحة الضرائب التي حصلت عليها ، أو اشتريت ما أخبرت مصلحة الضرائب التي اشتريتها.

بشكل عام ، تتضمن الوثائق التي يجب عليك الاحتفاظ بها:

• إيصالات
• كشوفات الحساب المصرفي وبطاقات الائتمان
• الفواتير
• الشيكات الملغاة
• الفواتير
• إثبات المدفوعات
• البيانات المالية من صاحب الحساب
• الإقرارات الضريبية السابقة
• نماذج W2 و 1099
• أي أدلة موثقة أخرى تدعم أحد العناصر من الدخل أو الخصم أو الائتمان الموضح في إقرارك الضريبي

ضع في اعتبارك ، هذه ليست قائمة شاملة. ستؤثر طبيعة بنية شركتك وبنيتها القانونية في السجلات التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها لمصلحة الضرائب.

يقع عبء الإثبات عليك ، مالك النشاط التجاري ، لتقديم جميع المستندات اللازمة. لذلك ، عند بدء حفظ السجلات ، عليك الامتثال لهذا المبدأ البسيط: احتفظ بكل شيء.

في حالة إجراء تدقيق ، يكون خط الدفاع الأول هو الإيصالات والسجلات الضريبية. سيعمل تخزينها كلها على زيادة مستوى الحماية لديك. أيضًا ، يضمن الاحتفاظ بإيصالاتك أنك ستتمكن من المطالبة بأي خصومات ضريبية مستحقة عليك.

انظر أيضًا: 7 عادات إمساك الكتب يجب أن تعتمد

استثناء محتمل: القاعدة 75 $

هناك بعض المصروفات التي أنت غير ملزم قانونًا بالحفاظ على الإيصالات. على سبيل المثال ، لا يتطلب منك نظام ضريبة الدخل الأمريكي الاحتفاظ بالإيصالات للسفر (التسهيلات) ، أو الترفيه ، أو الهدايا ، أو وسائل النقل ، طالما أن ما يلي ينطبق على:

• تبلغ التكلفة ، وليس بما في ذلك المسكن ، أقل من 75 دولارًا أمريكيًا>
• > المصاريف مخصصة للنقل ، والإيصال غير متوفر بسهولة

ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أنه في حالة التدقيق ، يمكن اعتبار أي نفقات موضع استجواب - حتى تلك التي تقل عن 75 دولارًا.

لمزيد من المعلومات ، راجع إرشادات مصلحة الضرائب الأمريكية حول إثبات المصروفات تحت 75 دولارًا.

راجع أيضًا: ورقة المحاسبة المحجوزة

مدة الاحتفاظ بسجلاتك الضريبية

قاعدة الثلاث سنوات:

خطة للحفاظ على الضريبة سجلات لمدة ثلاث سنوات بعد تاريخ تقديم الإرجاع ، أو من تاريخ الاستحقاق المرتقب (أيهما لاحقا). إذا قمت بتقديم الإرجاع في وقت مبكر ، فستتم معاملته كما لو أنه تم إيداعه في تاريخ الاستحقاق.

هذه القاعدة لمدة ثلاث سنوات تأتي إلينا عبر قانون التقادم ، وهي الفترة التي يمكنك خلالها أنت ، دافع الضرائب ، تعديل الإقرار الضريبي أو الذي يمكن لمصلحة الضرائب أن تدّرس فيه الإقرار الضريبي. بمجرد انتهاء فترة القيود ، لن تكون هناك حاجة إلى الاحتفاظ بالسجلات الضريبية لتلك الفترة.

الاستثناءات من قاعدة الثلاث سنوات:

كما هو الحال دائمًا ، هناك استثناءات لهذه القاعدة. في بعض الحالات ، ستحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات أطول من متطلبات قانون التقادم لمدة ثلاث سنوات. وتشمل الاستثناءات ما يلي:

الديون المعدومة والأوراق المالية التي لا قيمة لها: إذا قمت بخصم تكلفة أي من هذين الإقران الضريبيين ، احتفظ بالسجل لمدة سبع سنوات.

