التخطيط غير المحاسبى

في فيلم "ستارغيت" عام 1994 ، بطولة جيمس سبادر وكورت راسل ، افتتحت بعض الخيالات الخيالية للطبيعة بوابة مضيئة غريبة بين بعدين. على أحد جانبيها كان العالم كما نعرفه. على الجانب الآخر ، عالم غريب غريب ، مثل أي شيء رأيناه من قبل.

الأبعاد المختلفة

اليوم هو ستارغيت آخر ، المكان الذي يلتقي فيه البعدين. وفي هذه الحالة ، هذا ليس خيال علمي ، إنه حقيقي مثل الأعمال التجارية نفسها. واحد من هذه الأبعاد هو المحاسبة. والآخر هو التخطيط. يجتمعون في اليوم.

أساسا ، يذهب مثل هذا: ينتهي المحاسبة اليوم ويعود إلى الماضي. يبدأ التخطيط اليوم ويمضي قدمًا نحو المستقبل.

إذا كان هذا يضربك نظريًا أو مفاهيميًا ، وربما غير عملي بعض الشيء ، فكر مرة أخرى. هذا مهم. يمكن أن يوفر لك الصداع والإجهاد لا داعي لها. يساعدك هذا على إبقائك في البعد الصحيح ، وفهم أن التوقعات المالية في خطة عملك لا يُقصد بنا أن تكون مبنية بالتفاصيل المؤلمة.

مثال بسيط

خذ الميزانية هنا ، عينة مأخوذة من ويكيبيديا. ما يسمى بالميزانية العمومية هو تقرير مالي قياسي ، يسرد الأصول والالتزامات ورأس مال لنشاط تجاري في نهاية يوم أو شهر أو سنة محددة أو أي شيء محدد. الأصول جيدة ، والأشياء التي تملكها مثل النقد والأرض ، أو الأموال المستحقة لك مثل الحسابات المستحقة القبض. الخصوم هي الديون ، والمال الذي تدين به ، وهذا هو السبب في أنك ترى أشياء "مستحقة الدفع" - مما يعني أنك ستضطر إلى دفعها - كالتزامات. رأس المال هو ما تبقى. يطلق عليها ميزانية عمومية لأنها سحر ، وسحر مسك الدفاتر المزدوجة القيد ، والأصول هي دائماً مساوية بالضبط للمطلوبات والعاصمة.

0

مشاركة هذه الصورة

المزيد

Slingpic

بدعم من

هل هذا بمثابة تقرير محاسبي أو إسقاط في خطة عمل؟ لا يمكنك معرفة ذلك. يبدو بالضبط نفس الشيء ، في كلتا الحالتين. ومع ذلك ، في الحقيقة ، فهي أبعاد مختلفة.

المحاسبة يجمع سجلات المعاملات

المحاسبة تتجه إلى الوراء من اليوم إلى الماضي بتفاصيل متزايدة

إذا كانت المحاسبة ، فإن كل رقم يظهر هناك في الواقع تقرير ملخص من قاعدة بيانات كاملة من المعاملات. الرصيد النقدي هو مثل رصيد دفتر الشيكات الخاص بك ، إنه نتيجة إضافة جميع الإيداعات وطرح جميع الشيكات. ما يسمونه الحسابات المستحقة هو مجموع المبالغ المستحقة من جميع العملاء المختلفين ، تقرير المئات ، ربما الآلاف من المعاملات المختلفة. يمكنك إجراء عملية بيع ، وترك فاتورة ، والانتظار للحصول على أموال ، ثم الحصول على أموال في نهاية الأمر ، وتسجيل المعاملة ، وتحصيل الحسابات النقدية والائتمانية المستحقة القبض ، وهكذا ، من خلال مجموعة من المعاملات المحددة. قد يكون مبلغ 52،000 دولار الذي تم الإبلاغ عنه كقيمة الأرض هو ما دفعته مقابل الأرض ، ولكن قد يكون حل عشرات الصفقات العقارية ، وبيع بعضها ، وشراء الآخرين ، وهذا هو الميزان.

يتم إنشاء أرصدة المسؤولية ، مثل الأصول ، من أسفل في المحاسبة من خلال تتبع جميع المعاملات وتلخيص النتيجة النهائية. قد تكون المذكرات المستحقة الدفع عبارة عن عشرات من فواتير التجارة الصغيرة التي تجلس على ارتفاع في مكان ما ، أو قرض من البنك ، وفي هذه الحالة يتعلق الأمر بمبلغ القرض الأولي أقل من مجموع جميع المدفوعات الرئيسية.