الدخل المحقق: إذا فشلت في الإبلاغ عن الدخل إلى مصلحة الضرائب ، وأكثر من 25٪ من إجمالي الدخل المذكور في تاريخ عودتك ، احتفظ بسجلات لمدة ست سنوات بعد تاريخ تقديمك أو تاريخ الاستحقاق ، أيهما أقرب.

سجلات الموظف: يجب الاحتفاظ بسجلات العمل بعد مرور أربع سنوات من استحقاق ضرائب الأجور ذات الصلة ، أو دفعها - أيهما أسبق.

الإحتيالات الاحتيالية: إذا قمت بملء الإرجاع بطريقة احتيالية ، من الأفضل الاحتفاظ بها. لا يوجد قانون للتقادم على المرتجعات التي تضلل مصلحة الضرائب.

سجلات الملكية: يجب أن تحتفظ بسجلات متصلة بحيازة الممتلكات طوال مدة التقادم - ثلاث سنوات - بعد أن تترك الممتلكات المذكورة حيازتك.

فيما يتعلق بسجلات الممتلكات ، تحتاج إلى التمسك بوثائق مثل الأفعال والعناوين والسجلات أساس التكلفة. يتيح لك هذا احتساب أي استهلاك أو استهلاك أو خصم استنزاف ، بالإضافة إلى عامل الربح أو الخسارة عند بيع العقار أو التخلص منه.

راجع أيضًا: 6 الأخطاء المحاسبية التي تضع الشركات الصغيرة في خطر

كيفية إيصالات المتجر والسجلات الضريبية

بمجرد تحديد السجلات التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها وطول المدة ، فقد حان الوقت لإعداد نظام لتنظيمها.

ولحسن الحظ ، تقبل مصلحة الضرائب الأمريكية المستندات الرقمية طالما أنها نسخ كاملة ودقيقة من النسخ الأصلية. بناء على الطلب ، يجب أن تكون قادرًا على إنتاج نسخة مطبوعة ومضمونة من أي مستند.

يعني هذا أن أيام استخدام خزانة ملفات صلبة لتخزين سجلاتك الضريبية قد انتهت ؛ هناك عدد من الحلول الرقمية التي يمكنك استخدامها للانتقال إلى الورق والاحتفاظ بسجلاتك بالترتيب.

تتيح لك خيارات التخزين السحابي الآمنة مثل Dropbox أو Evernote أو Google Drive تخزين المستندات بأمان عبر الإنترنت. بمجرد إنشاء عملك ، إذا وجدت أنك تتعامل مع الكثير من الأعمال الورقية ، ففكر في الاستثمار في ماسحة ضوئية تلقائية عالية السرعة لجعل نقلها عبر الإنترنت أكثر كفاءة.

ومن المفيد أيضًا الاحتفاظ بنسخة احتياطية من المستندات الخاصة بك ، إما على جهاز تخزين فعلي محمي بكلمة مرور أو في حساب سحابي ثانوي.

راجع أيضًا: Small Business Accounting 101: 9 خطوات للحصول على عملك الجديد على المسار

الاحتفاظ بالسجلات لأغراض غير ضريبية

بمجرد أن لا تحتاج إلى التمسك بمستند لأغراض الضريبة ، تأكد مرة أخرى من أنك بالتأكيد لا تحتاج إليها قبل تمزيقها. قد يحتاجك الدائنون أو المحامون أو شركة التأمين الخاصة بك إلى الاحتفاظ بها لمدة أطول من IRS.

إذا كنت تستخدم التخزين عبر الإنترنت ، بدلاً من حذف المستندات التي لم تعد في حاجة إليها ، يمكنك أرشفتها بشكل دائم.

تعلم التنقل في المناطق الرمادية لحفظ سجل الشركات الصغيرة ، وإعداد نظام غير منظم للورقة ، سيوفر عليك من مخاطر ازدحام المكتب ، مع التأكد من أنك تلعب دائمًا وفقًا للقواعد.