آمل أن تحصل على الفكرة: المحاسبة هي مجموعة ضخمة من المعاملات الماضية ملخصة. ركز على أي رقم في بيان المحاسبة ، ويجب أن تكون قادرًا على تكبير مزيد من التفاصيل ، وصولاً إلى كل معاملة فردية.

التخطيط يجعل التخمينات المنطقية المعقولة

يستمر التخطيط من اليوم إلى المستقبل في ملخص متزايد دائمًا التجميع.

ضع في اعتبارك الآن ، إذا شئت ذلك ، نفس الرسم التوضيحي كجزء من خطة العمل ، مما يجعل التخمين التقديري لما سيكون عليه التوازن بعد عامين أو ثلاثة من الآن. لا تحاول حتى ، وليس لثانية واحدة ، أن تفكر أنك ستقوم بتقدير السيولة عن طريق تقدير تفاصيل آلاف المعاملات وإضافتها. لن تقوم بتقدير الأصول عن طريق تخمين ما ستقوم بشرائه ، ومتى (ناهيك عن الاستهلاك ، لذا لا أدعي ذلك). لن تقوم بتقدير الديون عن طريق التخمين عندما تخرج كل قرض ، بالضبط ما قمت بشرائه ، ومتى. لا ، هذا مستحيل وسخيف. سوف تجد طريقة لتخمين نقودك ، والأصول الخاصة بك ، والمطلوبات الخاصة بك ، استنادا إلى تخمينات أكبر تعليما مرتبطة منطقيا في التدفقات الرئيسية ، مثل المبيعات.

سنعمل معًا لاحقًا على كيفية تقديم تقديرات معقولة ، ولكن من أجل التوضيح ، لدي بعض الأمثلة لشرح الاختلاف في الأبعاد:

• الحسابات المستحقة القبض تعني الأموال المستحقة لك من قبل العملاء. أنت تقوم بعملية البيع ولكنك تقوم بتسليم فاتورة ، وتنتظر الحصول على أموال ؛ هذا هو الحال في مبيعات الأعمال إلى الأعمال التجارية. لذلك تحتاج إلى تخمين مقدار المال الذي سيجلس هناك ، في نقاط مهمة في المستقبل ، في انتظار الحصول على أموال. كل دولار في الحسابات المستحقة القبض هو دولار أقل نقدا ، لأنه تم حجزه كمبيعات ولكن لم يكن لديك المال. ومع ذلك ، لا تحاول تخمين جميع معاملات البيع المحددة مع جميع العملاء المعينين وإضافتهم جميعًا ومعرفة المكان الذي سيصل إليه الإجمالي بعد عامين أو ثلاثة من الآن. بدلاً من ذلك ، فإنك تخمن نسبة المبيعات التي تتضمن الفواتير والانتظار ، ثم تخمن عدد الأيام في المتوسط ​​التي يجب عليك الانتظار فيها ، ويمكنك القيام ببعض الحيل لتخمين متعلمين.
• لا يمكنك تخمين ما "سوف ندين بذلك عن طريق إضافة جميع الفواتير المتخيلة من بعض التخمينات في عمليات الشراء المستقبلية. بدلاً من ذلك ، يمكنك تقدير المبلغ الذي تدفعه في النفقات على سبيل النسب المئوية للمبيعات وكشوف المرتبات أو شيء ما ، ثم تقدير قيمة هذا الشهر كذمة مستحقة الدفع.

لن أخوض الأمثلة لأنني أعتقد أن هذا بالفعل ما يكفي لجعل هذه النقطة. عليك القيام ببعض التخمينات المنطقية.

لماذا يهم هذا الأمر؟

Top Down مقابل Bottom Up

في كل مرة أواجه شخصًا ما يحاول إدارة التفاصيل الدقيقة لمصروفات الفائدة المتوقعة للسماح لعدة قروض مختلفة مع معدلات وشروط مختلفة كجزء من خطة العمل. أو هناك شخص يحاول تخمين الأصول من خلال تخمين تواريخ وقيم الشراء التفصيلية. ثم هناك أشخاص يحاولون إظهار حسابات مستقبلية مستحقة من قبل العملاء ، وتخمين أنماط المبيعات والدفع المستقبلية لكل عميل.

المشكلة بالطبع هي أنه من الصعب فعلاً ذلك. يمكنك أن تنفق تفاصيل حساب مدى الحياة ولا تقترب أبداً كما تفعل مع تقدير جيد.

مقارنة مستويات اليقين: لنفترض أن الفائدة عادةً ما تكون نسبة مئوية أو اثنتين من إجمالي النفقات ، والنفقات عادةً ما تكون شيئًا مثل ثلث المبيعات. إذا كانت تقديرات المبيعات للسنوات المستقبلية في حدود 5٪ في كلتا الحالتين ، فأنت تفعل أفضل من معظمها. ما مدى الخطأ الذي يمكن أن تسلكه مع سعر فائدة تقديري بسيط ، وما مدى تأثير ذلك على توقعاتك؟ ألا نتحدث عن نسب ضئيلة من المصروفات ، في نظام يجب أن يقدر العناصر الأخرى التي تزيد من عدم التيقن بمئات المرات؟

إليك مثال بالأرقام: تخطط الشركة لبيع مليون دولار ولديها مصروف فائدة بقيمة 10000 دولار. يتراوح السعر بين زيادة أو نقصان 5٪ في المبيعات عن 100،000 دولار ، من $ 950،000 على الطرف المنخفض إلى 1،050،000 دولار في الأعلى. إذن إذا فقدت الاهتمام المتوقع بـ 2،000 دولار؟ أو ربما 5000 دولار؟ يعتمد توقعك على تقدير المبيعات ، وتكلفة المبيعات ، وجميع النفقات ، بالإضافة إلى تدفق الأصول والخصوم. هناك الكثير من عدم اليقين في هذا النظام ، بالضرورة ، هذا جزء من العملية. في النهاية ، ستتمكن من إدارة عدم اليقين من خلال تتبع نتائجك كل شهر والتحقق من الفرق بين ما خططت له وما حدث بالفعل ،

أقترح أن نفكر في هذا الأمر لثانية واحدة فقط. هل يعقل أن تخطيط الأعمال يدور حول مستقبل المستقبل ، لذا فإن استخدام متوسط ​​سعر الفائدة التقديري البسيط المطبق على التزاماتك المتوقعة ليس جيدًا بما فيه الكفاية؟ هل لديك الوقت الكافي ليكون نموذجًا للأثر التفصيلي لأسعار فائدة افتراضية متعددة على قروض افتراضية متعددة كجزء من إسقاط يعتمد على توقعات المبيعات المقدرة؟

التخطيط هو لاتخاذ القرارات وتحديد الأولويات والإدارة. المحاسبة هي أيضا للمعلومات والإدارة ، بالطبع ، ولكن هناك التزامات قانونية تتعلق بالضرائب. يجب أن تذهب المحاسبة إلى التفاصيل. يتطلب التخطيط توازناً بين التفاصيل والمفهوم ، لأن هناك أوقاتاً لا يكون فيها الكثير من التفاصيل منتجًا.

أخبار جيدة: إنها تجعل الأمور أسهل

هذه أخبار جيدة لتخطيط الأعمال. ما يعنيه ذلك هو أنك لست بحاجة إلى رسم صورة لمستقبلك المالي عن طريق تفصيل كل الطوب في كل مبنى. يمكنك القيام بذلك باستخدام فرشاة كبيرة. هذا لا يجعلها أقل واقعية ، في الحقيقة أنها ستجعلها أكثر واقعية ، على الأقل هذا ما رأيته أثناء العمل مع آلاف الأشخاص في آلاف خطط الأعمال.

نحن بشر. نحن نعمل بشكل أفضل في تخيل المستقبل على نطاق واسع من بناء لبنة من الطوب في أذهاننا.

المحاسبة لا يمكن أبدا أن تكون خاطئة. خطط العمل دائمًا ما تكون خاطئة (ليس لأنها غير مفيدة - إنها مثل المشي أو التوجيه ، والقيمة في التصحيح وإدارة المكان والسبب في أنها خاطئة ، ولكن هذا الفصل مختلف.)

A Final كلمة تحذير

الفرق بين التخطيط والمحاسبة صعب بشكل خاص للمحاسبين المدربين جيدا للتعامل. لقد تعلموا بناء التقارير من الأسفل إلى الأعلى ، من التفاصيل ، ويمكن أن يدفعهم إلى الجنون عندما تقوم بعمل تقديرات باستخدام النسب والجبر والحس السليم للشيء الذي تعلموه ليتراكموا من التفاصيل المضنية.

أكثر أهمية لكن من المؤسف أنه في بعض الأحيان قد يؤدي عدم الارتياح هذا إلى جعل المحاسبين غير سعداء لدرجة تجعلهم يقولون إن تقديراتك خاطئة. في هذه الحالات ، غالباً ما يسيئون فهم ما يعنيه أن يتم عرض المستقبل في ملخص بدلاً من حساب التفاصيل في الماضي. اغفر لهم ، فهم يقصدون جيداً ؛ لكن لا تدعهم يدفعونك للجنون التزم بالتخطيط.